2a.26a - Aktiviteter i timeplanen

Relevant for rollen: 

• Skoleleder

Å kartlegge og planlegge undervisningsaktiviteter som avviker fra den ordinære timeplanen er et viktig forarbeid når man jobber med skoleårsplanleggingen, og må registreres før fag- og timefordelingen gjøres for å sikre at lærerallokeringen blir korrekt.

Bruksområde: Dersom en undervisningsøkt (eller annen aktivitet) skal ha start- og/eller sluttid som avviker fra det som er definert i timeplanoppsettet, eller hvis du skal organisere noe tverrfaglig undervisning der du vil ha med ulike fag, må du benytte aktivitet.

Eksempler: Praksisutplassering, teaterekskursjon på kveldstid, undervisning i helgen eller tverrfaglig aktiviteter. Aktivitetsverktøyet kan også benyttes til å lage aktiviteter som kun berører personalet, som planleggingsdager, møter og kursdager.

Innholdsfortegnelse:

Aktiviteter - oversikt

Opprette en aktivitet

Aktivitet og fraværsregistrering

Aktiviteter i Fag- og timefordeling

Aktiviteter i Planlegging

Aktiviteter i Konstruksjon

Hovedmeny > Skoleårsplanlegging > Velg timeplanfil > Aktiviteter

Aktiviteter - oversikt

Åpne aktuell timeplanfil, og gå til fanen Aktiviteter. Allerede opprettede aktiviteter vil vises i tabellen under. Denne tabellen kan sorteres og filtreres etter*:

• Navn
• Antall datoer aktiviteten gjelder for
• Varighet, totalsum av alle datoer
• Antall undervisningsgrupper som inngår i aktiviteten
• Antall lærere som inngår i aktiviteten
• Status for aktiviteten ("Timeplanlagt", "Ikke timeplanlagt" og "Delvis timeplanlagt")
• Stillingsprosent totalt for aktivitet, samlet for alle lærere som inngår i aktiviteten
• Helg (ja eller nei)
• Redigeringsmodus (Avansert eller Standard). Les mer om redigering av aktiviteter i kurs 2a - Redigering av aktiviteter.

*Det finnes tre øvrige kolonner som er relevante for stillingsplanen (Lærertid, Endret stillingsbehov per fagområde og Endret stillingsbehov). Disse omtales i kurs 2a - Stillingsplan: Oppdatere ressursbehov til undervisning

Handlingsknappen helt til høyre for hver aktivitet lar deg slette aktiviteten eller endre redigeringsmodus. Skal du redigere en aktivitet klikker på aktivitetens navn.

Opprette en aktivitet

Klikk på Handlinger og Opprett aktivitet for å opprette en ny aktivitet.

1: Beskrivelse

I første bilde, Beskrivelse, fyller du inn navn og beskrivelse av aktiviteten, hvilket/hvilke rom som skal benyttes og status. Du kan velge blant to statuser:

• Timeplanlagt: Dette bruker du hvis du ønsker å tidfeste aktiviteten umiddelbart
• Ikke timeplanlagt: Hvis du ønsker å planlegge en aktivitet som teller på beskjeftigelsen til lærer og elevenes planlagte timer, men som ikke er tidfestet, og dermed ikke ligger i timeplanen. 

Du kan senere gjøre en aktivitet med status "Ikke timeplanlagt" om til en timeplanlagt eller delvis timeplanlagt aktivitet. Les mer om dette i Kurs 2a - Redigering av aktiviteter.

Klikk så på Neste.

Til info

• Navnet på aktiviteten blir synlig for både elever og lærere som inngår i aktiviteten.
• Beskrivelse-feltet er kun synlig for deg som skoleårsplanlegger.

2: Dato og tid

Status Timeplanlagt

Neste bilde, Dato og tid, lar deg bestemme når en aktivitet skal avholdes og om den skal være gjentakende eller ikke. I kalenderen som klikker du på datoen aktiviteten skal gjennomføres, eventuelt på første dato for en gjentakende aktivitet. Fyll inn start- og sluttidspunkt for aktiviteten. Datoer utenfor skoleruta, altså før første skoledag og etter siste skoledag, er skraverte, og aktiviteter kan ikke opprettes her. Helger er derimot mulig å velge.

Dersom du huker av for Gjentatt aktivitet, vil to nye menyvalg bli synlige; Gjenta hver (frekvens for aktivitet) og Siste dag for aktivitetsrekken. Klikk så på Lagre.

Kalenderen vil nå vise en serie markerte datoer, tilsvarende den frekvensen du har valgt. Funksjonaliteten tar ikke hensyn til ferier og fridager, og du vil derfor potensielt måtte fjerne enkelte forekomster. Klikk på datoen du ønsker å redigere. Du vil da få mulighet til å endre aktiviteten denne datoen, denne og påfølgende datoer, eller alle hendelser i aktiviteten. Velg ønsket valg, og klikk på Slett. Bekreft valget.

Det er mulig å legge til flere datoer per aktivitet på denne måten. Klikk på Neste når du har lagt inn ønskede datoer.

Status Ikke timeplanlagt

Med status Ikke timeplanlagt skal du legge inn antall datoer for aktiviteten. Dette er fordi du snart skal beregne leverbar tid for undervisningsgruppe og lærer.

3: Undervisningsgrupper

Under Undervisningsgrupper velger du hvilke undervisningsgrupper som skal inngå i aktiviteten. Søk frem og filtrer ut undervisningsgrupper her. Marker undervisningsgruppen i boksen til venstre, eller eventuelt velg alle grupper som passer filtervalgene ved å klikke i markeringsboksen i topp av tabellen. Klikk så på Neste eller velg steg 4: Undervisningsgruppetid over.

4: Undervisningsgruppetid

I trinn 4 velger du hvor mye undervisningstid hver undervisningsgruppe skal få i aktiviteten per dato. Her har du også mulighet til å filtrere frem et utvalg grupper, samt masseoppdatere tid ved å klikke på Velg alle, og så på Masseoppdater. Klikk på Neste når du er ferdig.

Aktivitet og fraværsregistrering

Når lærere skal registrere fravær i aktiviteten gjøres dette innenfor varigheten til aktiviteten. Dersom det er et avvik mellom leverbar tid til undervisningsgruppe og varighet, vil det fraværet læreren registrerer ikke samsvare det fraværet som blir registrert.

Dersom aktiviteten starter kl 8.00 og slutter kl 18.00 (varighet 10 timer), men leverbar tid (årstimetallet som elevene får levert) er 5 timer, vil faglærer kunne sette 10 timer fravær, men kun 5 timer blir faktisk registrert som fravær på eleven. Dersom læreren fører 2 timer fravær for aktiviteten, vil eleven faktisk få 1 time fravær. Les mer om registrering av oppmøte i aktiviteter i Kurs 4b Registrering av oppmøte i aktiviteter.

5: Lærere

I trinn 5 velger du hvilke lærere som skal være med på aktiviteten. Tabellen viser lærere, med brukt og ubrukt stillingsprosent, hvor mange fag i aktiviteten en bestemt lærer har undervisningskompetanse i og hvor mange av de valgte undervisningsgruppene den enkelte lærer allerede underviser i. Velg en eller flere på samme måte som med undervisningsgrupper, og klikk Neste.

6: Lærertid

I trinn 6 velger du, på samme måte som for en undervisningsgruppe, hvor mye tid fra aktiviteten som skal påvirke lærers allokering. Legg inn tid for én og én lærer, eller klikk Velg alle og så Masseoppdater på samme måte som du gjorde for undervisningsgrupper. Klikk så Neste.

Til info

• Leverbar tid satt for undervisningsgruppen(e) i steg 4 kommer i tillegg til eventuell tid læreren fra før har fått allokert i undervisningsgruppekomponenter.
• Husk å alltid gå tilbake til undervisningsgruppene du har brukt å gjør justeringer i allokeringen i komponenten i Fag-og timefordeling > Undervisningsgruppe - lærer eller Planlegging. 

Flere fag som inngår i en aktivitet

Dersom det er flere fag som inngår i en aktivitet, vil lærer(ne)s beskjeftigelse regnes ut ifra den undervisningsgruppa med den laveste årsrammen - uavhengig av hvilket fag den enkelte lærer faktisk underviser i:

7: Innstillinger for automatisk timeplanlegger

I siste trinn, Innstillinger for automatisk timeplanlegger, velger du hvordan automatikken skal timeplanlegge undervisningsgrupper som er direkte eller indirekte berørt av aktiviteten. Valget påvirker hvilke undervisningsgrupper som IKKE skal bli timeplanlagt på samme tidspunkt som aktiviteten, og gjelder kun ved bruk av automatisk timeplanlegger. Valgene er

• Ingen - alle grupper kan teoretisk planlegges på samme tidspunkt
• Inngående klasser - ingen grupper med samme inngående klasser kan planlegges på samme tidspunkt
• Hele trinnet - ingen undervisningsgrupper tilhørende samme trinn kan bli timeplanlagt på dette tidspunktet
• Hele skolen - ingen undervisningsgrupper kan bli timeplanlagt på dette tidspunktet

Aktiviteter i Fag- og timefordeling

Du ser informasjon om både timeplanlagt og ikke timeplanlagt aktivitet i Fag- og timefordeling i kolonnen Aktiviteter. Her står leverbar tid til lærer. Timeplanlagt stillingsprosent inkluderer kun leverbar tid til lærer dersom hendelsen er timeplanlagt.

Aktiviteter i Planlegging

Tre kolonner er relevante for aktivitet i Planlegging:

• Planlagt aktivitet:
  Denne kolonnen vil være fylt ut for både timeplanlagte, delvis timeplanlagte og ikke timeplanlagte aktiviteter. Den viser sum av leverbar tid til undervisningsgruppe.
• Timeplanlagt aktivitet: Denne kolonnen vil være fylt ut kun for timeplanlagte og delvis timeplanlagte aktiviteter. Den viser summen av leverbar tid til undervisningsgruppe for alle timeplanlagte hendelser i en aktivitet.
• Differanse: Denne kolonnen viser avviket mellom kolonnen Årstimer og kolonnene Timeplanlagte timer + Timeplanlagt aktivitet

Aktiviteter i Konstruksjon

Etter at aktiviteten er opprettet, vil du i Konstruksjon kunne se en detaljert oversikt over enkelthendelsene i aktiviteten ved å klikke på den aktuelle aktivitetshendelsen. Denne boksen vil vise deg følgende informasjon:

• Navn på aktivitet
• Tidspunkt
• Beskrivelse
• Lærer(e)
• Rom
• Undervisningsgrupper
• Uker (klikk på en uke for å komme til aktivitetshendelsen i ukesoversikten)

Visning av aktiviteter i hovedoversikt

Aktiviteter synes alltid i ukesoversikten. I hovedoversikten har du mulighet til å slå på visning av aktiviteter.

Klikk på tannhjulet. Under Aktiviteter kan du slå på glidebryteren for:

• Vis aktiviteter med én hendelse
• Vis gjentakende aktiviteter

I bildet under er gjentakende aktiviteter slått på i hovedvisningen slik at man får et helhetlig bilde av klassens timeplan:

Tips!

• Timeplanlegger du et helt fag som aktivitet, må du tildele undervisningsgruppekomponenten til læren i Planlegging med 0 timer i allokerte timer. Dette er for at læreren skal få status som faglærer i systemet og skal kunne registrere vurdering, følge opp fravær og velges som sensor 1 i eksamenstrekk.

Neste artikkel