2a.41a - Automatisk timeplanlegging på større deler av timeplanen - global timeplanlegger

Relevant for rollen: 

• Skoleleder

Hovedmeny > Skoleårsplanlegging > Velg en timeplan > Konstruksjon

Ved å benytte den automatiske timeplanleggeren kan du bruke automatikk til å timeplanlegge hele eller deler av undervisningen. Dette kan være tidsbesparende, og automatikken kan foreslå løsninger du kanskje ikke hadde tenkt på selv.

Timeplanleggeren tar hensyn til en rekke innstillinger du har gjort tidligere i prosessen; rompreferanser du har definert i Planlegging, i tillegg til romkapasiteten, og vil ikke timeplanlegge undervisningsøkter der det ikke er tilstrekkelig romkapasitet. Den vil også hensynta preferansene du har satt i Preferanser og innstillingene til aktiviteter dersom aktivitetene er timeplanlagt.

Visma InSchool har nå to ulike automatiske timeplanleggere, som har ulike tilnærminger:

• Selektiv timeplanlegger: Du velger selv hvilke økter (via undervisningsgruppekomponenter) som skal timeplanlegges automatisk. Dette er en ny funksjonalitet som ble sluppet våren 2024 og hensikten er at det skal være lavere terskel og enklere å bruke automatikk for skolene fordi timeplanleggeren ikke hensyntar hele skolens timeplan, men kun ditt egendefinerte utvalg komponenter. Se Kurs 2a - Automatisk timeplanlegging på mindre deler av timeplanen - Selektiv timeplanlegger.
• Global timeplanlegger: Denne timeplanlegger alle opprettede økter for alle komponenter med fordeling. Vi kaller den "global" i betydningen "altomfattende", fordi den ser på hele skolens timeplan som en helhet, og ikke kun på en utvalgt del av timeplanen, slik som ved selektiv timeplanlegging. Dette er den automatiske timeplanleggeren som har vært i systemet lenge, og som har blitt videreutviklet.

Denne artikkelen handler om den globale timeplanleggeren.

I denne artikkelen kan du lese om:

• Forarbeid til automatisk timeplanlegging
• Innstillinger for automatisk timeplanlegger
• Start global timeplanlegger
• Hvordan jobber den automatiske timeplanleggeren?
• Hvor lenge skal jeg la automatikken kjøre?
• Kontrollsjekk resultatet

Forarbeid til automatisk timeplanlegging 

Mye av forarbeidet til den automatiske timeplanleggingen er beskrevet i andre kurs, som er lenket til i listen under. Det øvrige forarbeidet står beskrevet lenger ned.

• Knytt lærere til undervisningsgrupper
• Timeplanlegg det som må ligge på spesifikke tidspunkt først
  • Kurs 2a - Manuell timeplanlegging Del 1 og Kurs 2a - Manuell timeplanlegging Del 2
• Legg undervisningsgrupper i parallelleggingsgrupper hvis du ønsker at de skal ligge parallelt på timeplanen
• Planlegg ev. for periodisering for komponenter automatikken skal hensynta
• Legg fordeling på komponenter som automatikken skal timeplanlegge
  • Det er du som bestemmer fordelingen av årstimene per uke
  • Når det ikke er lagt fordeling, vil det ikke finnes noen økter som kan legges ut
• Legg rompreferanser som du vil skal hensyntas
• Registrer preferanser og regler du vil automatikken skal følge eller prøve å følge
• Legg inn aktiviteter og husk å registrere innstillinger for hvorvidt automatikken skal hensynta aktiviteten eller ikke

• Kontroller gjennomførbarhet

  • Merk at det er to knapper: global og selektiv timeplanlegging.

  • Gjennomførbarhetskontrollen sjekker åpenbare konflikter og at det er rom tilgjengelig.

  • Hvis den gir feilmeldinger, må disse rettes opp i før det har noen hensikt å la automatikken overta.

  • Obs! Disse feilmeldingene er ikke de samme som de du finner i feilmeldingslistene (og som omtales i neste punkt).
• Rett opp i feilmeldinger som vil hindre automatikken i å kjøre
  • Selektiv timeplanlegging: Du kan ikke ha noen feil som gjelder de inkluderte komponentene. Feil på ekskluderte komponenter, går greit.
  • Global timeplanlegging: Du kan ikke ha noen feilmeldinger. 

Innstillinger for automatisk timeplanlegger

Når du har rettet opp i feilmeldinger, kjørt gjennomførbarhetskontrollen, og den gir klarsignal på at timeplanen er gjennomførbar, skal du sette innstillinger for den automatiske timeplanleggeren. Klikk på Handlinger og Innstillinger for automatisk timeplanlegging.

I dette vinduet kan du velge hvordan du vil at den automatiske timeplanleggeren skal legge ut undervisningsøkter for deg ved å velge modus og sette ulike vektinger.

Valg av modus

Først må du velge hvilket modus du ønsker å kjøre automatikken i. Denne angir hvorvidt du vil la den automatiske timeplanleggeren gjøre tilpasninger eller ikke for å oppnå årstimetallet i den enkelte undervisningsgruppe. 

Normaløktmodus

I Normaløktmodus legger den automatiske timeplanleggeren kun ut undervisningsøkter basert på den fordelingen og de ukene du har definert i undervisningsgruppekomponentene (normaløkter).

Når du kjører den automatiske timeplanleggeren, vil den finne det mest optimale tidspunktet for undervisningsøktene i hovedoversikten.

Årstimetallsmodus
Med Årstimetallsmodus gir du den automatiske timeplanleggeren frihet til å forsøke å timeplanlegge hele årstimetallet i alle undervisningsgrupper som har fordeling. Den vil først legge ut undervisningsøkter basert på den fordelingen og de ukene du har definert i undervisningsgruppekomponentene. Deretter vil den forsøke å oppnå årstimetallet i alle undervisningsgrupper som har fordeling. Dette kan innebære at enkelte uker kan avvike fra hovedoversikten. Enten ved at undervisningsøktene kan bli timeplanlagt på andre tidspunkt eller dager, eller at den automatiske timeplanleggeren lager og timeplanlegger ekstra undervisningsøkter i enkelte uker.

Når du velger denne modusen, vil du få oversikt over hvordan øktene er timeplanlagt i de enkelte ukene i ukesoversikten i Konstruksjon eller i årsoversikten i Planlegging. Når den automatiske timeplanleggeren avviker fra fordelingen og ukene du har definert i undervisningsgruppene, vil disse undervisningsøktene være synlig som avviksøkter eller ekstraøkter i årsoversikten.

Merk! Årstimetallsmodus er kun tilgjengelig for global timeplanlegging.

Vekting av regler

Etter du har valgt modus, kan du sette vektinger for den automatiske timeplanleggeren. Du kan vekte for viktigheten av å bevare fordelingen, viktigheten av å unngå hull i timeplanen, viktigheten av å unngå undervisningsøkter over pauser og viktigheten av å unngå å legge økter fra samme undervisningsgruppe på påfølgende dager. Tre av disse kan du slå helt av ("Ingen") og du kan ellers velge Lav, Middels eller Høy.

Unngå flere økter i samme undervisningsgruppe på samme ukedag

Denne vektingen forteller den automatiske timeplanleggeren viktigheten av å unngå å timeplanlegge undervisningsøkter fra samme undervisningsgruppe på samme dag. En høy vekting vil minske sannsynligheten for at økter fra samme undervisningsgruppe havner på samme dag. 

Unngå hull i timeplanen
Her kan du angi viktigheten av å unngå hull i timeplanen for elever. En høy vekting vil minske sannsynligheten for at det blir hull i timeplanen. 

Unngå at økter legges over pause
Her kan du angi viktigheten av at den automatiske timeplanleggeren skal unngå å legge undervisningstimer over pauser. Den automatiske timeplanleggeren vil alltid forsøke å unngå undervisningsøkter over lunsj (der du har markert en halv dag) uavhengig av denne vektingen. Desto lenger pausene varer desto mer vil vektingen gjelde. Det betyr at dersom du har et timeplanoppsett med pauser på 5 og 10 minutter, vil den automatiske timeplanleggeren heller legge en dobbelttime over den korteste pausen. 

Unngå å legge økter fra samme undervisningsgruppe på påfølgende dager

Denne vektingen handler om i hvilken grad den automatiske timeplanleggeren skal forsøke å spre økter fra samme undervisningsgruppe utover uka, altså at den prøver å ha en avstand på en eller flere dager mellom to økter.

Når gjennomførbarhetskontrollen har gitt grønt lys og innstillinger for automatikken er satt, er du klar til å starte den automatiske timeplanleggeren.

Start global timeplanlegger

Klikk på Timeplanlegg økter i Konstruksjon og velg Start global timeplanlegger. 

Du vil da få opp en dialogboks med en advarsel som sier at alle ulåste økter vil bli nullstillt. Dersom du har kjørt den automatiske timeplanleggeren tidligere og ønsker å beholde noen av øktene, må du gå tilbake og låse dem før du klikker Start timeplanlegger i dialogboksen nedenfor.

Hvordan jobber den automatiske timeplanleggeren?

Når den automatiske timeplanleggeren har startet, vil prosentandelen gå veldig fort opp til et høyt tall og kan stå lenge uten å endre seg. Selv om prosentandelen ser ut til å ha stoppet å øke arbeider fortsatt automatikken med å optimalisere timeplanen, som for eksempel å unngå hull i timeplanen og ta hensyn til flere preferanser, og denne optimaliseringen skjer ved at den jobber i runder. I hver runde starter den med en tom timeplan (bortsett fra de låste øktene), og starter å timeplanlegge økter. Hver runde er en ulik løsning. Den løsningen som synes i brukergrensesnittet, er den beste løsningen hittil.

Hvor lenge skal jeg la automatikken kjøre?

Timeplanleggeren stopper etter 30 minutter. Du har mulighet til å stoppe den før dette, men vi anbefaler at du venter denne halvtimen.

Du vil se fremdriften som prosentlagte timer, som del av totalt antall årstimer fra Årstimer-kolonnen i Planlegging. Du vil merke at de fleste timene legges ut de første 10 til 15 minuttene. Skulle resultatet som vises i hovedoversikten allerede da se utilfredsstillende ut, kan prosessen avbrytes ved å klikke på Stopp. Deretter kan nødvendige justeringer av preferanser og lignende gjøres for så å starte timeplanleggeren igjen. Ønsker du å teste hva utfallet blir med ulike preferanser og låste økter, trenger du altså ikke la den kjøre i en halvtime.

Kontrollsjekk resultatet

Når den automatiske timeplanleggeren er ferdig med å timeplanlegge, får du en generell oversikt over året i Hovedoversikten i Konstruksjon. Har du brukt normaløktmodus, vil du få en fullstendig oversikt over undervisningsøktene den automatiske timeplanleggeren har timeplanlagt i hovedoversikten. Dersom det er undervisningsøkter den automatiske timeplanleggeren ikke har funnet tid til, vil disse være synlige under tilgjengelige økter. 

Når den automatiske timeplanleggeren er ferdig med å timeplanlegge, skal du gå tilbake til Planlegging for å kontrollere differansen mellom årstimene et fag skal ha, og de timene som er lagt ut. Da bruker du kolonnen Differanse, helt til høyre i Planlegging.

For å se detaljene til hvordan en undervisningsgruppe har blitt timeplanlagt kan du klikke inn på undervisningsgruppekomponenten. Da kommer du direkte til Årsoversikt for komponent i underfanen Alle økter. Her ser du hvordan den automatiske timeplanleggeren har lagt ut undervisningstimene i denne komponenten. Har du valgt Årstimetallsmodus vil du her kunne se om den automatiske timeplanleggeren har lagt ut ekstra økter eller avviksøkter i forsøk på å nå årstimetallet. Dette kan du også se uke for uke i Konstruksjon. 

Ønsker du å se informasjon om hvilke innstillinger som ble lagt inn før de automatiske prosessene ble kjørt, klikker du på underfanen Detaljer når du er inne i Årsoversikt for komponent. I tillegg til informasjon om innstillinger vil du her også kunne se om det er automatikken som har timeplanlagt økter, eller om det er du som manuelt har gjort det. For mer informasjon se kurs 2a - Oversikt etter automatiske prosesser. 

Obs!

• Komponenter med 0 timer i allokering vil ikke bli timeplanlagt av den automatiske timeplanleggeren selv om de har fordeling.

Denne videoen er noe utdatert, vennligst sjekk artikkelen.

Neste artikkel

• Nysgjerrig på hvordan skoler jobber med automatisk timeplanlegging?
  Les om hvordan Skarnes vgs gjør det i metodeartikkelen i vedlegget under.