3.02 - Ansattopplysninger

Relevant for rollen:

• Ansatt
• Skoleleder
• Skoleadministrasjon

Ansattoversikten

Menypunktet Ansatte > Ansattoversikt gir en oversikt over alle ansatte ved skolen. Informasjonen man ser i oversikten avhenger av hvilken rolle og tilganger man har i systemet. Lærere vil for eksempel bare se en enkel liste, mens skoleledere får en utfyllende liste med mulighet for å klikke på den ansattes navn for å få ytterligere informasjon.

Ansattoversikten inneholder mye informasjon og ikke alle kolonner er aktivert i utgangspunktet. Raden med prikker over tabellen (1) viser hvor mange kolonner som er synlige innenfor skjermbildet (blå farge) og hvor mange flere som strekker seg utenfor skjermen (grå farge). Ved å klikke på tannhjulet til høyre ser du hvilke kolonner som er aktivert (2) og hvilke som er deaktivert (3). Rekkefølgen på kolonnene i skjermbildet kan endres ved å slepe kolonnetittelen oppover eller nedover i denne lista.

Øvrige artikler i kurs 3 omtaler forskjellige deler av ansattoversikten.

Personalia

Under menypunktet Ansatte og Personalia finner du informasjonen som er lagret om deg selv i Visma InSchool. En rask måte å komme til dette menyvalget på, er å trykke på navneknappen øverst til høyre, og deretter Min profil. Alternativt gå følgende sti i menyen til venstre:

Hovedmeny > Ansatte > Personalia

 

Her finner du følgende skjermbilde:

 

 

Under Personalia finner du ulik informasjonen som hentes fra skolens personalsystem (HR-system). Hvis du ser opplysninger som er feil, må det gis beskjed til din nærmeste leder eller den ved skolen som håndterer informasjonen om ansatte i HR-systemet.

Ved å trykke på knappen Handlinger, har du som ansatt/lærer to valg:

1. Sett Hovedskole. Dette feltet er aktuelt hvis en lærer er ansatt ved to eller flere skoler, og for setting av sensorkompetanse. Hvis man er ansatt på to eller flere skoler, må den skolen der man arbeider mest, eller den som har det personalmessige hovedansvaret, settes som hovedskole. Dette har betydning for oppdatering av sensorkompetanse, som må gjøres på hovedskolen. Feltet er også viktig for å kunne sende ut forespørsel om oppdatering av sensorkompetansen,  se artikkel 5a.05 - Ajourhold av sensorkompetanse
2. Vis/Skjul personopplysninger. Dette gir kontaktlærer mulighet til å skjule sitt telefonnummer eller e-post fra sine kontaktelever og deres kontaktpersoner.

Den blå opplastingsknappen under bildet av den ansatte (se figur ovenfor) gir mulighet til å laste opp et bilde.  

Skoleleder har i tillegg et valg om å kunne skjule en ansatt fra ansattlisten, dersom det skulle være nødvendig. Dette vil gjøre at kolleger ikke lenger ser vedkommendes navn i denne listen. 

Under menyvalget Stilling kan du se informasjon om stillingen din ved skolen.  Skoleleder har under Handlingsknappen mulighet til å velge om en stilling skal inkluderes eller ekskluderes fra skoleårsplanlegging. En lærer som ikke er "inkludert i skoleårsplanlegging" kan ikke tildeles fast undervisning i modulen skoleårsplanlegging. Under den samme handlingsknappen kan skoleleder dessuten sette at læreren skal ha/ikke ha arbeidsplan.

Andre menyvalg er blant annet Kompetanse, Preferanser, Konto og Fravær.

• Kompetanse: Viser fagene du har undervisningskompetanse i. 
  
  • Se denne artikkelen om undervisningskompetanse. Hvis du mangler fag på listen, bør du gi beskjed til din nærmeste leder.
  • Se denne artikkelen om sensorkompetanse. Denne oppdateres gjerne hvert år.
• Preferanser: Viser dine ønsker med tanke på timeplanleggingen. Se egen artikkel for preferanser. 
• Fravær: Viser ditt fravær. Du registrerer også selv ditt fravær på denne siden. Se denne artikkelen for en gjennomgang av dette. 

Hva skjer når en ansatt slutter?

Ettersom systemet tar vare på historikk så vil alle tidligere ansatte fortsatt foreligge inne i systemet. Det er imidlertid ofte ikke nødvendig å kunne se dem i forskjellige lister og visninger, og det kan dessuten være situasjoner der det er ønskelig å skru av slik visning.

For mer informasjon om hvordan systemet håndterer ansatte som har sluttet, se artikkel 3.26 - Når en ansatt slutter.

Utenlandske lærere som lønnes fra hjemlandet

Språkassistenter som lønnes fra hjemlandet, må være registrert i HR-systemet med et fiktivt fødselsnummer i de tilfellene der de oppholder seg i Norge i et gitt tidsrom og skal ikke lønnes fra Norge. I disse tilfellene blir de ikke tildelt et norsk fødselsnummer da lønn og andre ytelser er fra hjemlandet. Et fiktivt fødselsnummer i HR-systemet blir en forutsetning for at vedkommende skal eksponeres fra HR-systemet til FINT, som igjen gir en import til Visma InSchool. Dette er en forutsetning hvis vedkommende skal ha en tilgang til Visma InSchool.

Fiktive ansatte

Når et nytt skoleår skal planlegges før prosessen med tilsetting av en ny lærer er fullført, kan skoleleder eller skoleadministrator med rettigheter til det, registrere en fiktiv ansatt. 

Hovedmeny > Legg til ny ansatt > Huk av for Fiktiv ansatt for timeplanlegging

Du får et registreringsbilde der du kan registrere en fiktiv ansatt som kan nyttes til timeplanlegging.

 

Fyll ut de feltene som er obligatorisk. Den fiktive ansatte kan ikke slettes og vil være tilgjengelig ved planlegging av framtidige skoleår. Det kan derfor være en fordel å merke denne læreren med et generisk fiktivt navn som gjør at den kan gjenbrukes fra år til år i stillingsplan og timeplanlegging.

 

Når en reell lærer er tilsatt, må den reelle læreren overta de fagene som er aktuelle fra den fiktive læreren. Dette gjøres i modulen Skoleårsplanlegging.