4b.20 – Opprette og sende varsel

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Lærer

Du vil ha et arkiv over alle varselbrev som du har sendt til dine elever. Her vil du få oversikt over de varselbrevene som systemet har generert, men som du ikke har sendt enda. Disse er markert med et utropstegn (!). Varselbrevene du har sent til elevene er markert med en hake og dato de ble sendt.

Denne oversikten finner du under: 

Hovedmeny > Kommunikasjon > Varselbrev

I Visma InSchool kan du sende ut fire typer varsler som er i henhold til forskriftene i Forskrift til Opplæringsloven § 3-7.Varsling i Lovdata. 
Et for høyt udokumentert fravær, et for manglende vurderingsgrunnlag, samt et varsel for at eleven står i fare for å gå ned i ordenskarakter og et for fare for å gå ned i atferdskarakter. 

• Overskredet fraværsgrense for fag (Fravær): Ved fare for manglende vurderingsgrunnlag og Ikke vurdert (IV) som karakter pga høyt fravær eller eventuelt fravær fra flere vurderingssituasjoner.

• Nedsettelse av ordenskarakter (Orden): 
  Kan bestå av en veldig alvorlig eller flere små anmerkninger (alltid skjønn). 

• Nedsettelse av atferdskarakter (Atferd):
  Kan bestå av en veldig alvorlig eller flere små anmerkninger (alltid skjønn).
  
  
• Manglende vurderingsgrunnlag i fag (Karakter): Ved fare for manglende vurderingsgrunnlag og Ikke vurdert (IV) som karakter pga høyt fravær eller eventuelt fravær fra flere vurderingssituasjoner.

Merk! Utsending av varselbrev skjer ikke automatisk.

Faglærer sender varsel når en elev står i fare for å få IV i et fag på grunn av for høyt fravær eller manglende vurderingsgrunnlag.

Kontaktlærer sender varsel om fare for nedsatt karakter i orden og atferd.

Rektor setter en grense for hvor høyt fravær elevene kan ha i et fag før faglærer får påminnelse om å sende varselbrev. Rektor setter også en grense for hvor mange anmerkninger en elev kan ha før kontaktlærer mottar en påminnelse.

Merk! Husk at det til enhver tid er lærerens helhetlige vurdering som avgjør om det skal sendes varsel til eleven om fare for nedsatt karakter i orden eller atferd. Dermed er denne varslingen kun en veiledende melding til lærer om et høyt antall anmerkninger.

Automatisk opprettet varselbrev

Avhengig av skolens innstillinger, kan systemet sende lærere et varsel når det bør vurderes å sende varsel til en elev. Du som lærer får en melding i dine systemmeldinger og har mulighet til å ferdigstille og sende et varselbrev til gjeldende elev. Du får et varsel og klikker på varselbjella for å komme til dine systemmeldinger, men må likevel aktivt ta en avgjørelse på om du skal sende ut varselbrevet.

Klikk på meldingen for å se mer informasjon og få muligheten til å bearbeide varselbrevet før utsending. Innholdet i varselbrevet genereres automatisk fra varselbrevmalene. Varselbrevet kan deretter tilpasses og justeres slik du ønsker.

For å sende varsel til elev, klikk på knappen “Send varsling” nederst på siden. Meldingen sendes til alle listet opp under "Mottakere". Vanligvis er dette rektor, kontaktlærer, involverte lærere, elev og foresatte hvis eleven er under 18 år.

Manuelt opprettet varselbrev

Hvis en elev står i fare for å få “Ikke vurdert” (IV) på grunn av manglende vurderingsgrunnlag må varselbrevet genereres manuelt, og tilsvarende hvis kontaktlærer vil sende varsel før grensen på antall anmerkninger er nådd. Både faglærer og kontaktlærer kan til enhver tid sende varselbrev uten at de har fått melding i innboksen.

For å opprette og sende et varsel manuelt klikker du på:

Hovedmeny > Kommunikasjon > Varselbrev > Opprett nytt

Nå velger du type varselbrev:

• Overskredet fraværsgrense for fag 
• Nedsettelse av ordenskarakter 
• Nedsettelse av atferdskarakter 
• Manglende vurderingsgrunnlag i fag

Søk så opp aktuell elev. Dersom det er et varsel i et fag må det velges hvilken undervisningsgruppe varselet gjelder for. Dreier det seg om et varsel i orden eller atferd vil nedtrekksmenyen for fag bli inaktiv.

Klikk Opprett for å registrere varselet.

Nå vil du få se hvem mottakerne er og teksten som skal sendes ut. Du vil altså se varselbrevet slik det utsendes med korrekte flettefelter med elevens navn, klasse, fødselsdato og fag; samt lærerens navn, skolen det gjelder og dato. Du kan nå trykke på Send for å sende. Du får nå spørsmål om du er sikker på å sende varselbrevet som nå er blitt opprettet. Trykk Bekreft. Varselet vil så dukke opp i innboksen til alle mottakere.

I tillegg vil varslene vises i tabellen over arkiverte varsler for lærer, kontaktlærer og rektor med informasjon om varseltype, elev, dato for når varselet eventuelt automatisk ble sendt til lærer for gjennomgang, hvem som har utstedt varselet og dato varselet ble sendt.

Det er her du vil ha mulighet til å laste ned og skrive ut varselet.

Merk! Varselbrev skal skrives ut både i automatisk genererte og når en oppretter varselbrev manuelt. Krav til varsling må følges som vanlig inntil Visma InSchool får en innebygd arkiv på plass. Informasjon om krav til varsling finnes i Regelverkstolkninger på Udir.no om varsling til elever/foreldre på e-post eller læringsplattformer.