4b.12 – Elevers egenmelding om fravær

Relevant for rollen:

• Lærer
• Elev
• Foresatt

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader
• Tilgang til å autentisere for å se vedlegg til elevsøknader
  
  Merk! Begge tilgangspunktene er nødvendige, og fungerer ikke uten hverandre. Les mer om tilgangene knyttet til å se og laste ned vedlegg i artikkelen Endringer i roller/tilganger - Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader.

Elevene skal kunne sende melding til sin faglærer og kontaktlærer om grunnen til et fravær som er blitt registrert med "X – Udokumentert fravær" og "M - Udokumentert fravær, melding gitt".

Merk! Det er kun eleven selv som kan registrere søknad om egenmelding under fanen "Melding om fravær". Kontaktlærer eller rektor kan altså ikke gjøre det på deres vegne.

Faglærer og kontaktlærer kan da, etter mottatt melding, forandre fraværskoden i henhold til begrunnelsen. Det vil si hvis fraværet er et dokumentert fravær, er skolerelatert eller lignende. Eleven vil da se at koden er blitt forandret når søknaden er behandlet.

Merk! Interne rutiner om hvem som skal være ansvarlig for fraværsendringer er opp til hver skoleeier eller skole.

1) Kontaktlærer og faglærer 

Kontaktlærer og faglærer setter "X – Udokumentert fravær" på en elev. Dette kan gjelde for både timefravær, dagsfravær og aktivitetsfravær. 

• Timefravær:

• Dagsfravær:

• Aktivitetsfravær:

2) Elev eller foresatt 

Elev eller foresatt går inn og sender en melding til faglærer eller kontaktlærer om årsaken til tidligere "X - Udokumentert fravær" for timefravær, dagsfravær eller aktivitetsfravær. Det skal være mulig å laste opp dokumentasjon som vedlegg, men er ikke nødvendig. Det kan søkes for flere timer eller dager av gangen, også for ikke-påfølgende dager eller timer.

Dette gjør du ved å klikke på elevens profil eller klikke på Elever > Mine søknader > velg fanen Melding om fravær > klikk på Opprett egenmelding.

Merk! Dersom eleven ikke har noe udokumentert fravær vil følgende beskjed vises: "Du har ikke fravær som du kan dokumentere på nåværende tidspunkt". Denne vil også vises for skoleledere/brukere med tilgang til denne fanen, men som ikke kan opprette en egenmelding på vegne av elev.

3) Du kommer da til et vindu hvor du velger hva slags fravær du vil gi egenmelding for:

• Dag
• Time
• Aktivitet

I tillegg vil du se dato, tid og navn på undervisningsgruppe du har fått fravær i listet opp, og du kan markere hvilke timer du vil sende egenmelding for i rutene lengst til høyre for timene som du er registrert fraværende på.

4) Klikk deretter på Neste.

5) Da får du et nytt vindu hvor elev kan skrive forklaring på hvorfor man var fraværende (1). Her kan elev også laste opp en fil (2), om man har vedlegg på dokumentasjon for fravær.
Merk! Filnavnet må være mindre enn 80 tegn. 

6) Klikk deretter Neste (3) for å komme til neste steg.

7) Siste side vil nå vise en oppsummering av meldingen om fravær. Klikk Lagre. Eleven vil da se søknaden i en oversikt med dato for søknad, type og status.

8) Lærer 

Nå skal du som lærer ha mottatt en varsling i dine systemmeldinger øverst til høyre. Når de klikker på varselet, kommer du inn i innboksen og vil se at det er en ny egenmelding.

9) Du vil se en linje med navn på elev som har sendt inn med tittel «En ny egenmelding er blitt opprettet»  og kan åpne denne for å se hvem den er sendt til med beskjed «En ny egenmelding er blitt opprettet. Følg denne lenken her for mer info.». Når du klikker på lenken vil du bli videresendt til egenmeldingen for gjeldende elev.

Merk! Hvis elev har sendt en egenmelding som gjelder flere fag og lærere, vil du som faglærer kun komme til det som gjelder deg og ditt fag når du klikker på systemmeldingen. Hvis du er kontaktlærer vil du få opp alle fagene og faglærerne som er markert i egenmeldingen fra elev. Kontaktlærer vil da få muligheten til å sette den samme fraværskoden på alle timene. Dette vil uansett ikke låse egenmeldingen for noen av lærerne, men det vil alltid være den siste lagrede fraværskoden som gjelder.

10) I dette vinduet vil søknadsteksten være synlig sammen med dokumentasjon som eleven lastet opp når de opprettet Melding om fravær.

For å kunne lese dokumentasjonen som eleven har lastet opp, må du logge deg inn via ID-porten. Når du har logget inn med ID-porten vil du kunne trykke på vedlegget. Dette vil da lastes ned på din pc.

Merk! Det er viktig med interne rutiner om at lærere sletter vedlegg som lastes ned på pc'en. Det vil komme endringsfunksjonalitet på dette, som vil gjøre det mulig å kun ha en lesevisning av vedleggene. Per dags dato er det viktig å sørge for god informasjon og intern rutine på å slette nedlastede vedlegg.

Merk! Dette er tilgangsstyrt. Hvis du mangler tilganger, bør du ta kontakt med roller og tilgangsansvarlige.

Du kan nå velge å endre fraværskoden til det den skal være, eks; "D – Dokumentert fravær" ved å klikke på feltet for fraværskode.

Du har også mulighet til å kommentere fraværet. Klikk på Kommentar og fyll inn notater du ønsker å legge til i vinduet som kommer opp.

Trykk deretter Bekreft for å lagre. Dette vil da lagres under "Kommentarer" med dato, navn på den som har skrevet kommentaren og kommentarteksten.  Klikk deretter Oppdater.

11) Du vil få en bekreftelsesmelding som sier at fraværskoden er endret og komme tilbake til dine Systemmeldinger.

Du kan godt klikke på Merk som ferdig. Denne systemmeldingen fjernes da fra innboksen din og flyttes til Ferdig-mappen inne i dine systemmeldinger. Den får nå en grønn hake og det rød tallet minkes med en hvis du har flere eller fjernes helt om det kun var denne ene varslingen som lå i dine systemmeldinger.

 12) I hovedmenyen Elevsøknader får du en liste over behandlede egenmeldinger med elevnavn, søknadstype, dato for søknad og antall søknader.