2a.37 - Tilordne rompreferanser til undervisningsgrupper og klasser

Desember 2023: Funksjonalitet for automatisk romallokering er fjernet inntil videre (les mer her). Dermed vil det ikke være vits i å registrere "Foretrukket rompreferanse" dersom dere legger inn rom på en komponent i Planlegging. Kun "Nødvendig rompreferanse" vil fungere (det vil tildele rommet umiddelbart til alle tilhørende økter i komponenten).

Relevant for rollen:

• Skoleleder

I Planlegging kan du legge inn rompreferanser på undervisningsgrupper og komponenter som blir tatt hensyn til av den automatiske romallokeringen. For eksempel er det vanlig å koble kroppsøvingsgruppene til en gymsal eller en romgruppe med flere gymsaler, og med preferansen nødvendig rom for å unngå at den automatiske romtilderen tildeler vanlige undervisningsrom til kroppsøvingsøktene.

Automatisk lærertildeling og automatisk timeplanlegging tar også hensyn til rompreferansene du har lagt inn så lenge disse er opprettet før de automatiske prosessene kjøres. For eksempel: dersom du har 8 kroppsøvingsundervisningsgrupper og alle har fått nødvendig rompreferanse på rommet “Gymsal” og du bruker den automatisk timeplanleggeren, vil ikke kroppsøvingsøktene bli timeplanlagt samtidig fordi du gitt disse gruppene den samme preferansen på rommet “Gymsal”.

Hovedmeny > Skoleårsplanlegging> Velg en fil > Planlegging

Merk at du i Planlegging legger inn rompreferanser som de automatiske prosessene vil ta hensyn til. Selve tildelingen av rom til spesifikke undervisningsøkter gjøres i Konstruksjon. For å legge en rompreferanse til en undervisningsgruppe kan du søke opp aktuell undervisningsgruppe og klikke på blyanten i kolonnen Handlinger.

Redigeringsvinduet vises til høyre. Her er det et eget felt for rompreferanser.

Klikk på nedtrekksmenyen. Det første valget i nedtrekksmenyen er Ikke rom. Ved å velge denne rompreferansen forteller du den automatiske romtildeleren at den ikke skal tildele rom til denne undervisningsgruppen. Dette kan for eksempel være undervisningsgrupper i naturbruk som skal undervises ute.

Under Romgrupper kan du velge å tildele en romgruppe til en undervisningsgruppe. Dersom du gjør dette vil undervisningsøktene til denne undervisningsgruppen bli tildelt et av rommene fra romgruppen når du kjører automatisk romtildeling i Konstruksjon.

Under Rom kan du velge et enkeltrom. Til høyre for rommet ser du rommets kapasitet. Dette tallet kommer fra romlisten. Les mer om romlisten i Kurs 1 - Registrering av rom og bygninger.

Når du har valgt romgruppe eller rom må du definere om preferansen er en Nødvendig eller Foretrukket. 

Nødvendig betyr at alle øktene til denne undervisingsgruppen vil få et rom fra denne romgruppen. Dersom du har valgt et enkeltrom med preferansen Nødvendig betyr det at øktene som tilhører denne undervisningsgruppen vil få dette rommet når du starter timeplanleggingen  .

Ved å velge rom eller romgruppe med preferansen Foretrukketf orteller du den automatiske romtildeleren at økter tilhørende denne undervisningsgruppen skal helst få dette rommet eller et av rommene som inngår i romgruppen. Den automatiske romtildeleren vil forsøke å ta høyde for denne preferansen så langt det er mulig.

Dersom du ikke har noen preferanser på rom lar du undervisningsgruppene stå uten preferanser og de vil bli automatisk tildelt rom fra den generelle romlisten når du bruker automatisk romtildeling.

Alle rom som ikke er lagt inn i romgrupper tilhører den Generelle romlisten. For å få oversikt over disse rommene kan du gå til Hovedmenyen >Innstillinger>Bygninger og rom>Rominnstillinger og filtrere for Generell romliste i kolonnen for Romgruppe.

Dersom du har delt en undervisningsgruppe i flere komponenter må eventuelle rompreferanser legges på den enkelte undervisningsgruppekomponenten.

Dersom du har behov for å tildele flere undervisningsgrupper eller komponenter den samme rompreferansen kan du masseoppdatere ved å velge disse og klikke Rediger valgte komponenter.

Redigeringsvinduet vises til høyre. Her finner du det samme feltet for rompreferanser. Det du velger her vil påvirke alle valgte komponenter.

Et typisk eksempel vil være å legge undervisningsgrupper i kroppsøving til skolens gymsal(er). 

Når du har lagt inn rompreferansene vil disse være synlig i Planlegging i kolonnen Rom, Rompreferanse og Romgruppe. Dersom du har lagt en preferanse på et enkeltrom vil du se dette i kolonnen Rom (1). I kolonnen Rompreferanse (2) ser du om rompreferansen er Nødvendig, Foretrukket eller om undervisningsgruppen ikke skal bli tildelt rom. I kolonnen Romgruppe (3) ser du hvilken romgruppe rompreferansen gjelder for. Dersom undervisningsgruppen består av flere komponenter vil det stå Flere i disse kolonnene på den aktuelle undervisningsgruppen. For å se rompreferansene til komponentene må du utvide undervisningsgruppen for å se de ulike komponentene (4).

Oversikten over rompreferanser er også synlig i Årsoversikten. Les mer om Årsoversikten i Kurs 2a - Årsoversikt for komponent.

Er det en Klasse som må prioriteres med et spesielt rom, kan dette legges inn i fanen Klasser.

For å tildele rompreferanse til en klasse søker du opp aktuell klasse og klikker på redigeringsknappen ved siden av klassen. I vinduet du får opp, klikker du på nedtrekksmenyen for å se en liste over alle rom.

Velg et rom og angi om rompreferansen er Nødvendig eller Foretrukket. Klikk så Lagre.

I fanen Klasser vil du se rompreferansen, og du kan når som helst gå tilbake og endre dette ved å klikke på redigeringsknappen.

Denne rompreferansen vil påvirke alle klassebaserte undervisningsgrupper med denne klassen. Hvilke undervisningsgrupper som blir påvirket av rompreferansen fra Klasser-fanen ser du i fanen Undervisningsgrupper.

Merk at rompreferanser som blir tildelt i Klasser-fanen aldri vil overskrive rompreferanser som blir tildelt spesifikke undervisningsgrupper i Undervisningsgruppe-fanen.