2a.08 - Opprette, kopiere og synkronisere en timeplanfil

Relevant for rollen: 

• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til Skoleårsplanlegging - lesetilgang
• Tilgang til Skoleårsplanlegging - lese- og skrivetilgang

Når du har gjort klart nødvendig forarbeid i hovedsystemet og er klar til å påbegynne stillingsplanlegging og øvrig arbeid med skoleårsplanlegging, går du via hovedmenyen og klikker på Skoleårsplanlegging for å opprette en ny timeplanfil.

Hovedmeny > Skoleårsplanlegging

Vinduet du får opp først vil, være tomt når arbeidet med et nytt skoleår påbegynnes, og viser ellers en oversikt over alle timeplanfilene du har opprettet i det aktuelle skoleåret. Her kan du opprette nye timeplanfiler.

Oversikt over timeplanfiler

En eventuelt publisert timeplanfil vil ligge øverst i tabellen. Eksisterende timeplanfiler listes opp i kolonnen Navn. Øvrige kolonner er:

Notater: Eventuelle notater du har lagt inn idet du opprettet en ny timeplanfil

Opprettet av: Her vil du kunne se hvilken bruker som opprettet timeplanfilen.

Dato opprettet: Denne kolonnen viser dato timeplanfilen ble opprettet.

Skoleeiers versjon av stillingsplan: Viser hvilken stillingsplan du har delt med skoleeier.

Sist publisert: Her ser du tidspunktet timeplanfilen sist ble publisert.

Publisert: Denne kolonnen viser om timeplanfilen er gjeldende publisert fil eller ikke.

Du kan sortere alfabetisk eller søke etter bestemte filer i hver av kolonnene. Du kan også endre hvor mange filer som skal vises av gangen i tabellen under Utvalg.

Opprette ny timeplanfil

Over tabellen finnes en knapp for Opprett ny. Klikker du på denne, får du mulighet til å opprette en helt ny timeplanfil. 

Merk! Du er nødt til å opprette en skolerute i Innstillinger > Skolerute for å kunne opprette en timeplanfil.

Gi timeplanen et navn og skriv inn eventuelle notater før du klikker på Bekreft.

Dette sender deg inn i skoleårsplanleggeren, og du kan begynne arbeidet (se de neste kursene).

Kopiere timeplanfil

Dersom du ønsker å kopiere en timeplanfil for å arbeide videre i en kopi, trykker du på Handlingsknappen og Kopier timeplanfil.

Deretter gir du timeplanen et navn og skriver inn eventuelle notater før du klikker på Bekreft. 

Når du publiserer en fil (les mer i 2a - Publisere timeplan), får du mulighet til å fjerne avhuking for om systemet skal lage en kopi av fila for deg. Merk! En timeplanfil som er publisert er i bruk i hovedsystemet og derfor låst for redigering. Du kan heller ikke åpne den, og må jobbe videre i en kopi.

Maks antall og sletting av timeplanfil

Fra og med skoleår 23-24 er det innført en sperre på 20 timeplanfiler da et høyt antall timeplanfiler forringer ytelsen (jo flere timeplanfiler, jo tregere vil systemet være). Overskrider du dette antallet, vil systemet forhindre deg i å opprette en ny eller kopiert timeplanfil før du har slettet en eller flere andre filer.

For å slette en timeplanfil, klikk på de tre prikkene til høyre på aktuell rad og Slett timeplanfil. Klikk Bekreft i dialogboksen som kommer opp.

Du kan slette flere timeplanfiler i én operasjon. For å masseslette, huk av for de timeplanfilene du skal slette i boksen til venstre på hver rad, og klikk Slett valgte timeplanfiler. Klikk så Bekreft i dialogboksen.

Synkronisering av timeplanfil

Hver gang du oppretter, kopierer eller åpner en fil, synkroniseres modulen Skoleårsplanlegging med hovedsystemet. All grunndata som hentes inn, vil bli oppdatert. Derfor er det viktig at du etter å ha gjort endringer i hovedsystemet, åpner timeplanfilen på nytt for å synkronisere disse endringene. Du vil få feilmelding dersom systemet ikke klarer å synkronisere. Feilmeldingen vil forklare deg hva du må gjøre for å kunne synkronisere igjen. Det er viktig å rette opp i det slik at du ikke får trøbbel med å publisere timeplanfilen senere.

Tips!

• Vi anbefaler at du underveis i skoleårsplanleggingen oppretter flere kopier av den timeplanfilen du jobber med, slik at du kan gå tilbake til en tidligere versjon ved behov hvis du har gjort en større endring du vil tilbakestille, eller at du har en sikkerhetskopi hvis noe skulle gå galt underveis i arbeidet.
• Flere brukere med tilgang til Skoleårsplanlegging kan arbeide samtidig i samme fil eller i ulike filer. For å se endringer de andre gjør i samme fil samtidig som du er inne i filen, må du oppdatere nettleseren
• Vær ryddig! Lag et navnesystem på filene og bruk notatfeltet så du og dine kolleger lett kjenner til hvilken fil dere jobber i.
• Slett timeplanfiler du ikke lenger trenger jevnlig

 

 

Neste artikkel