4a.17 - Behandle søknad om fritak

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Elever kan søke om fritak i kroppsøving og i sidemål. Fritak i kroppsøving og sidemål vil da enten være for opplæring eller for vurdering. Merk! Fritak gjelder p.t. kun for hele skoleåret, og det er ikke støtte om reversering av fritak. Aktiviteter kan benyttes dersom en elev skal ha tilpasset undervisning deler av skoleåret.

Det er to deler i denne prosessen:

1. Opprette fritakssøknad - dette gjøres av eleven selv eller rektor/skoleleder med tilgang. Menypunktet ligger under Elever > Mine søknader > fanen Fritak. 
2. Behandle fritakssøknaden - dette gjøres under hovedmenyen Elevsøknader > fanen Fritak eller fra systemmeldingen som er sendt rektor/skoleleder med tilgang.

Opprett fritakssøknad

Hovedmeny > Elever > søk opp elev > Mine søknader > fanen Fritak

Du som rektor/skoleleder eller en med tilgang, kan også opprette et fritak på vegne av elev. Dette gjør du ved å søke opp eleven og velger undermenyen Mine søknader. Velg fanen "Fritak". Klikk deretter på Opprett fritak.

Merk! Denne knappen oppretter kun søknaden på vegne av elev og er ikke et ferdigbehandlet vedtak. 

Du får nå valget om å velge om det skal være fritak i kroppsøving eller sidemål. Ved å ha valgt et av disse alternativene, får du opp nye rubrikker. Velg deretter om det skal være fritak i opplæring eller vurdering.

Skriv inn tekst under "Legg til merknad" og last opp filer som vedlegg. Tillatte filtyper er .jpeg, .jpg, .png, .gif, .pdf, .doc, .docx, .odt. Maksimal filstørrelse er 5 MB. Trykk deretter Lagre.

Behandle søknad om fritak

Hovedmeny > Elevsøknader > fanen Fritak

Hvis du som rektor/skoleleder med tilgang får en slik søknad, eller som nevnt ovenfor, opprettet en fritakssøknad på vegne av elev, vil du få en varsling i dine systemmeldinger. Du kan da klikke på varselbjella, utvide meldingen og se hvem som har registrert søknad om fritak. Ved å klikke på lenken "Åpne søknad om fritak", kommer du direkte inn på elevens fritakssøknad.

Her ser du informasjon om søknaden, og eventuelle vedlegg:

Ut fra dokumentasjonen kan du velge Godkjenn fritakssøknad eller Avslå fritakssøknad. Etter at du velger godkjenn eller avslå vil det være et merknadsfelt du må fylle ut før du kan trykke Lagre. 

Send tilbake fritakssøknad

Du kan også velge å sende søknaden tilbake med for eksempel spørsmål om dokumentasjon, hvis det skulle mangle. Da klikker du på Send tilbake fritakssøknad. Legg til merknad og trykk Lagre.

Avslå fritakssøknad

Ved avslag er det obligatorisk å begrunne avslaget.

Godkjenn fritakssøknad

For å godkjenne fritakssøknaden trykker du Godkjenn fritakssøknad. Skriv inn ønsket melding under "Legg til merknad" og trykk Lagre. 

Generer svarbrev

Du vil nå komme til en oversikt over alle detaljer for fritakssøknaden og kan se hele loggen under "Logg endringer". Trykk Generer svarbrev for å sende ut et skriftlig dokument basert på en eksisterende dokumentmal du har liggende inne.

Når du trykker på knappen for å generere svarbrev kommer du til Dokumentmal under hovedmenyen Kommunikasjon. Den vil automatisk være koblet til utsending av et dokument til den eleven du var på. Her kan du finne den dokumentmalen som skal brukes til utsending av informasjon om godkjent fritakssøknad. Les mer om hvordan man bruker dokumentmalene i avsnittet om dette under 4a - Kommunikasjon: Opprette maler.

Eksempelet under viser "Fritak for opplæring i kroppsøving". Klikk på handlingsknappen og få opp fire valg for hvordan du vil gå videre. Ønsker du å skrive ut dokumentet, trykker du på Utskrift. Trykk Send for å sende dokumentmalen direkte til elev. Eventuelt bruk Send versjon med sidemål, om du ønsker å sende dokumentet i sidemål. Det siste valget er Rediger før send/utskrift. Dette gir deg en forhåndsvisning av dokumentmalen og lar deg redigere, før du da velger om du skal sende eller skrive ut dokumentet.

Automatikk når fritakssøknad er godkjent

Ved å godkjenne fritak i opplæring eller vurdering i kroppsøving eller sidemål, vil Visma InSchool automatisk registrere riktig i fagdokumentasjonen. Status viser "(F) Fritatt" og fagmerknaden viser riktig FAM-kode. I eksempelet nedenfor ser du at det står "FAM01 Fritatt fra opplæring". 

Eventuelt kan du også se FAM-kode "FAM02 Fritatt fra vurd. med kar." hvis fritaket gjelder fritak i vurdering. 

Standpunktkarakter i faget vil vise F for FRITATT.

Merk! Karakter kommer kun i Fagdokumentasjon hvis dette er publisert. Du kan likevel se dette automatisk lagt inn i vurderingsoversikten til undervisningsgruppen.

Vurderingskarakterer for fritak:

Type Kategori	Fritak opplæring	Fritak vurdering
Kroppsøving	H1: - H2: - STANDPUNKT: F	H1: F H2: F STANDPUNKT: F
Sidemål	H1: - H2: - STANDPUNKT: F	H1: F H2: F STANDPUNKT: F

Lærers oversikt av fritak i undervisningsgrupper

I hovedmenyen Undervisningsgrupper kan du gå inn på en undervisninsgruppe og finne en oversikt over alle dine elever. Her ser du avgjørelsen på søknaden om fritak, når du klikker på undervisningsgruppen. Du vil finne tre kolonner; “Fritak i sidemål”, “Fritak i kroppsøving” og “Tidligere bestått/Fritak”.  

Merk! Som standard er det kun "Tidligere bestått/Fritak" som er synlig. Klikk derfor på tannhjulet og huk av for å se kolonnen “Fritak i sidemål” og/eller “Fritak i kroppsøving”.

Fritak og allerede beståtte fag markeres med et hakemerke . Du kan filtrere dette med alternativene Ja eller Nei.

Når det gjelder fritak i kroppsøving og sidemål, så vil det under tilhørende kolonne, vise en tekst for “Fritak vurdering” eller “Fritak opplæring”. Dette viser det eleven har søkt om og fått godkjent. 

Eleven og eventuelt foresatte for elever under 18 år vil se resultatet av sin søknad i sin innboks og i Mine søknader i venstremenyen.

Faglærer og kontaktlærer vil også kunne se dette resultatet på lik linje som rektor. De vil se eventuelle fritak i en av de gjeldende kolonnene for fritak: “Fritak i sidemål”, “Fritak i kroppsøving” og “Tidligere bestått/Fritak”.

Oversikt over alle fritakssøknader

Skoleadministrasjonen vil alltid finne en oversikt over alle fritakssøknader under hovedmenyen Elevsøknader og fanen "Fritak". Du kan sortere etter elevnavn, fritakskategorier, fritakstype, resultat og status på søknaden. 

For å se flere detaljer om fritaket klikker du på handlingsknappen og deretter Detaljer. Her vil du se alle opplysninger om fritakssøknaden, samt logg over endringer som har vært i hele søknadsprosessen. 

Opphev ferdigbehandlede fritakssøknader

Tilgangen du trenger for å kunne oppheve disse søknadene heter:

• Tilgang til å oppheve søknader om fritak

Det er nå kommet en tilgang for å oppheve ferdigbehandlede fritakssøknader. Som standard vil denne være knyttet skolelederrollen, men kan gis til andre ansatte som har fått delegert denne arbeidsoppgaven. 

Hovedmeny > Elevsøknader > Fritak > handlingsknapper > Detaljer > Opphev

Merk! Du behandler alle søknader via hovedmenyen Elevsøknader og ikke under elevens undermeny Mine søknader.

Når du har denne tilgangen kan du oppheve en fritakssøknad ved å gå inn på hovedmenyen Elevsøknader og velge fanen Fritak. Finn den aktuelle fritakssøknaden og trykk på handlingsknappen og Detaljer. Du kommer nå i den ferdigbehandlede fritakssøknaden med status “Lukket” og vil se en Opphev-knapp. Trykk Opphev for å oppheve fritakssøknaden. 

Du får nå opp en pop-up boks hvor du må skrive inn en merknad for hvorfor du opphever søknaden. Feltet under teksten “For å klage på fritakssøknaden, vennligst skriv inn vedtakstekst i feltet under” er et obligatorisk felt du må skrive inn i for at knappen for å oppheve aktiveres. 

Når du har skrevet inn en merknad, trykker du deretter igjen på Opphev for å oppheve.

Når du har opphevet en fritakssøknad vil alle handlinger som er blitt gjort reverseres. Det vil si du vil igjen se eleven når du registrerer oppmøte i faget, fagmerknadene knyttet elev vil tas bort fra fagdokumentasjon og vurderinger. I tillegg vil du kunne se en logg på dette med merknader lagt til når du går inn i selve elevsøknaden. Denne søknaden vil bli arkivert når arkivløsningen er på plass i Visma InSchool. 

Eleven og brukere med tilgang til å opprette søknader på vegne av elev vil nå også ha muligheten til å kunne opprette en ny fritakssøknad.