2b.16 - Importere bilder av elever og ansatte

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Lærer

Det å ha bilder av ansatte og elever i systemet kan forenkle flere prosesser, og mange skoler prioriterer at ansatte raskt skal få tilgang til bilder av elevene i skolestarten. 

Opplasting av bilder i Visma InSchool kan enten skje ved å laste opp en zipfil som inneholder mange filer, gjerne bildene til alle elever og ansatte på en gang, eller ved å laste opp ett og ett bilde. 

Obs! Visma InSchool har ikke systemstøtte for samtykke til bruk av bilder, og må derfor gjøres på "utsiden av" systemet. Det er heller ingen kobling mellom elever med hemmelig adresse og opplasting av bilder. Sørg derfor for å kun laste opp bilder som har samtykket til bruk. 

Opplastning av zipfil med flere bilder

For å laste opp en zipfil som inneholder mange bilder, må alle bildefilene være lagret med et spesifikt filnavn som automatisk genereres i Visma InSchool for alle som blir lagt til i systemet, slik at bildene skal knyttes til riktig person. 

Du kan hente ut disse filnavnene på to ulike måter:

Alternativ 1: Eksportfil

Hovedmeny > Innstillinger > Eksport

Her finner du "Eksportfil til fotograf" som nederste valg. Klikk Eksporter for å lastet ned en .CSV-fil som inneholder informasjon om ansatte og elever, blant annet en unik bildekode som bildet skal lagres som for å knytte rett bilde til rett person. Filen inneholder standardinformasjon som ikke kan tilpasses.

Merk! Dette er den eneste måte å hente bildekoden til ansatte, da alternativ 2 kun virker med elever.

Alternativ 2: Elevoversikt

Elever > Elevoversikt

1. Klikk på tannhjulet for å velge hvilken informasjon du ønsker å hente ut.
2. Merk at det er Foto-ID som gir informasjon om hvilket filnavn som er koblingen til elevene.
3. Det anbefales å eksportere denne informasjon til Excel/PDF-fil for et mindre utvalg av gangen, for eksempel per klasse eller programområde. Filtrer dermed på klasse/programområde.
4. Klikk Handlinger.
5. Og så Eksporter utvalg til Excel eller Eksporter utvalg til PDF.
6. Filen med valgt informasjon lastes ned til din datamaskin og kan sendes til fotograf. 

Etter fotografering

Bildene skal være i JPG-format, og bør være 350 x 350 piksler. Dersom filene er i større størrelse, blir disse skalert ned automatisk, men merk at bildene må være kvadratiske for å unngå hvit ramme rundt bildet i InSchool. Alle bildene, med korrekt bildefilnavn, lagres som en zip-fil uten undermapper.  Merk! Det vil altså ikke virke å komprimere en zip-fil av en mappe som inneholder bilder. Dette fører til at det blir en mappe inne i zip-filen. Det er viktig å kun markere alle bildene i en mappe når man komprimerer dette til å bli en zip-fil.

Det stilles ingen krav til navn for zipfilen. 

For å laste opp .zip-filen i systemet klikker du på:

Hovedmeny > Innstillinger > Elevopplasting

1. Klikk på Last opp bilder fra ZIP-fil. 
2. Klikk på Utforsk, og naviger til den plasseringen ZIP-filen ligger på din datamaskin.
3. Filen lastes opp, og bildene vil vil vises så snart de har blitt prosessert. Nye filer vil eventuelt overskrive gamle filer med sammen bildekode. 

Laste opp enkeltbilder

Dersom du ønsker å laste opp et bilde enkeltvis, gjør du det fra profilen til personen som skal ha nytt bilde. Skoleadministrasjonen kan laste opp for elever og ansatte. 

1. Søk opp den aktuelle profilen.
2. Klikk "last opp"-ikonet i hjørnet på bildet. 
3. Velg fil, og naviger deg til plasseringen av bildet på din datamaskin. Bildet må være i jpg-format.
4. Åpne filen.
5. Dette vil automatisk laste opp nytt bilde. Bildet vil da vises i systemet:

 

Det er mulig å skrive ut lister over elevene i en undervisningsgruppe med bilder. Gå følgende sti:

Hovedmeny > Undervisningsgruppe > Velg undervisningsgruppe(r) > Handlinger 
> Skriv ut elevliste med bilder

Du får deretter et valg om du vil sortere på elevens fornavn eller etternavn. Standard sortering er etternavn. Deretter velger du Skriv ut, og du får listen opp i et nytt vindu. Du kan da velge fra nettleservinduet om du vil skrive ut denne, eller å lagre den, eller begge deler.

 

 

Neste artikkel