2b.02 - Endre til nytt skoleår i systemet og registrere startdato for skoleåret

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Under planlegging av kommende skoleår har du jobbet i en visning av skoleåret som kun har vært synlig for deg. Men når det nye skoleåret nærmer seg, må det endres til nytt skoleår for alle brukerne i systemet. Det vil da være det nye skoleåret med tilhørende informasjon som ses når brukere logger på systemet. 

Skoleleder gjør dette, gjerne når skoleeier har gitt klarsignal for at et skoleår kan avsluttes og et nytt startes. 

Merk!

• Vær oppmerksom på at dette ikke må gjøres før 1. august i et skoleår, da dette vil medføre at inneværende skoleårs brukere ikke får logget på systemet.

Merk! Det er ikke nødvendig å endre skoleåret for alle brukere for å administrere inntaket - du kan bytte til neste skoleår kun for deg. Så kan du bytte for alle senere, når det er naturlig at alle brukere skal jobbe i det kommende skoleåret.

Endre skoleår for alle brukere

Forutsetter følgende tilganger:

• FORSIKTIG - Tilgang til å se skoleår under innstillinger og tilgang til å bytte skoleår for ALLE

Merk! Dette skal gjøres både på skoleeier- og skolenivå. 

Hovedmeny > Innstillinger > Skoleår

Øverst til høyre vil du se hvilket skoleår du er i. Klikk på skoleåret til høyre for kalenderikonet:

Du kommer da til en oversikt over skoleårene som er registrert i systemet:

Finn aktuelt skoleår, klikk Endre år og deretter Alle brukere.

Merk! Skoleåret blir endret umiddelbart i det du klikker knappen. Får du ikke opp knappen Alle brukere mangler du en tilgang. Tilgangen for å kunne endre for alle brukere heter "FORSIKTIG - Tilgang til å se skoleår under innstillinger og tilgang til å bytte skoleår for ALLE".

Det nye skoleåret med tilhørende data og innstillinger blir nå standard skoleår for alle som logger seg på.

Sjekk at standard startdato for elever er riktig

Til informasjon

• Det er kun skolene som kan administrere innstillinger for skolerute. Dermed er dette avsnittet basert på at hver skole må justere startdato for elev, hvis de ønsker en annen enn det som er standard satt, dvs. 1. august for hvert skoleår.
• Det er viktig at dette gjøres før du starter import av automatisk innlesing av VIGO inntaksfil for ditt fylke. 

Hovedmeny > Innstillinger > Skolerute

Før du kjører inntaket, skal du registrere elevenes startdato for skoleåret slik at de får rett startdato på programområde og fag i rapportering. Elever som kommer fra VIGO-inntaket eller blir hentet fra forrige skoleår via "Opprykk av elever" vil få startdatoen fra feltet som opprettes her, mens elever som registreres manuelt vil få startdatoen som blir valgt i registreringen. Elever som blir lagt til manuelt etter skolestart, vil få datoen for registrering som startdato.  

1. Gå til Innstillinger > Skolerute.
2. Finn feltet Startdato elever.
3. Velg første skoledag for elevene i henhold til skoleruta i kalenderen som kommer opp når du klikker i feltet.
4. Klikk Oppdater.

Neste artikkel