4b.09 - Endre timefravær til dagsfravær (kontaktlærer)

Relevant for rollen:

• Kontaktlærer

Dersom en elev har vært borte en hel dag, må dette registreres slik at eleven får omgjort timefravær til dagsfravær. I Visma InSchool gjøres dette av kontaktlærer.

Hovedmeny > Registrer dagsfravær

• Søk eventuelt opp elev
• Velg aktuell dato

Standardvisningen er dagen i dag. Skal du endre fraværet for en annen dag, navigerer du deg i kalenderen ved å klikke på dato og velge aktuell dato for å endre timefraværet for eleven denne dagen. Du får kun lov til å føre dagsfravær for dagens dato eller tilbake i tid. Datoer frem i tid vil ikke være mulig å velge.

Merk! Kontaktlærer har ikke tidsfrist på å endre timefravær til dagsfravær på sine kontaktelever og kan gjøre dette på dagens dato eller tilbake i tid innenfor inneværende skoleår. Kontaktlærer kan ikke redigere dagsfravær fra tidligere skoleår.

Etter du har valgt dato du ønsker å føre dagsfravær vil du få opp oversiktsbilde over fraværet til dine kontaktelever på valgt dato.

Under hver elev vil du se en serie med ruter. Hver rute representerer en undervisningstime eller en aktivitet. Disse rutene gjenspeiler elevens timeplan på den valgte datoen. 

Disse rutene kan også ha forskjellige farger og koder:

• Rød rute med eventuell fraværskode (skjermbildet under viser fraværskode 'X') symboliserer fravær.
• Grønn hake symboliserer tilstedeværelse.
• Grå ('V' - VENTER) symboliserer at faglærer ikke har registrert oppmøte i disse undervisningstimene.

Når du skal registrere dagsfravær på en elev klikker du på den blå glidebryteren Til stede - dag:

Du vil nå se at glidebryteren blir svart og viser teksten Dagsfravær. Som standard vil det velge X - Udokumentert fravær. Deretter må du å endre fraværskoden ved å klikke på nedtrekkspilen til høyre i fraværskodefeltet:

Systemet vil nå oppdatere til korrekt fraværskoder på timefraværet. Tidligere ville alle timene få den samme fraværskoden som kontaktlærer har endret til via dagsfravær, men nå vil den følge denne logikken:

• Ved udokumentert dagsfravær som registreres med fraværskode X
  • vil undervisningstime/aktivitet hvor det er ført fravær med fraværskode D, M, R eller ! beholdes på timefraværet.
  • vil timer hvor det ikke er ført fravær (V - VENTER) eller det er ført Til stede registreres/endres med fraværskode X på timefraværet.

Undervisningstime/aktivitet = D	Dagsfravær = X	Time = D
Undervisningstime/aktivitet = M	Dagsfravær = X	Time = M
Undervisningstime/aktivitet = R	Dagsfravær = X	Time = R
Undervisningstime/aktivitet = !	Dagsfravær = X	Time = !
Undervisningstime/aktivitet = Til stede	Dagsfravær = X	Time = X
Undervisningstime/aktivitet = Ikke registrert oppmøte (V - VENTER)	Dagsfravær = X	Time = X

• Ved meldt dagsfravær som registreres med fraværskode M
  • vil timer hvor det er ført fravær med fraværskode D, M, R eller ! beholdes
  • vil timer med X-fravær overskrives til M
  • vil timer hvor det ikke er ført fravær (V - VENTER) eller det er ført Til stede registreres/endres med fraværskode M

Undervisningstime/aktivitet = D	Dagsfravær = M	Time = D
Undervisningstime/aktivitet = M	Dagsfravær = M	Time = M
Undervisningstime/aktivitet = R	Dagsfravær = M	Time = R
Undervisningstime/aktivitet = !	Dagsfravær = M	Time = !
Undervisningstime/aktivitet = Til stede	Dagsfravær = M	Time = M
Undervisningstime/aktivitet = Ikke registrert oppmøte (V - VENTER)	Dagsfravær = M	Time = M

• Ved å legge til dagsfraværskode D, R, ! eller Til stede vil funksjonaliteten forbli slik den er nå. Det vil si at når du setter dagsfravær:
  • D får alle timene den dagen fraværskode D.

Undervisningstime/aktivitet = D	Dagsfravær = D	Time = D
Undervisningstime/aktivitet = M	Dagsfravær = D	Time = D
Undervisningstime/aktivitet = R	Dagsfravær = D	Time = D
Undervisningstime/aktivitet = !	Dagsfravær = D	Time = D
Undervisningstime/aktivitet = Til stede	Dagsfravær = D	Time = D
Undervisningstime/aktivitet = Ikke registrert oppmøte (V - VENTER)	Dagsfravær = D	Time = D

• R får alle timene den dagen fraværskode R.

Undervisningstime/aktivitet = D	Dagsfravær = R	Time = R
Undervisningstime/aktivitet = M	Dagsfravær = R	Time = R
Undervisningstime/aktivitet = R	Dagsfravær = R	Time = R
Undervisningstime/aktivitet = !	Dagsfravær = R	Time = R
Undervisningstime/aktivitet = Til stede	Dagsfravær = R	Time = R
Undervisningstime/aktivitet = Ikke registrert oppmøte (V - VENTER)	Dagsfravær = R	Time = R

• ! får alle timene den dagen fraværskode !.

Undervisningstime/aktivitet = D	Dagsfravær = !	Time = !
Undervisningstime/aktivitet = M	Dagsfravær = !	Time = !
Undervisningstime/aktivitet = R	Dagsfravær = !	Time = !
Undervisningstime/aktivitet = !	Dagsfravær = !	Time = !
Undervisningstime/aktivitet = Til stede	Dagsfravær = !	Time = !
Undervisningstime/aktivitet = Ikke registrert oppmøte (V - VENTER)	Dagsfravær = !	Time = !

Merk! Når du fører dagsfravær vil dette påvirke all skolerelatert aktivitet som foregår på denne datoen, også aktiviteter som arrangeres på kveldstid.

Når du er ferdig med registrering av dagsfravær for en dato må du klikke på Registrer dagsfravær. 

Du får nå en bekreftelsesmelding hvor det står "Lagret".

Du har nå gjort om timefraværet til dagsfraværet. Du kan nå se dette dagsfraværet i elevens fraværsoversikt:

Oversikt fravær

Som kontaktlærer kan du også se en oversikt over hele ukens fravær for dine elever. Dette gjør du ved å klikke på fanen “Oversikt fravær” under hovedmenyen Registrer dagsfravær. 

Listen er delt opp i ruter der hver rute representerer en time. Du kan søke på navn for å få opp en enkeltelev og se hans eller hennes fravær denne uken. For å navigere mellom uker, klikker du på datoen oppe i høyre hjørne. Til høyre i tabellen kan du se antall timer eleven har vært fraværende den valgte uken. 

Dersom oppmøte ikke er registrert, vil eleven ha hvite ruter i oversikten. Har eleven vært til stede, vil rutene være grønne. Dersom det har vært registrert fravær på en elev, vil rutene være røde og ha den aktuelle fraværskoden.

Klikker du på en av fraværstimene, får du opp detaljer om fraværet for denne timen, når timen ble avholdt og hvilket fag det gjelder. Du kan også klikke på “Se elevens fravær” for å komme til elevens fraværsside.  Klikker du på elevens navn, kommer du til oversikten over elevens totale fravær. 

Det finnes også en dagsvisning der du får en mer detaljert visning over alle elevenes fravær. 

Skoleleder har også tilgang til denne visningen, og kan se fravær for alle elevene. Det gjør du ved å søke opp aktuell klasse, kontaktlærer eller undervisningsgruppe. Les mer om hvordan skoleledere følger opp fravær i artikkelen kurs 4a - Fraværsoppfølging.

 

 

 

Neste artikkel