4a.17 - Behandle søknad om fritak

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Forutsetter følgende tilganger:

*se nødvendige tilganger i bunnen av artikkelen

Elever kan søke om fritak i kroppsøving og i sidemål. Fritak i kroppsøving og sidemål vil da enten være for opplæring eller for vurdering. Merk! Fritak gjelder for inneværende skoleår. Fritaksposessen må gjentas for vært nytt skoleår.

Det er to deler i denne prosessen:

1. Opprette fritakssøknad - dette gjøres av eleven selv eller skoleleder med tilgang. Menypunktet ligger under Elever > Mine søknader > fanen Fritak. 
2. Behandle fritakssøknaden - dette gjøres under hovedmenyen Elevsøknader > fanen Fritak eller fra systemmeldingen som er sendt til skoleledere med tilgang.

Opprett fritakssøknad

Hovedmeny > Elever > søk opp elev > Mine søknader > fanen Fritak

Du som skoleleder kan opprette et fritak på vegne av elev. Dette gjør du ved å søke opp eleven og velger undermenyen Mine søknader. Velg fanen "Fritak". Klikk deretter på Opprett fritak.

Merk! Denne knappen oppretter kun søknaden på vegne av elev og er ikke et ferdigbehandlet vedtak. 

Du får nå valget om å velge om det skal være fritak i kroppsøving eller sidemål. Ved å ha valgt et av disse alternativene, får du opp nye rubrikker. Velg deretter om det skal være fritak i opplæring eller vurdering.

Skriv inn tekst under "Legg til merknad" og last opp filer som vedlegg. Tillatte filtyper er .jpeg, .jpg, .png, .gif, .pdf, .doc, .docx, .odt. Maksimal filstørrelse er 5 MB. Trykk deretter Lagre.

Behandle søknad om fritak

Hovedmeny > Elevsøknader > fanen Fritak

Når en ny søknad om fritak blir opprettet vil du få en varsling i dine systemmeldinger. Du kan klikke på varselbjella, utvide meldingen og se hvem som har registrert søknad om fritak. Ved å klikke på lenken "Åpne søknad om fritak", kommer du til elevens fritakssøknad.

Her ser du informasjon om søknaden, og eventuelle vedlegg:

Ut fra dokumentasjonen kan du velge Godkjenn fritakssøknad eller Avslå fritakssøknad. Etter at du velger godkjenn eller avslå vil det være et merknadsfelt du må fylle ut før du kan klikke Lagre. 

Send tilbake fritakssøknad

Du kan også velge å sende søknaden tilbake med for eksempel spørsmål om dokumentasjon, hvis det skulle mangle. Da klikker du på Send tilbake fritakssøknad. Legg til merknad og klikk Lagre.

Avslå fritakssøknad

Ved avslag er det obligatorisk å begrunne avslaget.

Godkjenn fritakssøknad

For å godkjenne fritakssøknaden klikker du Godkjenn fritakssøknad. Skriv inn ønsket melding under "Legg til merknad" og klikk Lagre. 

Generer svarbrev

Du vil nå komme til en oversikt over alle detaljer for fritakssøknaden og kan se loggen under "Logg endringer". Klikk Generer svarbrev for å sende ut et skriftlig dokument basert på dokumentmal som er opprettet i Visma InSchool

Når du klikker på knappen for å generere svarbrev kommer du til Dokumentmal under hovedmenyen Kommunikasjon. Den vil automatisk være koblet til utsending av et dokument til den eleven du var på. Her kan du finne den dokumentmalen som skal brukes til utsending av informasjon om godkjent fritakssøknad. Les mer om hvordan man bruker dokumentmalene i avsnittet om dette under 4a - Kommunikasjon: Opprette maler.

Eksempelet under viser "Fritak for opplæring i kroppsøving". Klikk på handlingsknappen og få opp fire valg for hvordan du vil gå videre. Ønsker du å skrive ut dokumentet, klikker du på Utskrift. Klikk Send for å sende dokumentmalen direkte til elev i Visma InSchool. Eventuelt bruk Send versjon med sidemål, om du ønsker å sende dokumentet i sidemål. Det siste valget er Rediger før send/utskrift. Dette gir deg en forhåndsvisning av dokumentmalen og lar deg redigere, før du da velger om du skal sende eller skrive ut dokumentet.

Automatikk når fritakssøknad er godkjent

Ved å godkjenne fritak i opplæring eller vurdering i kroppsøving eller sidemål, vil Visma InSchool automatisk registrere riktig i fagdokumentasjonen. Status viser "(F) Fritatt" og fagmerknaden viser riktig FAM-kode. I eksempelet nedenfor ser du at det står "FAM01 Fritatt fra opplæring". 

Eventuelt kan du også se FAM-kode "FAM02 Fritatt fra vurd. med kar." hvis fritaket gjelder fritak i vurdering. 

Merk! Det er nye fagmerknader for elever som følger læreplan i norsk i LK20. Disse elevene skal ha fagmerknad (FAM58 eller FAM59) på norsk hovedmål skriftlig på VG1 og/eller VG2 når de har fått et vedtak for fritak i norsk sidemål. Dette skal skje automatisk når et fritak i sidemål blir godkjent.

• Elever som har fått fritak fra vurdering i sidemål på VG1 skal ha FAM58 i NOR1260.
• Elever som har fått fritak fra vurdering i sidemål på VG2 skal ha FAM58 i NOR1264.
• Elever som har fått fritak fra opplæring i sidemål på VG1 skal ha FAM59 i NOR1260.
• Elever som har fått fritak fra opplæring i sidemål på VG2 skal ha FAM59 i NOR1264

Her ser du en elev med godkjent fritak fra vurdering i sidemål:

I Fagdokumentasjon for denne eleven vil du nå automatisk se en riktig FAM-kode knyttet til fritaket. I dette eksempelet ser du derfor FAM58 i NOR1260 faget:

Vurderingskarakterer for fritak

Standpunktkarakter i faget vil vise F for FRITATT.

Merk! Karakter kommer kun i Fagdokumentasjon hvis dette er publisert. Du kan likevel se dette automatisk lagt inn i vurderingsoversikten til undervisningsgruppen.

Vurderingskarakterer for fritak:

Type Kategori	Fritak opplæring	Fritak vurdering
Kroppsøving	H1: F H2: F STANDPUNKT: F	H1: F H2: F STANDPUNKT: F
Sidemål	H1: F H2: F STANDPUNKT: F	H1: F H2: F STANDPUNKT: F

Lærers oversikt av fritak i undervisningsgrupper

I hovedmenyen Undervisningsgrupper kan du gå inn på en undervisninsgruppe og finne en oversikt over alle dine elever. Her ser du avgjørelsen på søknaden om fritak, når du klikker på undervisningsgruppen. Du vil finne tre kolonner; “Fritak i sidemål”, “Fritak i kroppsøving” og “Tidligere bestått/Fritak”.  

Merk! Som standard er det kun "Tidligere bestått/Fritak" som er synlig. Klikk derfor på tannhjulet og huk av for å se kolonnen “Fritak i sidemål” og/eller “Fritak i kroppsøving”.

Fritak og allerede beståtte fag markeres med et hakemerke . Du kan filtrere dette med alternativene Ja eller Nei.

Når det gjelder fritak i kroppsøving og sidemål, så vil det under tilhørende kolonne, vise en tekst for “Fritak vurdering” eller “Fritak opplæring”. Dette viser det eleven har søkt om og fått godkjent. 

Eleven og eventuelt foresatte for elever under 18 år vil se resultatet av sin søknad i sin innboks og i Mine søknader i venstremenyen.

Faglærer og kontaktlærer vil også kunne se dette resultatet på lik linje som rektor. De vil se eventuelle fritak i en av de gjeldende kolonnene for fritak: “Fritak i sidemål”, “Fritak i kroppsøving” og “Tidligere bestått/Fritak”.

Oversikt over alle fritakssøknader

Skoleadministrasjonen vil alltid finne en oversikt over alle fritakssøknader under hovedmenyen Elevsøknader og fanen "Fritak". Du kan sortere etter elevnavn, fritakskategorier, fritakstype, resultat og status på søknaden. 

For å se flere detaljer om fritaket klikker du på handlingsknappen og deretter Detaljer. Her vil du se alle opplysninger om fritakssøknaden, samt logg over endringer som har vært i hele søknadsprosessen. 

Opphev ferdigbehandlede fritakssøknader

Tilgangen du trenger for å kunne oppheve disse søknadene heter:

• Tilgang til å oppheve søknader om fritak

Dersom du har behov kan du oppheve en ferdigbehandlet fritakssøknad. Hvis du har tilgangspunktet Tilgang til å oppheve søknader om fritak.

Hovedmeny > Elevsøknader > Fritak > handlingsknapper > Detaljer > Opphev

Når du har denne tilgangen kan du oppheve en fritakssøknad ved å gå inn på hovedmenyen Elevsøknader og velge fanen Fritak. Finn den aktuelle fritakssøknaden og klikk på handlingsknappen og Detaljer. Du kommer nå i den ferdigbehandlede fritakssøknaden med status “Lukket” og vil se en Opphev-knapp. Klikk Opphev for å oppheve fritakssøknaden. 

Du får nå opp en pop-up boks hvor du må skrive inn en merknad for hvorfor du opphever søknaden. Feltet under teksten “For å klage på fritakssøknaden, vennligst skriv inn vedtakstekst i feltet under” er et obligatorisk felt du må skrive inn i for at knappen for å oppheve aktiveres. 

Når du har skrevet inn en merknad, klikker du deretter igjen på Opphev for å oppheve.

Når du har opphevet en fritakssøknad vil alle handlinger som er blitt gjort reverseres. Det vil si du vil igjen se eleven når du registrerer oppmøte i faget, fagmerknadene knyttet elev vil tas bort fra fagdokumentasjon og vurderinger. I tillegg vil du kunne se en logg på dette med merknader lagt til når du går inn i selve elevsøknaden. Denne søknaden vil bli arkivert når arkivløsningen er på plass i Visma InSchool. 

Eleven og brukere med tilgang til å opprette søknader på vegne av elev vil nå også ha muligheten til å kunne opprette en ny fritakssøknad.

TIPS!

Ulike tilganger som kan knyttes mot fritak:

• Tilgang til å se fritak for fag hos elever (lesetilgang basert på tilgangsstyring av elever)
• Tilgang til å opprette fritak for fag for elever (skrivetilgang basert på tilgangsstyring av elever)
  
  
• Tilgang til å lese/se alle søknader om fritak under Elevsøknader (lesetilgang til alle elever)
• Tilgang til å behandle alle søknader om fritak under Elevsøknader (skrivetilgang til alle elever)
  
  
• Tilgang til å oppheve søknader om fritak (tilgang til å oppheve)
  
  
• Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader (tilgang for å se vedlegg - krever begge)
• Tilgang til å autentisere for å se vedlegg til elevsøknader (tilgang for å se vedlegg - krever begge)
  
  Merk! Begge tilgangspunktene er nødvendige, og fungerer ikke uten hverandre. Les mer om tilgangene knyttet til å se og laste ned vedlegg i artikkelen: Endringer i roller/tilganger - Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader.

 

 

Neste artikkel