4b.12 – Elevers egenmelding om fravær

Relevant for rollen:

• Lærer
• Elev
• Kontaktperson

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader
• Tilgang til å autentisere for å se vedlegg til elevsøknader
  
  Merk! Begge tilgangspunktene er nødvendige, og fungerer ikke uten hverandre. Les mer om tilgangene knyttet til å se og laste ned vedlegg i artikkelen Endringer i roller/tilganger - Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader.

Elevene kan sende melding til sin faglærer og kontaktlærer om grunnen til et fravær som er blitt registrert med "X – Udokumentert fravær" og "M - Udokumentert fravær, melding gitt".

Merk! Det er kun eleven selv som kan registrere søknad om egenmelding under fanen "Egenmelding". Kontaktlærer eller rektor kan altså ikke gjøre det på deres vegne.

Hvis det ikke foreligger noen fraværsoppføringer vil ikke eleven kunne søke om egenmelding. Det vil da være en merknad i blå ramme med teksten “Du har ikke fravær som du kan dokumentere på nåværende tidspunkt”. Du som lærer vil også se dette når du er under menypunktet Mine søknader for hver elev i fanen Egenmelding.

Faglærer og kontaktlærer kan da, etter mottatt melding, forandre fraværskoden i henhold til begrunnelsen. Det vil si hvis fraværet er et dokumentert fravær, er skolerelatert eller lignende. Eleven vil da se at koden er blitt forandret når søknaden er behandlet.

Merk! Interne rutiner om hvem som skal være ansvarlig for fraværsendringer er opp til hver skoleeier eller skole.

Denne artikkelen handler om tre steg i prosessen:

1. STEG 1: Kontaktlærer og faglærer fører fravær
2. STEG 2: Elev oppretter egenmelding etter at fravær er oppført
3. STEG 3: Lærer vil deretter behandle egenmeldingen

(Klikk deg gjerne direkte på det aktuelle steget du har behov for.)

STEG 1: Kontaktlærer og faglærer fører fravær

Kontaktlærer/faglærer setter "X – Udokumentert fravær" på en elev. Dette kan gjelde for både timefravær, dagsfravær og aktivitetsfravær. 

• Timefravær:

Les mer om hvordan du registrerer fravær for undervisningstimer i kurs 4b - Registrering av oppmøte i undervisningstimer (ny versjon).

• Dagsfravær:

Les mer om hvordan du registrerer dagsfravær i kurs 4b - Endre timefravær til dagsfravær (kontaktlærer).

• Aktivitetsfravær:

Les mer om hvordan du registrerer aktiviteter i kurs 4b - Registrering av oppmøte i aktiviteter (ny versjon).

STEG 2: Elev oppretter egenmelding etter at fravær er oppført

Eleven går inn og sender en egenmelding til faglærer eller kontaktlærer om årsaken til tidligere "X – Udokumentert fravær" eller "M - Udokumentert fravær, melding gitt" for timefravær, dagsfravær eller aktivitetsfravær. Det er mulig å laste opp dokumentasjon som vedlegg, men er ikke nødvendig. Det kan søkes for flere timer eller dager av gangen, også for ikke-påfølgende dager eller timer.

Dette gjør eleven ved å klikke på Mine søknader. Automatisk er førstevalget fanen Egenmelding. Eleven må da klikke på Handlinger-knappen og deretter Opprett egenmelding.

Merk! Dersom eleven ikke har noe udokumentert fravær vil følgende beskjed vises: "Du har ikke fravær som du kan dokumentere på nåværende tidspunkt". Denne vil også vises for skoleledere/brukere med tilgang til denne fanen, men som ikke kan opprette en egenmelding på vegne av elev.

Det vil da være et sidevindu med ulike valg:

1. Hva slags fravær vil du sende egenmelding for?

Eleven kan velge hva slags fravær de vil sende egenmelding for:

• Dag
• Time
• Aktivitet

Ved å klikke på en av disse, vil elev få opp fraværsoppføringer som er registrert som dag, time eller aktivitet under hver av disse valgene.

2. Hvilke timer vil du sende egenmelding for?

Deretter velger du dato, tid og navn på gruppe du har fått fravær i listet opp fra den fraværstypen du valgte i forrige steg. Ved å markere hvilke fraværsoppføringer du vil sende egenmelding for i rutene foran dagene, timene eller aktivitetene, vil dette være gjeldende for søknaden om egenmeldingen. Du kan velge flere om gangen, men anbefaler at du velger samme fag hvor hver søknad. Ved å huke for noen av rutene, vil du se hvor mange som er valgt.

3. Oppgi mer informasjon for årsaken til denne søknaden

Inne i tekstfeltet kan eleven skrive inn årsaken til hvorfor fraværskoden skal endres. 

Merk! Ikke skriv personlig/sensitiv informasjon.

4. Dokumentasjon

I tillegg kan eleven laste opp dokumentasjon som vedlegg. Tillatte filtyper: .jpeg, .jpg, .png, .gif, .pdf.
Maksimal filstørrelse er 5 MB.

Merk! Filnavnet må være mindre enn 80 tegn. 

5. Lagre

Trykk Lagre-knappen for å sende ut egenmeldingen til lærere.

Nå vil eleven få en bekreftelsesmelding på at egenmeldingen er opprettet.

Merk! Det vil alltid være mulig for elev å slette egenmeldingen ved å trykke på handlingsknappen og deretter Slett.

STEG 3: Lærer vil deretter behandle egenmeldingen

Nå skal du som lærer ha mottatt en varsling i dine systemmeldinger øverst til høyre. Når du klikker på varselet, kommer du inn i innboksen og vil se at det er en ny egenmelding som er blitt opprettet.

Du vil se en linje med navn på elev som har sendt inn med tittel «En ny egenmelding er blitt opprettet» og kan åpne denne for å se hvem den er sendt til med beskjed «En ny egenmelding er blitt opprettet. Klikk her for mer info.».

Merk! Dette er tilgangsstyrt. Hvis du mangler tilganger, bør du ta kontakt med de som er ansvarlige for roller og tilganger.

Når du klikker på lenken under “her” vil du bli videresendt til elevens søknad for egenmelding. Dette vil automatisk komme i et sidevindu med detaljer for gjeldende egenmelding, tross for at du befinner deg under elevens undermeny Mine søknader i fanen Egenmelding.

Her kan du se alle detaljer om egenmeldingen. For å kunne lese dokumentasjonen som eleven har lastet opp, må du logge deg inn via ID-porten. Når du har logget inn med ID-porten vil du kunne trykke på vedlegget. Dette vil da lastes ned på din pc.

• Det er viktig med interne rutiner om at lærere sletter vedlegg som lastes ned på pc'en. Det vil komme endringsfunksjonalitet på dette, som vil gjøre det mulig å kun ha en lesevisning av vedleggene. Per dags dato er det viktig å sørge for god informasjon og intern rutine på å slette nedlastede vedlegg.

Merk! Hvis elev har sendt en egenmelding som gjelder flere fag og lærere, vil du som faglærer kun komme til det som gjelder deg og ditt fag når du klikker på systemmeldingen. Hvis du er kontaktlærer, vil du få opp alle fagene og faglærerne som er markert i egenmeldingen fra elev. Kontaktlærer vil da få muligheten til å sette den samme fraværskoden på alle timene. Dette vil uansett ikke låse egenmeldingen for noen av lærerne, men det vil alltid være den siste lagrede fraværskoden som gjelder.

I skjermbildet ovenfor ser ser du at fraværskoden er endret til "D – Dokumentert fravær" ved å ha klikket på nedtrekksmenyen for fraværskode. Du har også mulighet til å kommentere fraværet. Klikk på Kommentar og få et pop-up vindu hvor du kan fylle inn notater du ønsker å legge til. Trykk deretter Bekreft (Confirm) for å lagre kommentaren.

Dette vil da lagres under "Kommentarer" med dato, navn på den som har skrevet kommentaren og kommentarteksten. Du vil også få opp en bekreftelsesmelding "Kommentar lagt til i søknad":

Når du har endret fraværskoden og eventuelt lagt til en kommentar, kan du klikke Oppdater for å lagre.

Du vil få en bekreftelsesmelding som sier at egenmeldingens fraværskoder er oppdatert for elev. 

Merk! På grunn av dette er et sidevindu, må du oppdatere siden for å se dato for når egenmeldingen er endret under kolonnen “Dato for godkjenning”. 

Nå kan du gå tilbake til dine systemmeldinger og markere den som ferdig med å klikke på Merk som ferdig.

Denne systemmeldingen fjernes da fra innboksen din og flyttes til Ferdig-mappen inne i dine systemmeldinger. Den får nå en grønn hake og det røde tallet minskes med en hvis du har flere eller fjernes helt om det kun var denne ene varslingen som lå i dine systemmeldinger.

I hovedmenyen Elevsøknader får du en liste over behandlede egenmeldinger med elevnavn, søknadstype, dato for søknad og antall søknader.

 

(Video er utdatert. Ny video med sidevindu vil komme fortløpende.)

 

 

Neste artikkel