5a.22 - Registrering av eksamenspartier og sensorer for privatskoler med begrenset funksjonalitet

Relevant for rollen: 

• Eksamensadministrator ved privatskoler som ikke benytter Visma InSchool som skoleadministrativt system
• Eksamenskontoret i fylket sentralt

Privatskoler som benytter Visma InSchool som skoleadministrativt system, skal se se bort fra denne artikkelen og bruke vanlig funksjonalitet.

OBS! 

• Sensorer på offentlige skoler får stilling fra HR, dette gjør ikke sensorer på private skoler, selv de som benytter seg av Visma InSchool. Under avsnittet Sett hovedskole og legg til stilling står det beskrevet fremgangsmåte for å gjøre dette. 
  • Dersom ikke sensor er registrert med aktiv stilling, vil de ikke være mulig å sette som sensor, og de vil heller ikke dukke opp i sensoroversikten. 
• Merk også at det tar en dag før dette gjøres aktivt, da stilling oppdateres daglig. Legg derfor inn en ekstra dag når du registrerer ansatte som skal være sensor. 

Som privatskole i et fylke som benytter Visma InSchool, skal eksamenspartier sendes til fylket slik at sensor og dato kan tildeles deres eksamenspartier. For å støtte dere i arbeidet, har hver privatskole fått tildelt sin egen side til å registrere partier på. 

Generelt om den begrensede funksjonaliteten (for skoleeier)

• Privatskolene registrer eksamenspartier uten kandidater, kun med antall kandidater
• Hensikten med funksjonaliteten er at fylket får en fullstendig eksamensplan for alle eksamenspartier i fylket
• Karaktersetting på privatskolens egne partier kan ikke gjøres i Visma InSchool fordi det ikke ligger noen kandidater i partiet
• Karaktersetting på offentlige skolers partier (eller partier fra privatskoler som bruker VIS som skoleadministrativt system) der sensor 2 er fra en privatskole, må gjennomføres av en bruker med tilgang til eksamensmodulen på eksamensskolen. Dermed må manuelle karakterlister benyttes under selve gjennomføringen.
• Sensor 2 fra offentlig skole (eller privat som bruker VIS) kan se informasjon om sensor 1 fra privatskolen på eksamenskortet dersom privatskolen registrerer dette inn, og "merknad" som kan registreres på partiet av privatskolen.
• Noen fylker velger å registrere sensor 2 fra disse privatskolene i fylkets HR-system og deretter på eksamenskontoret i fylket, slik at at de kan bruke funksjonalitet for lønn til sensorer. Les mer om dette i 5a 5a - Allokering av sensor 2 og datoer for lokalgitt muntlig, muntlig-praktisk og praktisk eksamen.

Innlogging i Visma InSchool

Innlogging av ansatte i Visma InSchool hos privatskolen gjelder administrativt ansatte som skal foreta eksamensplanleggingen. Funksjonaliteten inkluderer ikke at sensorer kan logge inn.

To ansatte ved hver skole er forhåndsregistrerte, og kan logge inn med ID-porten.

 Til info

• Dersom det skal legges til nye administrativt ansatte som skal kunne logge seg inn, må privatskolen kontakte fylket som igjen kontakter support på Zendesk for å få registrert navn og fødselsnummer på den ansatte.

Når du logger inn med ID-porten får du opp en forside, samt en hovedmeny med noen valgmuligheter.  

• Ansatte: Her vedlikeholder du sensorkompetanse for ansatte ved din privatskole
• Legg til ansatt: Her legger du til en ny ansatt, hvis fylket ønsker dette
• Eksamen: Her registrerer du privatskolens eksamenspartier
• Rapporter: Her kan du ta ut rapporter over eksamensoppdragene

Registrering av eksamenspartier og oversendelse til fylket

Når fylket ønsker informasjon om eksamenspartier, skal dette registreres i Visma InSchool. Dette gjøres av hver enkelt privatskole, og du som eksamensansvarlig på en privatskole logger da inn på egen skole. 

Opprette eksamenspartier

Eksamenspartiene må først opprettes. Klikk på Eksamen i hovedmenyen. 

Forsikre deg først om at du registrerer partier for rett halvår, enten høst eller vår.

Du kan endre halvår ved å klikke på knappen "Inneværende halvår: Høst 20XX/20XX" og dermed endre vår-halvåret.

Du registrerer et nytt eksamensparti ved å klikke på Opprett nytt eksamensparti.

Først velger du fag. Skriv inn fagkode eller fagnavn i nedtrekksmenyen, og velg ønsket eksamensfag. Det er viktig at du velger rett fagkode, slik at fylket kan matche dette opp mot sine sensorer og tilgjengelig kompetanse.

Når du har valgt eksamensfag, får partiet et automatisk generert navn. Du ser en rekke felter som kan fylles ut. Fyll ut Antall kandidater. Øvrige felter fylles kun ut etter fylkets retningslinjer. Sensor 1 kan du legge inn så snart du har opprettet partiet (se nedenfor for hvordan du registrerer disse i systemet). Rom-feltet kan du overse da det ikke brukes for privatskoler med begrenset funksjonalitet. I Merknad-feltet kan du skrive en merknad som sensor 2 ser med informasjon som er relevant i forkant av eksamensdagen, for eksempel rom. Fylket ser ikke denne merknaden hos seg. 

Når du har fylt ut ønsket informasjon, klikker du på Opprett. Du har nå opprettet et eksamensparti.

Publiseringsdato

Etter oppretting vil det foreslås en publiseringsdato av systemet. Denne er ikke nødvendigvis den datoen som er avtalt med fylket, så pass på å at denne er riktig. 

Etter endring av datoen, vil du få en advarsel fra systemet om at standard publiseringsdato er en annen. Denne kan du overse.

Sensor 1

Etter oppretting av partiet, kan du registrere sensor 1. Klikk Finn sensor. Før du gjør dette, må disse lærene være registrert i ansattlisten via menypunktet Legg til ny ansatt. 

Gjenta fremgangsmåten for alle eksamenspartiene som skal rapporteres til fylket. Før fylket har tildelt sensor på partiene, kan du endre eller slette opprettede partier uten sensor 1. 

Sende eksamenspartier til fylket

Når alle eksamenspartier er registrert, skal du innen fristen som settes av fylket oversende partiene til fylket. Først når dette er gjort, kan eksamensansvarlige sentralt i fylket se hvilke fag dere som privatskole har registrert.

Huk av for alle partiene du ønsker å sende til fylket. Deretter klikker du på Handlinger-knappen, og velger Send til fylket. Klikk Send i dialogboksen som dukker opp. 

Du har nå sendt eksamenspartiene til fylket for videre planlegging. Dette kan du sjekke ved å kontrollere at feltet for Planleggingsstatus nå viser "Sensor/dato". 

Fylket setter nå på ekstern sensor (sensor 2) og eventuelt eksamensdato, og sender partiene i retur når dette er klart. Det er ikke nødvendig å foreta flere handlinger nå, men du kan om nødvendig registrere flere partier og ettersende disse på samme måte. 

Eksamenspartier i retur og gjennomføring av eksamen

Når eksamenstrekket er klart fra fylket sin side og sendt i retur, kan du som administrator logge inn på Visma InSchool og kontrollere at partiene har eksamensdato (hvis dette ikke er satt av dere lokalt) og sensor 2. Nå er Planleggingsstatus endret til "Rom/vakter". Videre planlegger du eksamen lokalt på din skole, ved bruk av egne verktøy. 

Registrere sensor 1 og sensor 2 

Hvis fylket ønsker det, kan du registrere privatskolens ansatte slik at dere kan registrere sensor 1 selv og slik at deres ansatte kan benyttes som sensor 2 i sensorutveksling for fylkets eksamenspartier.

Legg til ny ansatt

Å registrere en ansatt er ikke det samme som å gjøre de tilgjengelige for fylket, og du må fortsatt legge til sensorkompetanse aktivt.

For å registrere en ny ansatt, klikk på Legg til ny ansatt i hovedmenyen.

Fyll inn den ansattes navn og informasjon om skole-epost og telefonnummer. Dette er informasjon som tilgjengeliggjøres for ekstern sensor for å kunne etablere kontakt rundt eksamensoppgaver. Som adresse kan du eventuelt fylle inn privatskolens adresse, da dette ikke benyttes eller vises for ansatte i fylket. Klikk på Registrer ny ansatt når du er ferdig.

Sette hovedskole og legg til stilling

For at den ansatte skal dukke opp som valgbar sensor må de også ha en registrert stilling på skolen. Det trengs bare 0 i stilling, men det må registreres. For å gjøre dette må du først inn på den ansattes personalia. Klikk på Handlinger og Sett hovedskole.

Deretter går du inn på Stilling og velger Handlinger og Legg til ny stilling. 

Fyll ut feltene, men for ordens skyld, la det meste stå som tomt. Det er også viktig at det ikke er en sluttdato som gjør at sensoren ikke har en aktiv stilling i den perioden du ønsker å bruke dem. 

Stillingen er nå lagret, men vil ikke gjelde som aktiv før neste dag. 

Registrere og vedlikeholde sensorkompetanse

Når du har registrert en ny ansatt, må du legge til sensorkompetanse for at vedkommende skal være tilgjengelig for fylket. Du går inn på sensorkompetanse-siden ved å klikke på Ansatt i hovedmenyen, og velge Kompetanse. Du kan også søke opp den ansatte øverst i det globale søkefeltet.

Når du har valgt Kompetanse, går du inn på fanen Sensorkompetanse. Huk av for Sensor for å indikere at den ansatte skal kunne velges som sensor til fylkets eksamenspartier. 

Endre antall sensoroppdrag fylket skal kunne tildele den ansatte. Merk at fylket kan ha retningslinjer for hva som gjelder her, og det kan ved behov overstyres av fylket. Du skal også legge til fag sensoren har kompetanse i. Klikk på Handlinger > Legg til  ny sensorkompetanse. 

Søk opp fagkoden den ansatte har sensorkompetanse i. Det skal være huket av for I bruk for eleveksamen. Klikk Lagre når du er ferdig. 

Nå vises fag den ansatte har sensorkompetanse i på kompetansesiden. Denne skal du vedlikeholde fra år til år, innen fylkets frister. Du kan legge til flere fag, eller fjerne fag som allerede ligger der. Merk at feltet for "Kommentar" ikke leses av fylket. 

Rapporter

Du som administrator på en privatskole, har tilgang til en rapport over eksamensoppdrag som dine ansatte har i eksamensperioden. Disse rapportene finner du under Rapporter i hovedmenyen.

Hovedmeny > Rapporter

Klikk på Rapport for eksamensoppdrag for å åpne rapporten. Du kan velge å sortere på halvår (høst og/eller vår), og du vil se navn på den ansatte, type oppdrag (sensor 1 eller sensor 2), samt dato i oversikten. Du kan med fordel laste ned rapporten som Excel- eller PDF-fil, så har du bedre oversikt over dager med eksamensoppdrag. 

Slette ansatte som slutter

Når en ansatt på en privatskole slutter, skal du slette vedkommende så de ikke brukes i eksamensmodulen. Dette gjør du ved å gå inn på Ansatte > Personalia. Klikk på Handlinger og velg Slett ansatt. Velg bekreft i dialogboksen. Merk at fordi privatskolenes ansatte vedlikeholdes manuelt, må de også slettes når de ikke lenger skal ha tilgang til systemet. Selv om en ikke-slettet ansatt kan logge inn med ID-porten, vil de likevel ikke ha tilgang til andre enn sine egne opplysninger når de ikke har eksamenspartier i inneværende skoleår.