Brukertips: Opprett dokumentmaler selv

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Dette er et brukertips for hvordan man kan opprette dokumentmaler selv. I dette eksempelet vil du se hvordan du kan opprette en dokumentmal for "Karakterutskrift". 

Artikkelen inneholder disse avsnittene:

• Utforming av mal
• Innhold i mal
  • Norsk versjon av karakterutskrift
  • Engelsk versjon av karakterutskrift 
• Forhåndsvisning
• Hvordan bruke dokumentmal
• Hvordan redigere dokumentmal

Hovedmeny > Kommunikasjon > Dokumentmaler

For å lage en ny mal, klikker du på Kommunikasjon i hovedmenyen og deretter Dokumentmaler. Trykk Opprett for å lage en ny dokumentmal. 

Utforming av mal

Første steg er utforming av mal. Her kan du begynne med å skrive navn på mal. 

1) Navn på mal: Skriv navn du ønsker for dokumentmalen.

2) Velg dokumenttype: Velg en av de ulike standardiserte dokumenttypene. 

3) Mal-kategori: Skriv inn kategorien du ønsker for denne dokumentmalen. Denne kategorien lagrer seg i systemet og du vil kunne bruke dette som et filter for å raskere finne igjen dine dokumentmaler.

4) Inkluder topptekst og bunntekst: Huk av for at du ønsker å ha med topptekst og bunntekst. Velg deretter fra nedtrekkmenyen hvilken topp- og bunntekst du ønsker fra det som finnes.

Her har jeg valgt:

• Header-LOGO-ADDRESS-0: Her ser du en topptekst med skolens logo og adresse.
• Footer-Date-0: Her ser du en bunntekst med dato.

5) Ensidig dokument: Huk av for dette feltet om du ønsker at dokumentet skal være ensidig.

Trykk deretter Neste.

Innhold i mal

Du kommer da til neste steg som er selve innholdet i malen. Du får opp en teksteditor som du kan skrive inn tekst og formatere etter behov. Som nevnt, vil vi i dette eksempelet vise hvordan man lager dokumentmal for karakterutskrift. Du kan kopiere og lime dette rett inn i teksteditoren:

Norsk versjon av karakterutskrift

Karakterutskrift
${SchoolName}
${MainClassAcademicYear}

${StudentGivenName} ${StudentFamilyName}
${StudentDOB}

Programområde: ${CurrentProgrammeAreaNaturalId}

${TableStudentGrades}
${TableStudentAttendance}
${TableStudentBehaviour}

__________________________
Signatur

Engelsk versjon av karakterutskrift 

Transcript

${SchoolName}

${MainClassAcademicYear}

${StudentGivenName} ${StudentFamilyName}

${StudentDOBddmmyyyyWithDot}

Programme Area: ${CurrentProgrammeAreaNaturalId}

${TableStudentGrades}

${TableStudentAttendance}

${TableStudentBehaviour}

________________________

Signature

Merk! Når du oppretter dokumentmaler, så er det ulikt om det er hardkodet tekst eller har flettefelter.

• Hardkodet tekst vil ikke oversettes automatisk. Disse må du selv oversette i malen i det språket du ønsker dokumentmalen skal være i.
• Flettefelter henter opp data fra systemet og vil dermed hente opp i det språket du har valgt for profilen du er innlogget i. 
  
  

TIPS!

• Skriv gjerne en tekst i tittelen på den engelske karakterutskrift til å gi en påminnelse om å sette standardspråket til engelsk.
  • Eksempel: "Karakterutskrift - Engelsk (husk å sette standardspråk til Engelsk)"
• Husk å endre språket til engelsk, hvis du skal ta ut en karakterutskrift på engelsk.

Når du har limt inn denne kopierte teksten, kan du velge å formatere. Her ser du at overskriften "Karakterutskrift" har blitt formatert med "Heading 1", mens resten av teksten er i "Paragraf". Eksempelet har allerede flettefelter inkludert, men du kan velge å bruke hvilke som helst flettefelter fra boksen til høyre:

Alle disse flettefeltene kommer automatisk fra Visma InSchool og hentes opp basert på den dokumenttypen du valgte i første steg. I skjermbildet ovenfor ser du flettefelter som er koblet til dokumenttypen "Elev".

Forhåndsvisning

Siste steg er en forhåndsvisning av det du har lagt av innhold. Hvis du er fornøyd, klikker du på Lagre. Hvis du vil gå tilbake til forrige steg, så klikker du Forrige og kommer tilbake til det andre steget hvor du kan da velge å endre innholdet i malen.

Når du har opprettet dokumentmalen vil du se den i oversikten over alle dokumentmaler.

Hvordan bruke dokumentmal

Du vil kunne finne dokumentmalene du har opprettet under hovedmenyen Kommunikasjon under undermenyen Maler og kan bruke malen direkte i en intern melding. Dette gjør du enkelt ved å klikke på navnet til dokumentmalen. Du blir sendt direkte til Meldinger med den malen du har valgt og kan velge mottakere.

Eventuelt går til hovedmenyen Elever og velger en elev fra Elevoversikt. Huk av for den eleven eller de elevene som skal ha en karakterutskrift, og velger Handlinger > Skriv ut/send dokument til valgte elever.

Du videresendes da til Dokumentmaler med kobling til eleven(e) og kan nå velge handlingsknappen Rediger før send/print. 

Nå kan du se en forhåndsvisning av dokumentet som skal sendes ut. Du kan redigere dokumentinnholdet, og når den er klar kan du trykke Nedlastning for å laste ned på din pc og sende manuelt, eller Send for å sende ut til elev(ene) direkte i Visma InSchools interne meldingssystem.

Hvordan redigere dokumentmal

Når du har opprettet en dokumentmal, kan du redigere dette ved behov i ettertid. Når det gjelder karakterutskrift, er den som gjaldt H1 opprettet på skoleeier og kan redigeres der. Merk! Hvis det gjelder den nye karakterutskriften for H1, H2 og standpunkt, så vil du ikke kunne redigere disse, ettersom de er opprettet som en standardisert mal fra Visma InSchool.

På skoleeiernivå, går du til hovedmenyen Kommunikasjon og velger undermenypunktet Dokumentmaler. Filtrer frem den dokumentmalen du ønsker å redigere, f. eks "karakterutskrift":

Klikk deretter på handlingsknappen Rediger og se at den dokumentmalen du har valgt får opp de innstillingene som er valgt. Endre på det du har behov for i steg 1: 1.1 GENERELL UTFORMING og deretter trykk på Neste. På det andre steget: 2. Innhold får du nå opp tekst og flettefelter som er valgt for denne dokumentmalen. Du kan nå gjøre de endringene du har behov for inne i teksteditoren. Klikk Neste for å få en forhåndsvisning av hvordan dokumentmalen vil se ut. Klikk Lagre når du har gjort alle endringer og ser at forhåndsvisningen stemmer med slik du vil ha det. Da får du en bekreftelsesmelding når det er lagret.