7.10 - Rapport av data til DBH - Databasen for statistikk om høyere utdanning

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Skoleeier
• Skoleadministrasjon

I denne artikkelen forklarer vi hvordan fagskolene skal benytte Visma InSchool til å produsere rapportene som må sendes inn til DBH (databasen for høyere utdanningsstatistikk). Vi forklarer:

• Terminologi
• Om DBH - Fagskolestatistikk
• Innstillinger og forutsetninger (som må være innfridd for at rapportene skal bli korrekte)
• Hvordan rapportene utstedes
• Spesielle forhold knyttet til den enkelte rapporten

Terminologi

Implementering av fagskoleterminologi i Visma InSchool er påbegynt, men mye arbeid gjenstår. Mesteparten av terminologien er enn så lenge den som benyttes i videregående skole. For å forebygge misforståelser i forbindelse med rapportering presiserer vi at med unntak av studenter (=elever) benytter teksten i artikkelen her kun begrepene man ser i Visma InSchool, og tabellen nedenfor angir de samsvarene fagskolebegrepene:

Fagskole	Visma InSchool
Studenter	Elever
Studium	Programområde
Emne	Fag
Emnegruppe	Undervisningsgruppe

Terminologien i artikkelen her og øvrige artikler i kurs 7 er i øyeblikket under endring. Terminologien i artiklene i de øvrige kursene vil fortsette å være som angitt til høyre i tabellen over.

Om DBH - Fagskolestatistikk

DBH - Fagskolestatistikk (DBH-F) er en nasjonal database for statistikk om fagskoleutdanning som omfatter alle fagskoler i Norge. Databasen ble etablert på initiativ fra Kunnskapsdepartementet i Prop. 1 S (2010-2011). Alle rapporteringskravene er fremsatt på vegne av de viktigste aktørene i fagskolesektoren; Kunnskapsdepartementet, SSB, Lånekassen, NOKUT, Nasjonalt fagskoleråd og fagskolene selv.

Dokumentasjon på rapporteringskrav, frister, filformat og veiledere finnes DBHs egne nettsider og vil derfor ikke bli gjengitt her.

Innstillinger og forutsetninger

Innstillingene som beskrives nedenfor er en forutsetning for å få tatt ut rapportene som beskrives lenger ned i denne artikkelen.

Merk: Dataene som kommer med i rapportene er de som foreligger i databasen i Visma InSchool. For å unngå feil og mangler må fagskolene påse at retningslinjene i artikkkelen nedenfor etterleves nøye:

7.02 Inntak av studenter til fagskolene

Fagskolene bør uansett nøye kontrollere dataene i deres system før DBH-rapportering. Dette bør også skje jevnlig og uavhengig av denne rapporteringen for å sikre at alt er med og at eventuelle feil oppdages tidlig og korrigeres. 

Innstilling av skoletype på skoleeiernivå

Om skolen har funksjonalitet for DBH-eksport i Visma InSchool, avhenger av hvilken skoletype skolen er. Dette kan redigeres av skoleeier (fylket) ved å gå på Skoleinformasjon, huke av ønsket skole og klikke Masseoppdatering, der man kan velge skoletype:

I eksemplet over er "Fagskolen i Rogaland" merket som både videregående skole og fagskole.

Dette settes ved å klikke på Masseoppdatering. Man kommer da til skjermbildet:

Hvorvidt en skole skal settes som både en videregående skole og en fagskole, avhenger av om man har undervisning på videregående skoles nivå som skal rapporteres til VIGO, og om man har fagskolestudier som skal rapporteres til DBH. Hvis skolen er en ren fagskole, skal bare Fagskole være registrert som skoletype.

Om man skal aktivere eller deaktivere Voksenopplæring, avhenger om skolen har voksenopplæring på videregående skoles nivå særskilt tilpasset voksne. I så fall vil undervisningen for voksne kunne rapporteres til VIGO.

Innstillinger på skolenivå

Fagskolenummer og studiestedsnummer

Hver fagskole må registrere fagskolenummer og studiestedsnummer under Innstillinger > Skole > Detaljer

Merk!

Studiestedsnummer vil fra inntaket til studieåret 2022/2023 hentes fra Samordna Opptak og følge studenten. I oversikten over elever (studenter) vil en da kunne se hvilket studiested som studenten er tatt inn ved. Samordna Opptak gir oss Studiestedsnavn som det geografiske navnet der studiestedet er lokalisert, men DBH skal ha Studiestedsnummer som er DBH's egen nummerering av studiestedene. 

Studium

Hvert studium som tilbys må ha en rekke felt utfylt. Dette finnes under Kodeverk > Studier.

Studiene som skolen tilbyr hentes fram ved å sette filteret i kolonnen Tilbudt til Ja:

Trykk deretter på forstørrelsesglasset til høyre på linjen. Du tas til detaljbildet. Her velger du Rediger.

I dette bildet må du registrere

• godkjenningsinstans (NOKUT),
• utdanningsform
• andel av et heltidsstudium. (Andel av heltid registreres som et desimaltall. 20% av et heltidsstudium registreres som 0,2.)
• eventuelt annen påkrevd informasjon rundt studiet

Tips: Fyll ut informasjon om ett studium først, og se hva som blir rapportert ved å velge Innstillinger > Eksport > Fagskolestudenter > Utdanningstilbud

Registrer deretter den påkrevde informasjonen for samtlige studier som tilbys ved skolen.

Dette er en engangsjobb som kun gjentas senere i tilfelle endringer i skolens utdanningstilbud.

Opptaksgrunnlag

Opptaksgrunnlag fra Samordna Opptak blir omkodet ved rapportering til DBH. Fra og med rapportering i oktober 2023 blir følgende omkoding brukt (Koden til DBH til venstre for likhetstegnet og koden fra Samordna Opptak til høyre):

GSK =SFB, GSK, HØY, PRA, YRP
YRK = FSB, YRK
REA = REA23, REA19

SPO= Ingen spesifikk kategori i SO nå. Skal brukes når det er spesielle, eller helt konkrete krav som er relevant for utdanningen. Dette kan være krav om bestemte fag, karakterer, poeng, opptaksprøver, bestemt arbeidserfaring, autorisasjon, sertifisering eller andre yrkesgodkjenninger, jamfør fagskoleforskriften § 7 (4)

HYU= FAG
UTU = UTU

Studenter med flere statsborgerskap

Visma InSchool henter informasjon om statsborgerskap fra FREG. En utfordring er at det kan ligge to statsborgerskap i FREG, mens DBH krever rapportering på ett. Følg retningslinjer gitt av DBH, kontroller rapportfilen og korriger manuelt ved behov.

Hvordan utstede de enkelte rapportene

Alle rapportene skrives ut ved å gå til Innstillinger > Eksport og velge aktuell rapport. Følg anvisning og skriv ut. Det produseres en Excel fil. Enkelte av filene kan kreve noe manuelt etterarbeid før innsending. Dette beskrives lenger ned i artikkelen.

Hvis skoleeier har satt skoletype til Fagskole, vil man finne følgende fane under Innstillinger > Eksport:

I eksemplet over er skolen både en fagskole og en videregående skole. Skolen har dermed mulighet til både VIGO rapportering som en videregående skole, og en DBH-rapportering som en fagskole.

Rapportene som benyttes av fagskolen finnes i fanen Fagskolestudenter:

Her velger man ønsket rapport og trykker Eksporter.

Merk: Det skal også rapporteres økonomidata til DBH, dette gjøres fra fylkes økonomiavdeling og skal ikke gå via InSchool.

Spesielle forhold knyttet til de enkelte rapportene

Anvisningene nedenfor må følges nøye. Rapportnavnene er som angitt under Innstillinger > Eksport. 

Merk! 

Rapportene må kontrolleres før innsendelse. Det skal ikke sendes inn rapporter med blanke felt. Alle felt skal ha data eller teksten 'NULL'. Manglende data må så langt mulig rettes i Visma InSchool for å unngå behov for retting også ved neste rapportering. Skolen er selv ansvarlig for å påse at data som er registrert i systemet er korrekte.

Rapportene her er ordnet i kategorier og rekkefølge som samsvarer med det som vises på DBHs nettsider.

Studietilbud

Rapport: Utdanningstilbud 

Status: Oppdatert 10.10.2023 i henhold til nye krav fra DBH.

Lenke til oversikt over samsvarende felt DBH - Visma InSchool for denne rapporten.

Rapporten henter ut alle studier som er tilbudt ved fagskolen, uavhengig av om det er studenter registrert på studiet på utskriftstidspunktet eller ikke.

Feltet Vitnemålsgivende utdanningstilbud er lagt til i kodeverket og forhåndsutfylt med  standardverdi Vitnemålsgivende utdanningstilbud. Skolen må selv manuelt redigere dette der verdien skal være Ikke-vitnemålsgivende utdanningstilbud.

Feltet Spesifisering av finansieringsform er også lagt til i kodeverket med forhåndsutfylt verdi Ordinære driftsmidler. Dette må redigeres manuelt ved behov.

Krever:

For at studiet skal komme med i filen:

• Studium må være registrert som tilbudt (Kodeverk > Studium)
• Studium må være markert for Fagskole (Kodeverk > Studium)
• Studium må ha godkjenningsinstans satt (Kodeverk > Studium)

For å få ut korrekt data i uttrekket:

• Studiested(er) må være registrert på studier i kodeverket (Kodeverk > Studium)
• Godkjenningsdato må være registrert på studium (Kodeverk > Studium)

Rapport: Emne 

Status: Fungerer

Lenke til oversikt over samsvarende felt DBH - Visma InSchool for denne rapporten.

Fag (emne) er registrert i form som undervisningsgrupper i Visma InSchool. Undervisningsgrupper er knyttet til et studium. Studiet er i sin tur knyttet til studiested.

Rapporten henter ut alle fag som er i bruk i undervisningsgrupper i det aktuelle skoleåret (august - juni), samt hvilket studium faget knytter seg til, og hvilket studiested det tilbys ved.

Dette betyr at fag som ønskes med i rapporten og som kun er tatt som privatistfag, eller som det av annen grunn ikke er opprettet undervisningsgruppe i, ikke vil komme med i rapporten. Dersom slike tilfeller foreligger kan dette løses på en av følgende måter:

• Ved å tilføye disse fagene manuelt i rapporten etter at eksporten er utført, eller
• Ved å opprette egen/egne undervisningsgruppe(r) i aktuell(e) fag og legge til studenter i disse for at dette skal komme med i rapporten.

Krever:

• Studiested må være registrert på studium i kodeverket. (Kodeverk > Studium)
• Fag må være tilknyttet en undervisningsgruppe, men også undervisningsgrupper med 0 studenter regnes med.
• Undervisningsgruppen må være tilknyttet et studium.

 

Studentdata

Rapport: Avsluttende vurdering

Status: Fungerer

Lenke til oversikt over samsvarende felt DBH - Visma InSchool for denne rapporten.

Rapporten henter ut registreringer, rettinger og feilføringer basert på datoen da karakteren sist ble endret.

Merk!

Når en karakter endres må feltet Omgjøring av karakter også endres. Dette feltet står forhåndsutfylt med  Hverken gjentak eller omgjøring. Dersom dette ikke endres for en karakter som tidligere har blitt rapportert til DBH vil det utløse en feil ved overføring fordi det da vil framstå som en dublett av den opprinnelig registrerte karakteren. Skolen må påse at det gjøres korrekt valg i feltet Omgjøring av karakter for å unngå denne feilen:

Rapport: Oppdatering av fødselsnummer

Status: Gir kun en rapporteringsmal. 

Den tomme malen lastes ned og fylles ut manuelt før innsending.

Rapport: Studenter på korte utdanninger (under 30 studiepoeng)

Status: Gir kun en rapporteringsmal. Oppdatert 10.10.2023 i henhold til nye krav fra DBH.

Den tomme malen lastes ned og fylles ut manuelt før innsending.

Merk!

Det foreligger ingen egen registrering av studenter på korte utdanninger i Visma InSchool. I de tilfeller hvor studiekoden er spesifikk for en kort utdanning er det naturligvis mulig å filtrere på denne for i elevoversikten for å finne studentene som skal inkluderes i denne rapporten. Dersom de ikke kan skilles fra andre studenter på grunnlag av denne koden må skolen selv, og på annen måte, holde oversikt over hvilke studenter dette gjelder.

Rapport: Aktive studenter

Status: Oppdatert 10.10.2023 i henhold til nye krav fra DBH.

Lenke til oversikt over samsvarende felt DBH - Visma InSchool for denne rapporten.

Rapporterer alle aktive studenter på telletidspunkt definert av DBH for det aktuelle semesteret (høst: 1. oktober; vår: 1. mars). Excelfilen som produseres må kontrolleres før innsending (se lenger ned i omtalen av denne rapporten).

Merk!

• Visma InSchool kan foreløpig bare håndtere ett studium per student per studieår. Inntil systemet kan håndtere flere studier for samme student i ett studieår, må man duplisere studenten i Excel-filen fra denne rapporten og registrere informasjon om annen utdanning studenten tar direkte i rapportfilen. 
• Dersom en student avslutter sitt studium midtveis i et studieår vil vedkommende fortsette å ha statusen 'aktiv' ut studieåret (altså fram til sommeren). Dette betyr at selv om vedkommende har formelt avsluttet studiet så vil vedkommende komme med på rapporten Aktive studenter i mars.

Kontroll før innsending:

• Excelfilen som er produsert skal ikke inneholde tomme felt. Dette må sjekkes før innsending. Der det eventuelt foreligger felt med manglende data kan dette korrigeres og en ny eksport fra Visma InSchool kan deretter kjøres. For de forskjellige datafeltene gjøres rettelser som beskrevet nederst i artikkelen her, under Oppretting av manglende data.
• Eventuelle studenter som har avsluttet underveis i studieåret før telledato, men fortsatt har status aktiv i systemet, må fjernes manuelt fra rapporten før innsending.

Rapport: Bestått utdanningstilbud

Status: Fungerer

Lenke til oversikt over samsvarende felt DBH - Visma InSchool for denne rapporten.

Rapporten henter ut alle studenter som har fullførtkode = B, eller en sluttkode innenfor angitt datoperiode.

Disse håndteres slik:

• Dersom fullførtkode = B:
  • karakterfeltet settes til ‘1’ og bestått dato blir utfylt med 9999-12-31. Denne verdien må søkes opp og manuelt redigeres i filen etter uttrekk (før innsending til DBH).
• Dersom fullførtkode = S:
  • karakterfletet settes til ‘X’ og sluttdato settes til registrert avbruddsdato.
• Dersom feltet skal inneholde karakter 'G' eller 'A-E':
  • Dette må redigeres inn manuelt i excel fila etter uttrekk (før innsending til DBH).

Krever:

• Manuell innlegging av fullførtkode = B for aktuelle studenter før rapporten genereres.
  • Elevoversikt > (velg aktuell elev) > Fagskolevitnemål
  • For raden som skal rapporteres, velg Handlinger > Rediger > Sett fullførtkode B
• Fortløpende registrering av avbrudd på studenter som avbryter utdanningsløpet, slik at dette er oppdatert når rapporten genereres.

Rapport: Søknader

Status: Gir kun en rapporteringsmal.

Per i dag har ikke VIS funksjonalitet for søknadsdata. Dermed må skolene selv ha data på søknadene og legge inn dette i den tomme malen fra VIS, eller i malen fra DBH.

De skolene som kjører opptaket via Samordnet opptak, får normalt tilsendt en fil med data fra Samordnet opptak. Dette skjer utenfor VIS sitt ansvar.

Skoler som behandler søknader lokalt (utenfor Samordnet opptak) må ha oversikt og data over disse selv, og deretter rapportere disse data.

Oppretting av manglende data

Undersøke om det mangler data i noen felt

Dette gjøres i Excelfila produsert av eksporten. Søk gjennom fila etter tomme felt. Undersøk hvilken variabel de mangler data for og rett opp dette i Visma InSchool som beskrevet for den enkelte variabelen nedenfor. Ta deretter ut ny eksportfil og kontroller på nytt. Når alle felt er utfylt er fila klar til innsending.

Landskode for statsborgerskap

Dette må rettes opp individuelt for den enkelte student som mangler dette. Gå til 

Elever > Elevoversikt

Klikk på navnet til aktuell student. Du tas til siden Personalia der det aktuelle datafeltet befinner seg. Klikk på knappen Redigere personalia, rediger feltet Statsborgerskap som ønkset og klikk Lagre.

Opptaksgrunnlag

Dette kan redigeres på den enkelte student. Gå til 

Elever > Elevoversikt > Velg student

Feltet Opptaksgrunnlag ligger på siden Personalia under inndelingen for Skoleinformasjon. Klikk på knappen Redigere skoleinformasjon i nederste høyre hjørne for å få tilgang til å endre feltet Opptaksgrunnlag.

For å gå gjennom aktuelle studenter og rette opp data i dette feltet, start med å filtrere fram og velge aktuelle studenter i studentoversikten.

Velg så Handlinger > Bla i utvalg. Du blir sendt til Personalia-siden til den første studenten i oversikten. Scroll nedover til avsnittet Skoleinformasjon. Klikk Redigere skoleinformasjon og fyll ut feltet Opptaksgrunnlag og klikk Lagre.

Gå til neste student i lista ved å klikke på høyrepila øverst i skjermbildet:

Gjenta til alle valgte studenter er gjennomgått.

Studiestedsnummer

Dette rettes opp på den enkelte student. Det finnes en kolonne for Studiested i elevoversikten. Aktiver denne som beskrevet under omtale av feltet Opptaksgrunnlag, over. Sorter deretter lista på samme måte som beskrevet over, slik at alle som mangler data i dettet feltet havner øverst. Velg samtlige og bla i utvalget for å rette opp mangelen, en etter en.

Når du har har søkt opp en student som mangler denne informasjonen, gå til

Elever > Inntak

Scroll nederst på siden og klikk knappen Rediger på linjen for Studiested. Velg riktig studiested og lagre.

Type utdanningstilbud

Dette feltet kan redigeres under Kodeverk > Studium for det aktuelle studiet. Der heter feltet Type studium.

Søk opp fagskolestudier i oversikten ved å velge filteret Fagskole øverst i kolonnen og klikk på forstørrelsesglasset ved siden av aktuelt studium.

Klikk den blå Rediger knappen øverst på siden og scroll nedover til du finner riktig felt og rediger dette. Husk å lagre.

Studentbetaling

Framgangsmåten er nøyaktig som for Type utdanningsform, over. Datafeltet befinner seg på samme sted (Kodeverk > Studium > velg aktuelt studium)

Avvik fra godkjent utdanningsform

Framgangsmåten er nøyaktig som for Type utdanningsform, over. Datafeltet befinner seg på samme sted (Kodeverk > Studium > velg aktuelt studium)

(Det er ikke laget video til denne artikkelen.)

Neste artikkel