4a.19 - Behandle søknad om fratrekk av fravær på vitnemål/kompetansebevis

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til Fratrekk av fravær
• Tilgang til alle elevers søknader om fratrekk i fravær som en ansatt
  • Merk! Denne tilgangen skal kun gis til de som skal ha tilgang til alle elevers søknader om fratrekk i fravær.
• Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader
• Tilgang til å autentisere for å se vedlegg til elevsøknader

Innhold

• Oversikt over alle søknader for fratrekk av fravær
• Arkivering av fratrekk av fravær
  • 1) Elev sender søknad om fratrekk av fravær
  • 2) Skoleleder med tilgang godkjenner/avslår søknad om fratrekk av fravær
  • Bevaring og kassasjon

Viktige presiseringer!

• Hvis du kun har tilgang til enkelte elever, må det være satt opp en persongruppe som gir tilgang til elever for den ansatte. Har du tilgang til alle elevers søknader, trenger du ikke det.
  
  
• Dersom en søknad godkjennes, vil samtlige dager i søknaden bli trukket fra vitnemålet. Dette kan ikke reverseres. Hvis eleven har søkt om flere dager enn de kan få innvilget, må dere avslå søknaden med begrunnelse om at enkelte av dagene ikke kan være med, og informere om at de må søke igjen for kun de dagene de kan få trukket fra.
  
  
• Vedlegg vil ikke lenger lastes ned automatisk på din pc, men du får en forhåndsvisning etter å ha bekreftet din identitet med tofaktorautentisering. I selve forhåndsvisningen vil du ha mulighet til å velge å skrive ut eller laste ned, om ønskelig. Merk! Ha gode sletterutiner og følg fylkets rutiner.
  
  
• Fratrekk av fravær kan kun utføres i inneværende skoleår. Endring av elevfravær i tidligere skoleår må sendes inn som en fakturerbar tjeneste til support. Se mer informasjon i punkt 14 her: Tjenester support.

Forskrift til opplæringsloven § 9-53 gir alle elever rett til å søke om fratrekk av fravær etter nærmere bestemte regler. Elever kan få fratrukket inntil 10 dager per skoleår. 

Merk! Det er kun elevene selv som kan registrere søknad om fratrekk av fravær. Kontaktlærer eller skoleleder med tilgang kan altså ikke gjøre det på deres vegne. Elever kan kun få trukket fra dokumentert dagsfravær. Elevene kan bare søke om å trekke fra hele dager med fraværskoden D, og ikke dager som står med fraværskodene M eller X. 

Når eleven har sendt inn en søknad om å få fratrekk av fravær på vitnemål eller kompetansebevis, vil søknaden sendes til skoleleders innboks. 

1. Klikk på dine systemmeldinger (varselbjella).
2. Utvid meldingen for å se mer informasjon.
3. Klikk på lenken "Se søknaden HER" nederst i meldingen.
   
   Du er nå inne i elevens fane for Fratrekk av fravær og kan lese søknadskjemaet med navn på elev, navn på kontaktlærer, dato for søknad, bakgrunn for søknaden, tilleggsinfo, dager aktuelt for fratrekk av fravær, totalt antall dager valgt og en liste med opplastede dokumentasjon som eleven har lagt ved som vedlegg.
   
4. Se over dokumentasjon som elev har lagt ved som vedlegg. Merk! For å kunne se vedlegget, må du alltid autentisere deg med tofaktorpålogging. Bekreft din identitet med å logge inn med ID-porten.
   
   Ved å klikke på det første vedlegget, får du opp et nytt vindu:
   
   Trykk Bekreft nå.
   
   Du får da opp ID-portens påloggingsvalg. Logg inn på ordinær måte. Skriv ditt fødselsnummer og trykk Neste.
   
   Gå videre slik du ønsker:
   
   Skriv inn engangskode:
   Skriv inn ditt Bank ID-passord:
   
   Nå vil du se forhåndsvisning. Trykk Lukk eller gå ut av vinduet. 
   Merk! Du vil ikke måtte autentifisere deg på nytt for hvert vedlegg. Den har en varighet på 14 timer. Dermed kan du åpne flere vedlegg mens du jobber med å behandle søknader om fratrekk av fravær.
5. Skriv inn en kommentar i "Rektors kommentarer" (1). 
6. Klikk Godkjenn (2) eller Avslå (3).
   Merk! Avslå-knappen vil ikke være aktiv uten at du har skrevet inn et tekst under Rektors kommentar-feltet.
   

Ved søknad om fratrekk for helsegrunner er det først etter den 3. dagen det kan fratrekkes fravær. Unntak er dersom eleven har dokumentert kronisk sykdom, da kan det fratrekkes fra første dag. Merk at det ikke er noen prosess i InSchool nå for å skille disse elevene fra hverandre, og det er skoleleder med tilgang som må sørge for riktig saksbehandling. Eleven vil kunne søke om fratrekk fra første dag.

Når en elev har fått 10 dagers fratrekk av fravær, lukkes det automatisk for å søke fratrekk videre. Det vil si eleven får en melding hvor det står "Søknaden vil bli avslått fordi du har søkt om for mange dager totalt" og Neste-knappen vil være inaktiv pga. at man har huket for flere dager enn 10. 

Tilbake til toppen

Oversikt over alle søknader for fratrekk av fravær

Du vil finne en oversikt med alle søknader under hovedmenyen Elevsøknader og deretter fanen “Fratrekk av fravær”. Her vil du kunne søke med elevnavn og sortere etter status på søknader (Innvilget, Venter, Avslått), søknadsdato og antall dager søkt om fratrekk for. 

I elevens undermeny Fravær i fanen Totaloversikt fravær vil du nå se at D - Dokumentert fravær er omgjort til § - Trukket fra på vitnemål etter søknad. 

Ved å klikke på Se fravær kan du se mer detaljer:

Merk! Du vil se navnet til den som har behandlet søknaden for fratrekk av fravær i systemmeldingen og under "Fravær ført av" når du går inn på detaljer via Se fravær både i fanen Fagfravær per undervisningsgruppe og fanen Totaloversikt fravær.

Du vil også se dette som faglærer i elevens undermeny Fravær i fanen Fravær per faggruppe vil du ved å trykke på Se fravær:

Her vil du se en oversikt med at fraværskoden er endret til § med beskrivelse av fraværskode “Trukket fra på vitnemål etter søknad”, og fraværstrekket er gjort.

Tilbake til toppen

Arkivering av fratrekk av fravær

Fratrekk av fravær skal være arkivert i henhold til norsk regelverk. Registreringen vil inneholde informasjon som ikke skal være mulig å slette etter at den er arkivert. Registreringen er knyttet til et skoleår i arkivdel ELEV hvor den automatisk blir påført oppbevaringstid.

Det vil arkiveres i to deler for prosessen med fratrekk av fravær:

1. Elev sender søknad om fratrekk av fravær
2. Skoleleder med tilgang godkjenner/avslår søknad om fratrekk av fravær

1) Elev sender søknad om fratrekk av fravær

Når en elev sender inn en søknad og klikker på Lagre i elevsøknad for fratrekk av fravær i Visma InSchool, så opprettes det automatisk en ny saksmappe og første journalpost i saken. 

Trinn som fører til arkivering: 

1. Elev går til Mine søknader.
   Merk! Det er kun elevene selv som kan registrere søknad om fratrekk av fravær. Foresatte, kontaktlærer eller skoleleder med tilgang kan altså ikke gjøre det på deres vegne.
   
   
2. Elev velger fanen Fratrekk av fravær.
   
   
3. Velg Opprett søknad om fratrekk.
   Merk! Elever kan kun få trukket fra dokumentert dagsfravær. Elevene kan bare søke om å trekke fra hele dager med fraværskoden D, og ikke dager som står med fraværskodene M eller X.
   
   
4. Velg årsak til denne søknaden under Hva er årsaken til denne søknaden? (1).
   
   
5. Velg dager som skal inngå i søknaden ved å huke av aktuelle alternativer (2).
   
   
6. Velg Neste (3).
   
   
   
7. Sett inn beskjed i feltet Forklar hvorfor du var fraværende (4) og last opp dokumentasjon som vedlegg (5).
   
   
8. Velg Neste (6).
   
   
9. Velg Lagre (7). Når eleven sender søknad, sikres arkivering av søknaden automatisk.
   
   
   
10. Elev får en bekreftelsesmelding og ser den i oversikten med status "Venter".
    Merk! Elev kan slette søknad om fratrekk av fravær så lenge den ikke er blitt behandlet. 

Tilbake til toppen

2) Skoleleder med tilgang godkjenner/avslår søknad om fratrekk av fravær

Når en bruker med tilgang fra skolen sender svar (en vurdering, ikke enkeltvedtak) ved å klikke Godkjenn eller Avslå, opprettes det automatisk en ny journalpost i saksmappen. 

Trinn som fører til arkivering: 

1. Når du får et varsel kan du lese systemmeldingen og klikke deg direkte til elevens søknad for fratrekk av fravær.
   
2. Klikk Se søknaden HER og bli videresendt direkte til elevens søknad om fratrekk av fravær. 
   Merk! Du kan eventuelt gå direkte til oversikt over elevsøknader under hovedmenyen Elevsøknader og velge fanen Fratrekk av fravær. Søk deretter etter eleven eller sorter på status “Venter”.
   
   
3. Se over søknaden og skriv inn tekst under Rektors kommentar (1).
   
   
4. Velg Avslå eller Godkjenn (2).
   Merk! Du må skrive inn tekst under Rektors kommentar-feltet for at Avslå-knappen skal bli aktiv.
   

Svar på elevsøknaden for fratrekk av fravær registreres som virksomhetsspesifikke metadata. Saksmappen blir automatisk avsluttet når svaret er sendt.

Merk! Eleven eller en bruker med tilgang fra skolen skal kunne slette en søknad om fratrekk før behandling er skjedd, dvs før det foreligger et svar (vurdering, ikke enkeltvedtak). Status på sak og journalstatus settes da til “Utgår”. 

Virksomhetsspesifikke metadata:

1. Søknad: 
   • Navn
   • Kontaktlærer
   • Dato
   • Begrunnelse
   • Tilleggsinformasjon
   • Fravær det søkes fratrekk fra
   • Rektors kommentar
     
     
2. Avslag eller godkjenning
   • Rektors kommentar
   • Avslag eller Godkjenning (dette vil være inkludert i tittelen)

Sakstittel: Fratrekk av fravær

Dokumenttittler:

• Søknad om fratrekk av fravær 
• <Godkjenner/Avslår> søknad om fratrekk av fravær 

Ingen klageprosess.

Tilbake til toppen

Bevaring og kassasjon

• Kassasjonsvedtak: Kasseres
• Kassasjonshjemmel: § 7-28 jamfør § 7-22
• Bevaringstid: 4 år
• Kassasjonsdato: <opprettet dato+4 år>

 

 

 

Neste artikkel