4a.17A - GAMMEL MODUL Behandle søknad om fritak (NB! Uten SvarUt/nasjonal mal funksjonalitet påslått)

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Forutsetter følgende tilganger:

*se nødvendige tilganger i bunnen av artikkelen

Disse artiklene om den gamle fritaksmodulen vil fra neste skoleår arkiveres.
Dette vil fortsatt være gjeldende for de som skal behandle fritakssøknader som er opprettet i gammel modul. Dermed er dette markert i tittelen med "GAMMEL MODUL".

Elever kan søke om fritak i kroppsøving og i sidemål. Fritak i kroppsøving og sidemål vil da enten være for opplæring eller for vurdering. 

Det er to deler i denne prosessen:

1. Opprette fritakssøknad - dette gjøres av eleven selv eller skoleleder med tilgang. Menypunktet ligger under Elever > Mine søknader > fanen Fritak. 
2. Behandle fritakssøknaden - dette gjøres under hovedmenyen Elevsøknader > fanen Fritak eller fra systemmeldingen som er sendt til skoleledere med tilgang.

Viktig presisering:

• Fritaksfunksjonalitet er foreløpig basert på logikk som gjelder per inneværende skoleår.
• Fritaksprosessen må derfor gjentas på nytt av en skoleleder/admin med tilgangen "Tilgang til å opprette fritak for fag for elever" og opprette på vegne av en elev ved nytt skoleår.
• Hvis fylket/skoleeier har vedtatt at det er i orden å ikke sende ut et nytt svarbrev for fritak som vedrører fritak for vurdering i sidemål grunnet den første er gjeldende for alle år eleven går på skole, så har du muligheten til å la være å generere svarbrev for disse. Fritakssøknader som er godkjent for fritak i vurdering i sidemål, vil gjelde så lenge eleven går ved skolen. Dette står i teksten i den nasjonale malen som arkiveres når det genereres svarbrev. Merk! De vil i oversikten over alle fritakssøknader stå med "Resultat: Venter på behandling" og "Status: Svarbrev må sendes". I tillegg vil det svarbrevet som ble sendt først, være den eneste og gjeldende dokumentasjon som er blitt arkivert. Det vil ikke være et nytt svarbrev som genereres og sendes via SvarUt, og heller ikke noe som arkiveres. Dermed vil det derfor se slik ut i oversikten:
  
• Vedlegg vil ikke lenger lastes ned automatisk på din pc, men du får en forhåndsvisning etter å ha bekreftet din identitet med tofaktorautentisering. I selve forhåndsvisningen vil du ha mulighet til å velge å skrive ut eller laste ned, om ønskelig. Merk! Ha gode sletterutiner og følg fylkets rutiner.

Opprett fritakssøknad

Hovedmeny > Elever > søk opp elev > Mine søknader > fanen Fritak

Du som skoleleder kan opprette et fritak på vegne av elev. Dette gjør du ved å søke opp eleven og velger undermenyen Mine søknader. Velg fanen "Fritak". Klikk deretter på Opprett fritak.

Merk! Denne knappen oppretter kun søknaden på vegne av elev og er ikke et ferdigbehandlet vedtak. 

Du får nå valget om å velge om det skal være fritak i kroppsøving eller sidemål. Ved å ha valgt et av disse alternativene, får du opp nye rubrikker. Velg deretter om det skal være fritak i opplæring eller vurdering.

Skriv inn tekst under "Legg til merknad" og last opp filer som vedlegg. Tillatte filtyper er .jpeg, .jpg, .png, .gif, .pdf, .doc, .docx, .odt. Maksimal filstørrelse er 5 MB. Trykk deretter Lagre.

Behandle søknad om fritak

Hovedmeny > Elevsøknader > fanen Fritak

Når en ny søknad om fritak blir opprettet vil du få en varsling i dine systemmeldinger. Du kan klikke på varselbjella, utvide meldingen og se hvem som har registrert søknad om fritak. Ved å klikke på lenken "Åpne søknad om fritak", kommer du til elevens fritakssøknad.

Her ser du informasjon om søknaden, og eventuelle vedlegg:

Merk! Du må alltid bruke tofaktorautentisering for å se vedlegg. Dette innebærer at du får opp et ekstra steg når du klikker på vedlegget. Der står det at du må logge inn med ID-porten. Trykk Bekreft nå.

Logg inn med ID-porten.

Etter å ha bekreftet identiteten din med tofaktorautentisering, vil du se en forhåndsvisning av vedlegget. Dette kan du velge å skrive ut i pdf eller laste ned på din pc, hvis du har behov. Merk! Sørg for å ha gode sletterutiner ved nedlastning til egen pc.

Trykk Lukk eller gå ut av forhåndsvisningen for å komme tilbake til fritakssøknaden.

Ut fra dokumentasjonen kan du velge Godkjenn fritakssøknad eller Avslå fritakssøknad, eller sende søknaden tilbake til eleven med kommentar dersom det for eksempel mangler dokumentasjon.

Etter at du velger godkjenn eller avslå vil det være et merknadsfelt du må fylle ut før du kan klikke Lagre. 

Dersom eleven får fritak fra opplæring i kroppsøving vil de også automatisk fjernes fra undervisningsgruppen når saksbehandler klikker Godkjenn fritakssøknad. Når eleven tas ut av undervisningsgruppen vil undervisningstimene i kroppsøving forsvinne fra timeplanen til eleven og eleven vil ikke være synlig i oppmøte registreringen til læreren.

Send tilbake fritakssøknad

Du kan også velge å sende søknaden tilbake med for eksempel spørsmål om dokumentasjon, hvis det skulle mangle. Da klikker du på Send tilbake fritakssøknad. Legg til merknad og klikk Lagre.

Avslå fritakssøknad

Ved avslag er det obligatorisk å begrunne avslaget.

Godkjenn fritakssøknad

For å godkjenne fritakssøknaden klikker du Godkjenn fritakssøknad. Skriv inn ønsket melding under "Legg til merknad" og klikk Lagre. 

Generer svarbrev

Klikk Generer svarbrev for å sende ut et skriftlig dokument basert på dokumentmal.

Merk! Privatskoler og andre som ikke bruker nasjonal mal må opprette dokumentmal for brev på skoleeiernivå. Det skal være en mal per brevtype. Dette opprettes på skoleeiernivå:

Les mer om hvordan du bruker dokumentmalene i avsnittet om dette under Kurs 4a - Kommunikasjon: Opprette maler.

Når du klikker på knappen for å generere svarbrev vil du få opp aktuell dokumentmal. Dersom dokumentmalen inneholder felt for kommentar kan du skrive inn kommentar på den første siden.

Deretter vil du få en forhåndsvisning av brevet og kan sende brevet internt i Visma InSchool. Brevet kan deretter lastes ned som PDF og sendes manuelt til elev og foresatte. For å laste ned brevet må du gå inn på eleven søknad. Klikk på Detaljer.

Last ned svarbrevet ved å klikke Last ned svarbrev.

Automatikk når fritakssøknad er godkjent

Eleven skal få FAM-kode og F på aktuelt fag i fagdokumentasjon.

• FAM-koden må aktiveres. Dette gjøres ved å klikke inn på elevens fagdokumentasjon. Når dette er gjort, vil FAM-koden være registrert og tilgjengelig i rapporteringsfilen.
• Eleven får F når sluttvurdering i aktuell faggruppe er publisert.
• Elever som har fritak i sidemål får ikke F i NOR1260 og NOR1264.

Bilde nedenfor viser et eksempel på en elev som har fått godkjent fritak for opplæring i kroppsøving.

Når eleven får fritak fra opplæring i kroppsøving vil de også automatisk fjernes fra undervisningsgruppen når saksbehandler klikker Godkjenn fritakssøknad. Når eleven tas ut av undervisningsgruppen vil undervisningstimene i kroppsøving forsvinne fra timeplanen til eleven og eleven vil ikke være synlig i oppmøte registreringen til læreren.

Bilde nedenfor viser et eksempel på en elev som har fått godkjent fritak for vurdering med karakter i kroppsøving.

Merk! Det er nye fagmerknader for elever som følger læreplanen i norsk i LK20. Disse elevene skal ha fagmerknad (FAM58 eller FAM59) på norsk hovedmål skriftlig på VG1 og/eller VG2 når de har fått et vedtak om fritak i norsk sidemål. Dette skjer automatisk når et fritak i sidemål blir godkjent.

• Elever som har fått fritak fra vurdering i sidemål på VG1 skal ha FAM58 i NOR1260.
• Elever som har fått fritak fra vurdering i sidemål på VG2 skal ha FAM58 i NOR1264.
• Elever som har fått fritak fra opplæring i sidemål på VG1 skal ha FAM59 i NOR1260.
• Elever som har fått fritak fra opplæring i sidemål på VG2 skal ha FAM59 i NOR1264

Her ser du et eksempel for en elev som har fått fritak fra vurdering i sidemål på VG1 og skal ha FAM58 i NOR1260. I Fagdokumentasjon får man da automatisk se riktig FAM-kode knyttet til fritaket:

Her ser du et eksempel for en elev som har fått fritak fra opplæring i sidemål på VG1 og skal ha FAM59 i NOR1260. I Fagdokumentasjon får man da automatisk se riktig FAM-kode knyttet til fritaket:

Bildet nedenfor viser et eksempel for en elev som har gått godkjent fritak for vurdering med karakter i sidemål.

Vurderingskarakterer for fritak

Standpunktkarakter i faget vil vise F for FRITATT.

Merk! Karakter kommer kun i Fagdokumentasjon hvis dette er publisert. Du kan likevel se dette automatisk lagt inn i vurderingsoversikten til undervisningsgruppen.

Vurderingskarakterer for fritak:

Type Kategori	Fritak opplæring	Fritak vurdering
Kroppsøving	H1: F H2: F STANDPUNKT: F	H1: F H2: F STANDPUNKT: F
Sidemål	H1: F H2: F STANDPUNKT: F	H1: F H2: F STANDPUNKT: F

Lærers oversikt av fritak i undervisningsgrupper

I hovedmenyen Undervisning kan du gå inn på en faggruppe og finne en oversikt over alle dine elever. Her ser du som lærer avgjørelsen på en søknad om fritak. Standard visning viser en kolonne “FRITAK/TIDLIGERE BESTÅTT” og teksten “Fritak” under når en elev har fått fritak. 

Du vil finne tre kolonner som omhandler fritak:

1. Fritak i sidemål (må hente frem med å skru på glidebryter på tannhjulet)
2. Fritak i kroppsøving
3. Tidligere bestått/Fritak (standard synlig)

Merk! Som standard er det kun kolonnen "Tidligere bestått/Fritak" som er synlig. Klikk derfor på tannhjulet for tabellinnstillinger og velg å vise frem kolonnene “Fritak i sidemål” og/eller “Fritak i kroppsøving”.

Når det gjelder fritak i kroppsøving og sidemål, så vil det under tilhørende kolonne, vise en tekst for “Fritak vurdering” eller “Fritak opplæring”. Dette viser det eleven har søkt om og fått godkjent. 

Eleven, eventuelt foresatte for elever under 18 år og andre interne mottakere av fritakssøknaden vil se resultatet av sin søknad i sin innboks:

og i Mine søknader under fanen Fritak:

Faglærer og kontaktlærer vil også kunne se dette resultatet på lik linje som rektor. De vil se eventuelle fritak i en av de gjeldende kolonnene for fritak: “Fritak i sidemål”, “Fritak i kroppsøving” og “Tidligere bestått/Fritak”.

Oversikt over alle fritakssøknader

Skoleadministrasjonen vil alltid finne en oversikt over alle fritakssøknader under hovedmenyen Elevsøknader og fanen "Fritak". Du kan sortere etter elevnavn, fritakskategorier, fritakstype, resultat og status på søknaden. 

For å se flere detaljer om fritaket klikker du på handlingsknappen og deretter Detaljer. Her vil du se alle opplysninger om fritakssøknaden, samt logg over endringer som har vært i hele søknadsprosessen. 

Her kan du også laste ned svarbrevet dersom du har behov for det.

Merk! Elever har nå også muligheten til å laste ned egne svarbrev ved å gå inn på fritakssøknaden og klikke Last ned svarbrev. 

Opphev ferdigbehandlede fritakssøknader

Tilgangen du trenger for å kunne oppheve disse søknadene heter:

• Tilgang til å oppheve søknader om fritak

Dersom du har behov kan du oppheve en ferdigbehandlet fritakssøknad. Hvis du har tilgangspunktet Tilgang til å oppheve søknader om fritak.

Hovedmeny > Elevsøknader > Fritak > handlingsknapper > Detaljer > Opphev

Når du har denne tilgangen kan du oppheve en fritakssøknad ved å gå inn på hovedmenyen Elevsøknader og velge fanen Fritak. Finn den aktuelle fritakssøknaden og klikk på handlingsknappen og Detaljer. Du kommer nå i den ferdigbehandlede fritakssøknaden med status “Lukket” og vil se en Opphev-knapp. Klikk Opphev for å oppheve fritakssøknaden. 

Du får nå opp en pop-up boks hvor du må skrive inn en vedtakstekst for hvorfor du opphever søknaden. Feltet under teksten “For å klage på fritakssøknaden, vennligst skriv inn vedtakstekst i feltet under” er et obligatorisk felt du må skrive inn i for at knappen for å oppheve aktiveres. 

Når du har skrevet inn en tekst, klikker du deretter igjen på Opphev for å oppheve.

Når du har opphevet en fritakssøknad vil  fagmerknadene knyttet til eleven vil tas bort fra fagdokumentasjon og F tas bort fra vurderinger. I tillegg vil du kunne se en logg på dette med merknader lagt til når du går inn i selve elevsøknaden. 

Per i dag: Dersom du har opphevet fritak for opplæring i kroppsøving må du manuelt legge eleven til i undervisningsgruppen igjen slik at eleven får undervisningsøkter i timeplanen og blir synlig i oppmøteregistreringen. Søk opp aktuell faggruppe, klikk på Handlinger og Elevadministrasjon i undervisningsgrupper.

Huk av for eleven som fikk fritak for opplæring i kroppsøving opphevet og klikk Legg til valgte for å legge eleven til i undervisningsgruppen igjen.

Elev og brukere med tilgang til å opprette fritakssøknader på vegne av elev, vil nå også ha muligheten til å kunne opprette en ny fritakssøknad.

TIPS!

Ulike tilganger som kan knyttes mot fritak:

• Tilgang til å se fritak for fag hos elever (lesetilgang basert på tilgangsstyring av elever)
• Tilgang til å opprette fritak for fag for elever (skrivetilgang basert på tilgangsstyring av elever)
  
  
• Tilgang til å lese/se alle søknader om fritak under Elevsøknader (lesetilgang til alle elever)
• Tilgang til å behandle alle søknader om fritak under Elevsøknader (skrivetilgang til alle elever)
  
  
• Tilgang til å oppheve søknader om fritak (tilgang til å oppheve)
  
  
• Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader (tilgang for å se vedlegg - krever begge)
• Tilgang til å autentisere for å se vedlegg til elevsøknader (tilgang for å se vedlegg - krever begge)
  
  Merk! Begge tilgangspunktene er nødvendige, og fungerer ikke uten hverandre. Les mer om tilgangene knyttet til å se og laste ned vedlegg i artikkelen: Endringer i roller/tilganger - Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader.

 

 

Neste artikkel