3.02 - Ansattopplysninger

Relevant for rollen:

• Ansatt
• Skoleleder
• Skoleadministrasjon

Menypunktet Ansatte > Ansattoversikt gir en oversikt over alle ansatte ved skolen. Informasjonen i oversikten avhenger av hvilken rolle og tilganger man har i systemet. Lærere vil for eksempel bare se en enkel liste, mens skoleledere med tilgang får en utfyllende liste der en kan velge en ansatt og få nærmere informasjon, se punktene nedenfor og videre artikler i kurs 3.

 

Under menypunktet Ansatte og Personalia finner du informasjonen som er lagret om deg selv i Visma InSchool. En rask måte å komme til dette menyvalget på, er å trykke på navneknappen øverst til høyre, og deretter Min profil. Alternativt gå følgende sti i menyen til venstre:

Hovedmeny > Ansatte > Personalia

 

Her finner du følgende skjermbilde:

 

 

Personalia

Under Personalia finner ulik informasjonen som hentes fra skolens personalsystem (HR-system). Hvis du ser opplysninger som er feil, må det gis beskjed til din nærmeste leder eller den ved skolen som håndterer informasjonen om ansatte i HR-systemet.

Ved å trykke på knappen Handlinger, har du som ansatt/lærer to valg:

1. Sett Hovedskole. Dette feltet er aktuelt hvis en lærer er ansatt ved to eller flere skoler, og for setting av sensorkompetanse. Hvis man er ansatt på to eller flere skoler, må den skolen der man arbeider mest, eller den som har det personalmessige hovedansvaret, settes som hovedskole. Dette har betydning for oppdatering av sensorkompetanse, som må gjøres på hovedskolen. Feltet er også viktig for å kunne sende ut forespørsel om oppdatering av sensorkompetansen,  se artikkel 5a.05 - Ajourhold av sensorkompetanse
2. Vis/Skjul personopplysninger. Dette nyttes for eventuelt å skjule en kontaktlærers telefon eller e-post.

Den blå opplastingsknappen nederst til venstre for bildet, ovenfor er det en tegning, gir deg mulighet til å laste opp et bilde.  

Rektor har i tillegg et valg om å kunne skjule en ansatt fra ansattlisten.

Under menyvalget Stilling kan du se informasjon om stillingen din ved skolen.  Rektor har under Handlingsknappen mulighet til å velge om en stilling skal inkluderes eller ekskluderes fra timeplanleggingen. Dette kan være aktuelt hvis en lærer har en deltidsstilling som lærer og en annen stillingsandel som en annen ansatt, eller om en lærer for en periode skal ha annet arbeid enn undervisning. 

Andre menyvalg er blant annet Kompetanse, Preferanser, Konto og Fravær.

• Kompetanse: Viser fagene du har undervisningskompetanse i. 
  
  • Se denne artikkelen om undervisningskompetanse. Hvis du mangler fag på listen, bør du gi beskjed til din nærmeste leder.
  • Se denne artikkelen om sensorkompetanse. Denne oppdateres gjerne hvert år.
• Preferanser: Viser dine ønsker med tanke på timeplanleggingen. Se egen artikkel for preferanser. 
• Fravær: Viser ditt fravær. Se denne artikkelen for en gjennomgang av dette. 

Hvor lenge blir ansatte liggende i systemet etter at de slutter?

Ansatte er synlig i 365 dager etter at de slutter fordi det skal være mulig å etterbetale eventuell lønn. Fylkene og skolene er derfor avhengig av å kunne se all informasjon på en enkel måte. 

Det er fullt mulig å skjule disse ansatte fra ansattoversikten ved å søke opp den ansatte, gå inn på personalia og deretter trykke på handlinger og velge Skjul ansatt. 

Dette vil føre til at de ikke lenger er synlig i ansattoversikten.

Utenlandske lærere som lønnes fra hjemlandet

Språkassistenter som lønnes fra hjemlandet, må være registrert i HR-systemet med et fiktivt fødselsnummer i de tilfellene der de oppholder seg i Norge i et gitt tidsrom og skal ikke lønnes fra Norge. I disse tilfellene blir de ikke tildelt et norsk fødselsnummer da lønn og andre ytelser er fra hjemlandet. Et fiktivt fødselsnummer i HR-systemet blir en forutsetning for at vedkommende skal eksponeres fra HR-systemet til FINT, som igjen gir en import til Visma InSchool. Dette gjelder hvis vedkommende skal ha en tilgang til Visma InSchool.

Fiktive ansatte

Når et nytt skoleår skal planlegges, kan skoleleder eller skoleadministrator med rettigheter til det, registrere en fiktiv ansatt. 

Hovedmeny > Legg til ny ansatt > Huk av for Fiktiv ansatt for timeplanlegging

Du får et registreringsbilde der du kan registrere en fiktiv ansatt som kan nyttes til timeplanlegging.

 

Fyll ut de feltene som er obligatorisk. Det kan være en fordel å merke denne læreren med et fiktivt navn som gjør at den kan gjenbrukes fra år til år i stillingsplan og timeplanlegging. Det anbefales inntil videre (høsten 2021) at men gjenbruker slike midlertidige ansatte. Det skal komme en funksjon der man kan omgjøre en fiktiv ansatt til en reell ansatt.

 

Når en reell lærer er tilsatt, må den reelle læreren overta de fagene som er aktuelle fra den fiktive læreren.