2a.19 - Registrere nytt timeplanoppsett

Relevant for rollen: 

• Skoleleder

Etter at du har opprettet en timeplanfil, er registrering av nytt timeplanoppsett neste steg. Dette gjøres under Timeplanoppsett i modulen Skoleårsplanlegging. Det er viktig at du gjør deg ferdig med dette oppsettet før du begynner å jobbe i Planlegging og Konstruksjon. Du kan likevel påstarte arbeidet med fag-og timefordeling i Fag- og timefordeling før du har ferdigstilt timeplanoppsettet. Det er i timeplanoppsettet du bestemmer skolens ringetider, når skoledagen starter, hvor lang en undervisningstime skal være og hvor lang en pause skal være.

Merk! Fag- og timefordeling, lærers beskjeftigelse og dokumentasjon av timetall vil gjøres i hele klokketimer, og systemet vil her regne om av seg selv.

Hovedmeny > Skoleårsplanlegging > Velg en timeplanfil > Timeplanoppsett

Når du oppretter en helt ny timeplanfil, vil det ligge inne et enkelt utkast til et timeplanoppsett. Du kan velge å bearbeide dette, men det enkleste vil ofte være å starte på nytt eller kopiere et oppsett fra tidligere timeplanfiler. For å gjøre dette, klikker du på Lag oppsett. Hvis du derimot oppretter en kopi av en eksisterende timeplanfil, vil timeplanoppsettet fra denne bli kopiert. Det er også slik at dersom du har brukt Visma InSchool i foregående skoleår, så vil standard timeplanoppsett når du lager en helt ny timeplanfil være det oppsettet du brukte i timeplanfila som du sist publiserte i forrige skoleår.

​​

I vinduet som kommer opp må du først gi oppsettet et navn.

I neste felt kan du velge om du vil kopiere et eksisterende oppsett ved å velge et bestemt oppsett fra en timeplanfil, eller om du vil lage nytt oppsett.

Skal du opprette et nytt oppsett, lar du rullegardinmenyen stå på Lag nytt oppsett. Så går du videre til å velge hvor mange perioder oppsettet skal ha. Dette antallet inkluderer både undervisning og pauser, og er mulig å redigere senere. Velg så når skoledagen skal starte, og hvor lang en standard timelengde og en standardpause skal være i minutter.

I tabellen nederst i bildet vises det oppsettet du er i ferd med å opprette. Her kan du klikke Endre form for å bytte mellom undervisning eller pause. Dette oppsettet blir valgt for alle ukedager i det nye oppsettet, men de enkelte dagene kan redigeres senere. Klikk Lagre når du er fornøyd med oppsettet. Du vil så tas tilbake til oversiktsbildet.

En standard timelengde er lengden på en undervisningstime. Du kan ikke ha forskjellige timelengder innad i ett oppsett, men du kan ha forskjellige pauselengder, som for eksempel ved storefri.

Senere i Skoleårsplanleggingen, i Planlegging, kan du definere lengre undervisningsøkter ved å legge sammen flere timelengder. I vårt eksempel her er standardtimelengden 40 minutter. Planlegging baserer seg på denne timelengden, og du kan der sikre økter på 2x40, 3x40, 4x40, 5x40 minutter og så videre inntil du har nådd maks antall perioder per dag.

Ønsker du å kopiere et timeplanoppsett, velger du Kopier eksisterende oppsett fra rullegardinmenyen Velg timeplanoppsett. Da ser boksen slik ut: 

Velg det timeplanoppsettet du ønsker å kopiere, og klikk på Kopier oppsett når du er fornøyd med valget ditt. Husk å gi oppsettet et navn.

Husk å slette det opprinnelige oppsettet hvis du ikke ønsker å benytte dette. Det gjør du ved å klikke på papirkurv-ikonet over det aktuelle oppsettet. 

Ved sletting av et oppsett, vil en varselboks dukke opp. Her kan du velge hvor du vil overføre de klassene som inngår i timeplanoppsettet du ønsker å slette. Bekreft ved å velge Slett. Skal du ta i bruk flere oppsett dekkes dette i kurs 2a - bruke flere timeplanoppsett.

​​Det er mulig å gjøre justeringer på enkeltdager i hovedvinduet. Du kan endre oppstarttidspunkt på enkeltdager og du kan velge om bestemte perioder skal være undervisningstimer eller pauser ved å klikke på hattesymbolet til høyre i hver enkelt undervisningstime. Ved å klikke på Rediger på den aktuelle pausen kan du endre pauselengden. Skriv inn ønsket lengde og klikk Lagre. Du kan ikke gjøre perioder som opprinnelig var pauser om til undervisningstimer uten å endre pauselengden til det samme som en undervisningstime, da disse ellers vil bli for korte. 

Nederst på hver enkelt dag kan du definere når skoledagen er midtveis. Dette vil gjøre at systemet vet når det er naturlig å dele dagen, for eksempel hvis en lærer har søkt om en halv arbeidsdag fri. Denne delingen vises med den røde streken midt i bildet.

Merk! Den automatiske timeplanleggeren forsøker å ikke legge undervisningsøkter som strekker seg over storefri - også vist med den røde streken.

Det røde minustegnet og det blå plusstegnet til høyre for hver rad lar deg slette perioden eller legge til perioder etter den aktuelle raden. 

Merk! Dette blir gjeldende for hele raden, mandag til fredag. Men dersom dagene har ulik lengde er det mulig å gjøre endringer på hver enkelt dag, eksempelvis dersom en dag er kortere enn andre så kan du legge pauser i de siste undervisningstimene.

Ved å klikke på det blå plusstegnet for å legge til en rad, vil et vindu åpne seg. Det er her mulig å velge mellom undervisning eller pauser, og du kan velge den lengden du ønsker på pausene. Eksempelvis vil vi anbefale å opprette storefri på denne måten, og andre pauser med ulik lengde. Den nye perioden blir gjeldende for alle skoledager i uken, og må eventuelt endres på enkeltdager som forklart tidligere.

Det er lurt å bruke god tid på timeplanoppsettet. Gjør du endringer her etter at du har timeplanlagt undervisningsøkter, kan dette blant annet føre til at disse faller ut av Konstruksjon, samt at undervisningstimelengden til de undervisningsgruppene du har lagt fordeling på i Planlegging forandres, og du vil måtte gjøre dette arbeidet på nytt. Det er også lurt å tenke gjennom om du skal gjøre valg her som vil være absolutte, for eksempel å fjerne 9. time.

Et annet scenario kan være at skolen aldri har undervisning i de siste timene på onsdag fordi lærerne har møtetid. Da kan du gjøre om disse timene til pauser, og det vil bli gjort umulig å legge timer der (og møtene kan timeplanlegges som aktivitet). Dette er vist i bildet nedenfor.

Merk! I det øyeblikket din første publisering er vellykket, vil du ikke lenger kunne endre på timeplanoppsettet før du starter planlegging av neste skoleår. Dette betyr at du ved første publisering av en timeplanfil låser deg til dette timeplanoppsettet gjennom resten av skoleåret.

Det er mulig for skolen å operere med flere timeplanoppsett. Les mer om dette i neste artikkel.

 Tips!

• Den lengden du velger som standard undervisningstimelengde er minstelengden for registrering av fravær for elev samt minsteenheten for vikaroppdrag, derfor frarådes det å ha eksempelvis 90 minutters undervisningstimelengde 
• Systemet krever et likt antall perioder per dag, men de behøver ikke være like lange eller av samme type. Dersom du skal ha færre økter en av dagene i uken er løsningen å legge de resterende periodene som pauser på slutten av dagen.'

Neste artikkel