4b.20 – Opprette og sende varsel

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Lærer

I Visma InSchool kan du sende ut fire typer varsler som er i henhold til forskriftene i Forskrift til Opplæringsloven § 3-8.Varsling i Lovdata. 
Et for høyt udokumentert fravær, et for manglende vurderingsgrunnlag, samt et varsel for at eleven står i fare for å gå ned i ordenskarakter og et for fare for å gå ned i atferdskarakter. 

• Fravær (Overskredet fraværsgrense for fag): Ved fare for manglende vurderingsgrunnlag og Ikke vurdert (IV) som karakter pga høyt fravær eller eventuelt fravær fra flere vurderingssituasjoner.

• Orden (Nedsettelse av ordenskarakter): 
  Kan bestå av en veldig alvorlig eller flere små anmerkninger (alltid skjønn). 

• Atferd (Nedsettelse av atferdskarakter):
  Kan bestå av en veldig alvorlig eller flere små anmerkninger (alltid skjønn).
  
  
• Manglende vurderingsgrunnlag i fag (Karakter): Ved fare for manglende vurderingsgrunnlag og Ikke vurdert (IV) som karakter pga høyt fravær eller eventuelt fravær fra flere vurderingssituasjoner.

Faglærer sender varsel når en elev står i fare for å få IV i et fag på grunn av for høyt fravær eller manglende vurderingsgrunnlag.

Kontaktlærer sender varsel om fare for nedsatt karakter i orden og atferd.

Merk! Husk at det til enhver tid er lærerens helhetlige vurdering som avgjør om det skal sendes et varsel til eleven om fare for nedsatt karakter. 

Det er to ulike måter å opprette og sende varselbrev:

1. Manuelt opprettet varselbrev
2. Varselbrev opprettet direkte fra undervisningsgruppe

Manuelt opprettet varselbrev

Hovedmeny > Kommunikasjon > Varselbrev > Opprett nytt

Du kan opprette varselbrevene manuelt hvis en elev står fare for å få nedsatt karakter i et fag, nedsatt karakter i orden og atferd eller står i fare for å få “Ikke vurdert” (IV) på grunn av manglende vurderingsgrunnlag. Både faglærer og kontaktlærer kan til enhver tid sende et varselbrev.

For å opprette og sende et varsel manuelt klikker du på hovedmenyen Kommunikasjon og velger Varselbrev. Så trykker du på Opprett nytt.

Nå velger du type varselbrev:

• Fravær 
• Orden
• Atferd
• Manglende vurderingsgrunnlag i fag

Søk opp aktuell elev. Dersom det er et varsel i et fag må det velges hvilken undervisningsgruppe varselet gjelder for. Dreier det seg om et varsel i orden eller atferd vil nedtrekksmenyen for fag bli inaktiv.

Klikk Opprett for å registrere varselet.

Nå vil du få se hvem mottakerne er og teksten som skal sendes ut. Du vil altså se varselbrevet slik det utsendes med korrekte flettefelter med elevens navn, klasse, fødselsdato og fag; samt lærerens navn, skolen det gjelder og dato. Skriv eventuelle kommentarer ved behov. Du kan nå trykke på Send for å sende. 

Du får nå spørsmål om å bekrefte at du ønsker å sende varselbrevet som nå er blitt opprettet. Trykk Send for å bekrefte. Varselbrevet vil så dukke opp i innboksen til alle som står som mottakere.

I tillegg vil varselbrevene vises i varselbrevoversikten under Kommunikasjon. Her vil varselbrev være synlig for faglærer, kontaktlærer og skoleleder med tilgang. Du vil se informasjon om type varsel, elev, hvem som har utstedt varselet og dato varselbrevet ble sendt.

Det er her du vil ha mulighet til å laste ned og skrive ut varselet. Trykk på nedlastning-ikonet for å laste ned varselbrevet i pdf.

Merk! Varselbrev som sendes fra Visma InSchool via manuelt opprettede og via undervisningsgrupper blir kun sendt i Meldinger-systemet til elev og eventuelle andre mottakere av dette varselbrevet. Den vil bli liggende under Varselbrev i hovedmenyen Kommunikasjon og er ikke sendt ut via SvarUt eller vanlig brevpost. Husk at du derfor må laste ned og skrive ut varselbrevet manuelt og følge krav til varsling som vanlig inntil Visma InSchool får en innebygd arkiv på plass. Informasjon om krav til varsling finnes i Regelverkstolkninger på Udir.no om varsling til elever/foreldre på e-post eller læringsplattformer.

Varselbrev opprettet direkte fra undervisningsgruppe

Hovedmeny > Undervisningsgrupper > velg en undervisningsgruppe > fanen Fravær

Dette er den funksjonaliteten som er utviklet for å forenkle faglæreres jobb med å holde oversikt på elevenes fravær og sende ut varselbrev direkte i hver undervisningsgruppe. 

Når du klikker deg inn på en undervisningsgruppe, har du fire faner å velge mellom, der en av dem viser en oversikt over elevene og deres fravær. Denne fanen heter “Fravær”. Samtidig som du kan følge elevenes fravær i denne oversikten ved å sortere på de med høyest fravær, har du nå mulighet til å opprette et varselbrev direkte på eleven som knytter seg til den fagkoden undervisningsgruppen har. 

Klikk på knappen Opprett varselbrev ved gjeldende elev du ønsker å sende varselbrev på.

Du vil nå se et vindu/modal som åpner seg med en automatisk innhenting av varselbrev for høyt fravær. Fraværsprosenten i varselbrevet som da genereres, vil være den samme som er oppgitt i oversikten. Se over at all informasjon er riktig og legg inn eventuelle kommentarer i kommentarfeltet.

Klikk deretter på Send.

Du får nå et pop-up vindu med spørsmål om å bekrefte at du ønsker å sende dette varselbrevet.

Klikk Send igjen for å sende varselbrev til elev.

Du vil nå få en bekreftelsesmelding på at det er sendt. Når du oppdaterer vinduet vil du nå se en dato for når dette varselet er blitt sendt under kolonnen “Siste varsel sendt”. 

Merk! Her kan du velge å opprette flere varselbrev på samme elev for denne undervisningsgruppen. Kolonnen for når siste varsel er sendt vil oppdateres til å vise den siste utsendingen. 

Nedlastning av varselbrev

I tillegg kan du finne dette varselbrevet sammen med alle de andre i varselbrevoversikten under hovedmenyen Kommunikasjon og deretter undermenyen Varselbrev. Klikk på ikonet under “Nedlastning”. Du vil nå få en pdf-fil av varselbrevet som du kan arkivere og sende ut etter fylkets rutiner.

Merk! Krav til varsling må følges som vanlig inntil Visma InSchool får en innebygd arkiv og SvarUt på plass. Informasjon om krav til varsling finnes i Regelverkstolkninger på Udir.no om varsling til elever/foreldre på e-post eller læringsplattformer. For å kunne skrive ut varselbrev som er opprettet i automatisk genererte, manuelt opprettede varselbrev og de du oppretter direkte fra undervisningsgruppen, må du hente varselbrevet under Kommunikasjon > Varselbrev under kolonnen "Nedlastning".