3.18 - Registrering av skoleinterne fraværstyper for ansatte

 

Relevant for rollen:

• Skoleeier

Innhold:

• Innledning
• Registrere ny fraværstype
• Redigering av allerede eksisterende fraværstype

Innledning

I Visma InSchool kan du som skoleeier administrere lokale (eller "interne") fraværstyper. For offentlige skoler som har et tilkoblet HR-system vil disse fraværstypene komme i tillegg til dem som har blitt overført fra HR-systemet. For private skoler vil de interne fraværstypene være de eneste som foreligger.

For ansatte ved offentlige skoler er det behov for interne fraværstyper for å registrere fravær som for eksempel tjenestereiser, møter i undervisningstiden og annet som gjør at en lærer uteblir fra egen undervisning uten å være borte fra jobb.

Hensikten med å registrerer alt fravær, er at skolen og automatikken i systemet skal ha oversikt over hvem som til enhver tid er til stede og dermed hvilke lærere som kan nyttes som vikarer.

Hovedmeny > Kodeverk > FINT fraværstype

Her vil du finne en oversikt over alle fraværstyper som registrert og tilgjengelige for bruk på skolen(e). 

Registrere ny fraværstype

Hvis en skole ikke er koblet mot et HR-system, må alle aktuelle fraværstyper registreres her. Hvis man har en integrasjon mot et HR-system, vil man her kunne registrere fraværstyper som ikke er i HR-systemet, og som det ikke er aktuelt å integrere med dette.

Gå til:

Hovedmeny > Kodeverk > FINT fraværstype > Opprett ny fraværstype

Du kommer da til følgende skjermbilde som du fyller ut i henhold til veiledningen lenger ned:

1. “System ID” og “Verdi” kobles eventuelt til HR-systemet. Er det en fraværstype som ikke skal overføres til HR, som for eksempel ekskursjon, må det settes en System ID og verdi som ikke er benyttet i HR-systemet. 
2. I kode skriver du “fravarstype” og under beskrivelse en passende beskrivelse av fraværstypen – for eksempel “Tjenestereise”.
3. Skriv hvilken kategori fraværstypen skal ligge i, slik at man kan velge årsak fra ulike kategorier. Disse kategoriene er egentlig et fritekstfelt, og de må skrives likt for at opplistingen av kategorier blir systematisk. Kategorien er en inndeling av fraværstypene for å gjøre det enklere for brukeren å velge riktig fraværstype. Denne kategorien kan for eksempel hete Fravær fra undervisning.
4. Huk av dersom du ønsker at koden skal være gradert. Det betyr at denne fraværstypen kan dekke deler av en dag med et fra-klokkeslett og et til-klokkeslett, eller deler av flere dager. Videoer som forklarer hvordan ansatte skal registrere fravær eller søknad om permisjon, beskriver dette nærmere.
5. Angi eventuelt dato for fraværstypens gyldighet – både med start- og sluttdato. Dette kan eksempelvis være aktuelt dersom fylkeskommunen har et tidsbegrenset prosjekt som lærere kan delta i, og som kan skape fravær i undervisningen.
6. Du kan registrere en eventuell kontoart der vikarlønn skal konteres. Dette under feltet Art.
7. Avslutt med å klikke på Lagre.
8. Hvis en fraværstype skal slettes, registrerer man en sluttdato som er passert. Da vil ikke denne fraværstypen vises lenger.

Den nye fraværstypen vil nå være tilgjengelig under fanen “FINT fraværstype” og vises når ansatte skal registrere fravær.

Til toppen

Redigering av allerede eksisterende fraværstype

Klikk på forstørrelsesglasset til høyre for fraværstypen du vil redigere:

og klikk deretter på Rediger.

På siden du får opp kan du endre på de samme feltene som når man oppretter en ny fraværstype, med unntak av System-ID. Husk å klikke på Lagre til slutt for at endringene skal ta effekt!

Til info

• Dersom du ønsker å slette en fraværstype, gjøres dette ved å justere sluttdatoen. Ved å sette sluttdatoen for en fraværstype til dagens dato eller tidligere, vil fraværstypen fjernes. Det anbefales å fjerne uaktuelle fraværstyper for brukerne.

Til toppen

Neste artikkel