2a.41 - Automatisk timeplanlegging

Relevant for rollen: 

• Skoleleder

Hovedmeny > Skoleårsplanlegging > Velg en timeplan > Konstruksjon

Den automatiske timeplanleggeren timeplanlegger automatisk undervisningsøkter for alle undervisningsgruppekomponenter som har fått fordeling og som ikke er manuelt timeplanlagt. Den tar hensyn til rompreferanser du har definert i Planlegging, i tillegg til romkapasiteten, og vil ikke timeplanlegge undervisningsøkter der det ikke er tilstrekkelig romkapasitet. Den vil også hensynta preferansene du har satt i Preferanser og innstillingene til aktiviteter dersom aktivitetene er timeplanlagt.

Merk! Den automatiske timeplanleggeren kan kun kjøres dersom timeplanfilen ikke inneholder feil. Et varsel om feil i Skoleårsplanleggeren er en konflikt mellom to krav, og automatikken vil ikke kunne ta et valg i disse tilfellene. Du som skoleårsplanlegger må derfor løse opp i alle feil før automatikken kan kjøres. Advarsler påvirker ikke automatikken. 

Før du starter den automatiske timeplanleggeren, kan du gjøre forskjellige handlinger som du velger under handlingsknappen.

Under handlingsknappen har du følgende valg som berører automatikken:

• Kontroller gjennomførbarhet. Her sjekkes åpenbare konflikter og at det er rom tilgjengelig. (se kurs 2a - Kontroller gjennomførbarhet). Du bør kjøre gjennomførbarhetskontrollen før du  starter den automatiske timeplanleggeren. Hvis den gir feilmeldinger, må disse rettes opp i før det har noen hensikt å la automatikken overta.
  
• Innstillinger til automatisk timeplanlegger. Se lenger ned i artikkelen for mer informasjon.
• Tildel rom automatisk. Dette gjør du først etter at du har generert en timeplan (kurs 2a - Romtildeling).
• Nullstill alle timeplanlagte timer. Her kan du slette alle timer som er lagt tidligere av den automatiske timeplanleggeren og som du ikke har låst manuelt. Dette gjør at automatikken kan starte helt på nytt, og legge alle ikke låste timer på nytt for å finne en mulig bedre løsning enn tidligere.
• Nullstill automatisk romtildeling. Her kan du fjerne all tidligere romtildeling som ikke er lagt manuelt og låst til timeplanen. Dette gjør at automatikken kan starte på nytt med automatisk romtildeling.

Innstillinger for automatisk timeplanlegger

Når du har rettet opp i feilmeldinger, kjørt gjennomførbarhetskontrollen, og den gir klarsignal på at timeplanen er gjennomførbar, skal du sette innstillinger for den automatiske timeplanleggeren. Klikk på Handlinger og Innstillinger for automatisk timeplanlegging. I dette vinduet kan du velge hvordan du vil at den automatiske timeplanleggeren skal legge ut undervisningsøkter for deg ved å velge modus og sette ulike vektinger.

Valg av modus

Først må du velge hvilket modus du ønsker å kjøre automatikken i. Denne angir hvorvidt du vil la den automatiske timeplanleggeren gjøre tilpasninger eller ikke for å oppnå årstimetallet i den enkelte undervisningsgruppe. 

Normaløktmodus

Velger du Normaløktmodus vil den automatiske timeplanleggeren kun legge ut undervisningsøkter basert på den fordelingen og de ukene du har definert i undervisningsgruppekomponentene (normaløkter). Når du kjører den automatiske timeplanleggeren, vil den finne det mest optimale tidspunktet for undervisningsøktene i hovedoversikten.

Årstimetallsmodus
Velger du Årstimetallsmodus gir du den automatiske timeplanleggeren frihet til å forsøke å timeplanlegge hele årstimetallet i alle undervisningsgrupper som har fordeling. Den vil først legge ut undervisningsøkter basert på den fordelingen og de ukene du har definert i undervisningsgruppekomponentene. Deretter vil den forsøke å oppnå årstimetallet i alle undervisningsgrupper som har fordeling. Dette kan innebære at enkelte uker kan avvike fra hovedoversikten. Enten ved at undervisningsøktene kan bli timeplanlagt på andre tidspunkt eller dager, eller at den automatiske timeplanleggeren lager og timeplanlegger ekstra undervisningsøkter i enkelte uker. Når du velger denne modusen vil du få oversikt over hvordan øktene er timeplanlagt i de enkelte ukene i ukesoversikten i Konstruksjon eller i årsoversikten i Planlegging. Når den automatiske timeplanleggeren avviker fra fordelingen og ukene du har definert i undervisningsgruppene, vil disse undervisningsøktene være synlig som avviksøkter eller ekstraøkter i årsoversikten.

Vekting av regler

Etter du har valgt modus, kan du sette vektinger for den automatiske timeplanleggeren. Du kan vekte for viktigheten av å bevare fordelingen, viktigheten av å unngå hull i timeplanen og viktigheten av å unngå undervisningsøkter over pauser. 

Unngå flere økter i samme undervisningsgruppe på samme ukedag

Denne vektingen forteller den automatiske timeplanleggeren viktigheten av å unngå å timeplanlegge undervisningsøkter fra samme undervisningsgruppe på samme dag. En høy vekting vil minske sannsynligheten for at økter fra samme undervisningsgruppe havner på samme dag. 

Unngå hull i timeplanen
Her kan du angi viktigheten av å unngå hull i timeplanen for elever. En høy vekting vil minske sannsynligheten for at det blir hull i timeplanen. 

Unngå at økter legges over pause
Her kan du angi viktigheten av at den automatiske timeplanleggeren skal unngå å legge undervisningstimer over pauser. Den automatiske timeplanleggeren vil alltid forsøke å unngå undervisningsøkter over lunsj (der du har markert en halv dag) uavhengig av denne vektingen. Desto lenger pausene varer desto mer vil vektingen gjelde. Det betyr at dersom du har et timeplanoppsett med pauser på 5 og 10 minutter, vil den automatiske timeplanleggeren heller legge en dobbelttime over den korteste pausen. 

Unngå å legge økter fra samme undervisningsgruppe på påfølgende dager

Denne vektingen handler om i hvilken grad den automatiske timeplanleggeren skal forsøke å spre økter fra samme undervisningsgruppe utover uka, altså at den prøver å ha en avstand på en eller flere dager mellom to økter.

Når gjennomførbarhetskontrollen har gitt grønt lys og innstillinger for automatikken er satt, er du klar til å starte den automatiske timeplanleggeren.

Start timeplanlegger

Klikk på Start timeplanlegger i Konstruksjon. 

Når den automatiske timeplanleggeren har startet, vil prosentandelen gå veldig fort opp til et høyt tall og kan stå lenge uten å endre seg. Selv om prosentandelen ser ut til å ha stoppet å øke arbeider fortsatt automatikken med å optimalisere timeplanen. For eksempel som å unngå hull i timeplanen og ta hensyn til flere preferanser. Den automatiske timeplanleggeren vil kjøre i tre timer og deretter stoppe av seg selv hvis brukeren ikke stopper den tidligere. Vi anbefaler at du lar den kjøre de tre timene. Du vil se fremdriften som prosentlagte timer, som del av totalt antall årstimer fra Årstimer-kolonnen i Planlegging. Du vil merke at de fleste timene legges ut de første 10 til 15 minuttene. Skulle resultatet som vises i hovedoversikten allerede da se utilfredsstillende ut, kan prosessen avbrytes ved å klikke på Stopp. Deretter kan nødvendige justeringer av preferanser og lignende gjøres for så å starte timeplanleggeren igjen. Ønsker du å teste hva utfallet blir med ulike preferanser og låste timer, trenger du altså ikke la den kjøre i tre timer.

Kontrollsjekk resultatet

Når den automatiske timeplanleggeren er ferdig med å timeplanlegge, får du en generell oversikt over året i Hovedoversikten i Konstruksjon. Har du brukt normaløktmodus, vil du få en fullstendig oversikt over undervisningsøktene den automatiske timeplanleggeren har timeplanlagt i hovedoversikten. Dersom det er undervisningsøkter den automatiske timeplanleggeren ikke har funnet tid til, vil disse være synlige under tilgjengelige økter. 

Når den automatiske timeplanleggeren er ferdig med å timeplanlegge, skal du gå tilbake til Planlegging for å kontrollere differansen mellom årstimene et fag skal ha, og de timene som er lagt ut. Da bruker du kolonnen Differanse, helt til høyre i Planlegging.

For å se detaljene til hvordan en undervisningsgruppe har blitt timeplanlagt kan du klikke inn på undervisningsgruppekomponenten. Da kommer du direkte til Årsoversikt for komponent i underfanen Alle økter. Her ser du hvordan den automatiske timeplanleggeren har lagt ut undervisningstimene i denne komponenten. Har du valgt Årstimetallsmodus vil du her kunne se om den automatiske timeplanleggeren har lagt ut ekstra økter eller avviksøkter i forsøk på å nå årstimetallet. Dette kan du også se uke for uke i Konstruksjon. 

Ønsker du å se informasjon om hvilke innstillinger som ble lagt inn før de automatiske prosessene ble kjørt, klikker du på underfanen Detaljer når du er inne i Årsoversikt for komponent. I tillegg til informasjon om innstillinger vil du her også kunne se om det er automatikken som har timeplanlagt økter, eller om det er du som manuelt har gjort det. For mer informasjon se kurs 2a - Oversikt etter automatiske prosesser. 

Når du har gjort de nødvendige manuelle justeringene og er fornøyd med timeplanleggingen av undervisningsøktene kan du bruke den automatiske romtildelingen. Klikk på Handlinger og Tildel rom automatisk. Se for øvrig kurs 2a - Romtildeling.

Merk! Komponenter med 0 timer i allokering vil ikke bli timeplanlagt av den automatiske timeplanleggeren selv om de har fordeling.

• Nysgjerrig på hvordan skoler jobber med automatisk timeplanlegging?
  Les om hvordan Skarnes vgs gjør det i metodeartikkelen i vedlegget under.