7.02 - Inntak av studenter til fagskolene

Relevant for rollen:

• Skoleleder ved fagskolene
• Administrativt personell med ansvar for inntaket

Generelt: 2 metoder for studentinntak

Informasjon som registreres i Visma InSchool i forbindelse med inntak av studenter tjener både intern funksjonalitet i Visma InSchool, men må samtidig oppfylle kravene til senere rapportering til DBH. (Se artikkel 7.10 - Rapport av data til DBH - Databasen for statistikk om høgre utdanning.) For å forebygge feil og spare merarbeid senere er det derfor viktig å kontrollere at alle påkrevde felt er korrekt utfylt allerede i forbindelse med inntak.

Fagskolene kan ta inn studenter på to måter:

1. Ved å hente ut en fil fra Samordna Opptak og laste opp denne til systemet. Dette omtales nøye lenger ned i artikkelen.
2. Ved å legge inn nye studenter enkeltvis og manuelt. Se framgangsmåte her: Kurs 2b - Legge elev som ikke har kommet inn via inntaksfilen. 

Sistnevnte framgangsmåte nyttes til løpende inntak underveis i et skoleår og førstnevnte nyttes typisk i forbindelse med oppstart i august. 

Merk:

• Når det gjelder individuelt inntak (punkt 2) er det særdeles viktig å påse at alle aktuelle felt blir utfylt på samme måte som dersom studenten hadde kommet inn via opptaksfil fra Samordna Opptak. Se nærmere omtale av de viktige datafeltene nedenfor.

Studenter som ikke kommer med inntaket fra Samordna Opptak, og som skal fortsette som student neste skoleår, må flyttes opp til neste skoleår. Følg beskrivelsen i artikkel Kurs 2b - Opprykk av elever. 

Studentinntak via inntaksfil fra Samordna Opptak

Fagskolene kan starte saksbehandling av studentinntaket hos Samordna Opptak straks det er klargjort for dette. Saksbehandling og suppleringsopptak kan foregå fortløpende i tiden framover.

Inntaksfil kan lastes ned fra Samordna Opptak i CSV-format eller Excel-format. Visma InSchool kan håndtere begge formatene.

Framgangsmåte

Logg inn på Samordna Opptak (SODB).

Først må følgende filter settes i tilbudslisten: «Tilbud» må hukes av for «Tilbud», «Svarstatus» må settes til «Akseptert». På denne måten tar vi bare inn de studentene som har akseptert tilbudet.

Felter som skal være med i tilbudsfilen fra Samordna Opptak (fra Tilbudslisten) er følgende (feltnavn i parantes er kolonneoverskriftene i filen som lastes ned):

• Fornavn (firstname)
• Etternavn (lastname) 
• Fødselsnummer (fnr)
• Kjønn (gender)
• E-post (email)
• Telefon (mobilePhone)
• Adresse (address)
• Postnummer (postalCode)
• Poststed (postalArea)
• Fødselsdato (birthDate)
• Opptaksgrunnlag (qualificationBasis)
• Studiested (teachingLocation) (Studiestedets geografiske navn)
• Fulltid (isFulltime) (Ja eller Nei)
• Kurskode (courseCode) (tilbudskoden = koden for studiet)
• Poengsum (points)

Merk:

• Det er viktig at fagskolene lager denne Excel-fila med nøyaktig samme kolonneoverskriftene som Samordna Opptak genererer, det vil si de som er angitt i parentes ovenfor.
• I filen fra Samordna Opptak er alle studentnavn i STORE BOKSTAVER. Dersom dette ikke endres vil studentens navn i Visma InSchool også bli med STORE BOKSTAVER, inkludert på studentens dokumentasjon/vitnemål. Navnet må derfor eventuelt redigeres av fagskolen i Excelfilen FØR importering til Visma InSchool dersom det bare ønskes Stor Forbokstav i navnet.
• Studiested kan så langt ikke masseoppdateres inne i Visma InSchool. Det vil derfor være arbeidsbesparende å gjøre dette på inntaksfila før opplasting.
• Visma InSchool synkroniserer adressene med folkeregisteret (FREG). Man bør likevel ta med adressefeltene i første runde, og så vil det synkes deretter.
• Det må også nevnes at det enkelte ganger kan mangle data i FREG som fagskolene senere vil trenge i forbindelse med rapportering til DBH. I slike tilfeller må fagskolene selv vedlikeholde dette manuelt i Visma InSchool.

Last ned inntaksfilen.

Gå til

Innstillinger > Elevopplasting

Velg så

Handlinger > Last opp fagskole inntaksfil

("Upload vocational pupil" i bildet nedenfor.)

Klikk så på Velg fil i bildet nedenfor, søk opp aktuell fil, og bekreft ved å klikke på Last opp.

Det kan lastes opp filer i flere omganger.

Merk:

• Hver enkelt student lastes kun opp én gang. Dersom samme student foreligger i to filer vil nye opplastinger av studenten ikke skje, det vil si at data fra første opplasting forblir urørt og ingenting nytt lastes opp for vedkommende student.
• Inntaksprosessen bør fullføres før studenter legges i klasser. I motsatt fall må det påses at studenter som allerede er lagt i klasser ikke lastes opp på nytt i en ny inntaksfil ettersom klassetildeling for disse i så tilfelle vil bli tilbakestilt.
• Dersom opplasting av en fil mislykkes vil det som hovedregel skyldes feil formatering av data for en student i et eller flere felt (f.eks. for mange tegn), eller manglende data (f.eks. personnummer).

Når opplasting er utført må du kontrollere at kolonnene Vellykket opplasting og Vellykket opplasting av filformat ved siden av filnavnet begge har grønne haker. Førstnevnte beskriver hvorvidt filen i det hele tatt har kommet inn i systemet, mens sistnevnte påpeker eventuelle feil i formatet på feltene i filen.

Venteliste.

For noen fagskoler kan det være en fordel å kunne laste opp en ventelistefil med alle studentene som er på venteliste. Da kan skolen plukke studenter fra ventelista etter hvert som de tas inn.

Først må følgende filter settes i tilbudslisten hos Samordna Opptak: «Tilbud» må hukes av for «Venteliste»,

«Svarstatus» må settes til «Akseptert».

Fil med studenter på venteliste må inneholde ventelistenummer i tillegg til feltene som er angitt ovenfor. Fullstendig feltliste blir da: 

• Fornavn (firstname)
• Etternavn (lastname) 
• Fødselsnummer (fnr)
• Kjønn (gender)
• E-post (email)
• Telefon (mobilePhone)
• Adresse (address)
• Postnummer (postalCode)
• Poststed (postalArea)
• Fødselsdato (birthDate)
• Opptaksgrunnlag (qualificationBasis)
• Studiested (teachingLocation) (Studiestedets geografiske navn)
• Fulltid (isFulltime) (Ja eller Nei)
• Kurskode (courseCode) (tilbudskoden = koden for programområdet)
• Poengsum (points)
• Venteliste (waitingListNumber) (dette er ventelistenummeret som er viktig å få med. Det viser hvilken plass på ventelista hver student har.

Hvis det ved suppleringsopptak i løpet av august er kommet til flere studenter på inntak, som tidligere ikke stod på venteliste, kan man velge å ikke bruke venteliste. I stedet laster man opp ny inntaksfil.

(Det er ikke laget video til denne artikkelen.)

Neste artikkel