7.02 - Inntak av studenter til fagskolene

Relevant for rollen:

• Skoleleder ved fagskolene
• Administrativt personell med ansvar for inntaket

Det er en målsetting at det skal etableres en integrasjon mellom Visma InSchool og Samordna Opptak. På grunn av kapasitetsproblem hos Samordna Opptak, vil det være en midlertidig løsning med filbasert inntak. Visma vil laste opp inntaksfilene for skolene etter fremgangsmåten gitt nedenfor.

OBS:

Studenter som ikke kommer med inntaket fra Samordna Opptak, og som skal fortsette som student neste skoleår, må flyttes opp til neste skoleår. Husk å flytte til riktig studietilbud/kurskode.

Det er mulig å registrere studenter manuelt. Det er tilsvarende fremgangsmåte som ved registrering av elever til videregående skoler. Se følgende artikkel om dette: 2b - Legge elev som ikke har kommet inn via inntaksfilen. 

Informasjon rundt studentinntak for studieåret 2022/2023

Fagskolene kan starte saksbehandling av studentinntaket hos Samordna Opptak straks det er klargjort for dette. Saksbehandling og suppleringsopptak kan foregå fortløpende i tiden framover.

Følgende fremgangsmåte skal nyttes for nye studenter som er tatt inn på fagskolen fra Samordna Opptak våren/sommeren 2022:

1. Meld til support via Zendesk at inntaksfil skal sendes inn og med navn på kontaktperson som skal sende inn fil med nye studenter. Dette kan gjerne gjøres noen dager før inntaksfil skal sendes inn.
2. Visma oppretter et eget område på sin Filehub med tilgang til den som skal laste opp datafilen.
3. Kontaktpersonen laster opp til Vismas Filehub en Excel-fil som er lastet ned fra Samordna Opptak etter fremgangsmåten nedenfor:

Logg inn på Samordna Opptak (SODB).

Først må følgende filter settes i tilbudslisten: «Tilbud» må hukes av for «Tilbud», «Svarstatus» må settes til «Akseptert». Vi tar bare inn de studentene som har akseptert tilbudet.

Felter som skal være med i tilbudsfilen til Visma InSchool fra SO (fra Tilbudslisten) er følgende (feltnavn i parantes er kolonneoverskriftene i Excel-fil som lastes ned):

• Fornavn (firstname)
• Etternavn (lastname) 
• Fødselsnummer (fnr)
• Kjønn (gender)
• E-post (email)
• Telefon (mobilePhone)
• Adresse (address)
• Postnummer (postalCode)
• Poststed (postalArea)
• Fødselsdato (birthdate)
• Studiested (teachingLocation) (Studiestedets geografiske navn)
• Fulltid (isFulltime) (Ja eller Nei)
• Kurskode (courseCode) (tilbudskoden = koden for programområdet)
• Poengsum (points)

Merk:

Visma InSchool synkroniserer adressene med folkeregisteret. Man bør likevel ta med adressefeltene i første runde, og så vil det synkes deretter.

Vi laster data inn fra en ordinær Excel-fil. Dere skal ikke lage en CSV-fil.

Det er viktig at dere lager denne Excel-fila med nøyaktig de samme kolonneoverskriftene som Samordna opptak genererer, altså at dere beholder de feltnavnene som står i parentes ovenfor.

Venteliste.

Fagskolene må selv ta stilling til om de ønsker å laste studenter inn på venteliste. For noen kan det være en fordel å kunne laste opp en ventelistefil med alle studentene som er på venteliste. Da kan skolene plukke studenter fra ventelista etterhvert som de tas inn. Fil med studenter på venteliste tas ut med nøyaktig de samme feltene som beskrevet ovenfor i inntaksfilen, men med ventelistenummer i tillegg. 

Hvis det ved suppleringsopptak i løpet av august er kommet til flere studenter på inntak, som tidligere ikke stod på venteliste, kan skolen sende oss en ny inntaksfil som beskrevet ovenfor. I slike tilfeller kan man velge å ikke bruke venteliste. 

Først må følgende filter settes i tilbudslisten hos Samordna Opptak: «Tilbud» må hukes av for «Venteliste»,

«Svarstatus» må settes til «Akseptert».

Felter som skal være med i ventelistefila fra Samordna Opptak til Visma InSchool (fra Tilbudslisten) skal være på samme måte som i inntaksfilen, men med ventelistenummer i tillegg. Det blir da følgende felt:

• Fornavn (firstname)
• Etternavn (lastname) 
• Fødselsnummer (fnr)
• Kjønn (gender)
• E-post (email)
• Telefon (mobilePhone)
• Adresse (address)
• Postnummer (postalCode)
• Poststed (postalArea)
• Fødselsdato (birthdate)
• Studiested (teachingLocation) (Studiestedets geografiske navn)
• Fulltid (isFulltime) (Ja eller Nei)
• Kurskode (courseCode) (tilbudskoden = koden for programområdet)
• Poengsum (points)
• Venteliste (waitingListNumber) (dette er ventelistenummeret som er viktig å få med. Det viser hvilken plass på ventelista hver student har.

Kvalifikasjonsgrunnlag/opptaksgrunnlag

Vi ønsker å ta inn det kvalifikasjonsgrunnlaget som er registrert på hver student i Samordna Opptak. Dette vil scriptes inn for student i Visma InSchool slik det kommer frem fra saksbehandlingen hos Samordna Opptak (SO). Dette vil bli rapportert videre til DBH som opptaksgrunnlag. Vi vil da kode om kategoriene som Samordna opptak nytter til kategoriene som DBH nytter.

Kvalifikasjonsgrunnlag i saksbehandling til Samordna opptak knyttes til følgende:
*Fagskole som eneste grunnlag
*Fag-/svennebrev
*Høyere utdanning som eneste grunnlag
*Opptaksprøve som eneste grunnlag
*Praksis og delfag og minst 23 års alder
*Realkompetanse 23 år
*Studieforberedende
*Utenlandsk utdanningsbakgrunn
*Treårig yrkesfaglig opplæring som gir yrkeskompetanse
*Yrkesfag med påbygging

I tillegg finnes en midlertidig ordning hvor man også kan knytte søknadsalternativer til følgende mangler:
*Ikke tatt stilling til. Må ferdigbehandles.
*Ingen eller mangelfull dokumentasjon

Det er unødvendig å sende oss filer med studenter på de to siste kategoriene der man ikke vet kvalifikasjonsgrunnlaget. I disse tilfellene blir feltet stående tomt på studenten. 

Å ta ut liste fra SO gjøres på følgende måte:

• Fila tas ut fra «Saksbehandling»
• Filtret «Kvalifikasjonsgrunnlag» skal brukes. Det må tas ut én fil pr. kvalifikasjonsgrunnlag. Husk å sett «Treff pr side» til 3000 slik at alt blir med.
• Fila skal kun inneholde Fornavn, Etternavn og Fødselsnummer. Fila merkes med Skolenavn og kvalifikasjonsgrunnlaget. For eksempel: FSB Fagskolen Innlandet.

Man kan da få en liste med filer som kan se slik ut:

Visma InSchool “vasker” disse filene slik at vi finner dem som faktisk har takket ja til plass. Det er kun disse som skal inn i Visma InSchool. Ved rapporteringen til DBH vil vi konvertere kvalifikasjonsgrunnlaget vi hentet fra Samordna Opptak til de kategoriene som DBH ønsker vi skal rapportere til dem.

På nettsidene til Samordna Opptak ser vi de 10 ulike kategorier for kvalifikasjonsgrunnlaget for studentene som er aktuelle å bruke: (Vi har sladdet ut de to som vi ikke laster inn.)

Det må altså tas ut én fil pr. kvalifikasjonsgrunnlag så lenge det er studenter i kvalifikasjonsgrunnlaget. Da kan det bli 10 ulike filer. Fila merkes med kvalifikasjonsgrunnlaget som beskrevet ovenfor. For eksempel: FAG Fagskolen Innlandet.

DBH nytter 4 koder for "opptaksgrunnlaget":

GSK: Generell studiekompetanse

REA: Realkompetansevurdert inntak

YRK: Yrkesutdanning med fagbrev eller yrkeskompetanse

ANN: Annet, for eksempel utenlandsk utdanning

I rapporteringen til DBH vil vi kode opptaksgrunnlaget på følgende måte:

GSK = SFB, HØY, GSK
YRK = YRK, FSB, YRP, FAG
REA = REA23, PRA
ANN = UTU

Vi gjør denne sammenslåingen når rapportfilene til DBH genereres, slik at det blir kodene fra Samordna opptak som blir lagret sammen med studentinformasjonen.

(Det er ikke laget video til denne artikkelen.)