MERK: denne artikkelen er for de som piloterer funksjonalitet for individuell tilrettelegging i InSchool. Artikkelen er også fortsatt under arbeid, og vil oppdateres fortløpende! 1. august 2025 vil funksjonaliteten være tilgjengelig for alle skoler.
Relevant for rollen
- Skoleleder
- Admin
- Elev
Forutsetter følgende tilganger
- Tilgang til å opprette og å være tildelt en sak som elev (elev)
- Tilgang til å opprette en sak på vegne av elev (Innsender)
- Tilgang til å være saksbehandlingsadministrator (Administrator)
- Tilgang til å saksbehandle saker i ny saksbehandlingsmodul (Saksbehandler)
- Tilgang til å godkjenne/avslå saker i ny saksbehandlingsmodul (Godkjenner)
- Tilgang til å opprette dokumenter
- Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader
- Tilgang til å laste opp/legge til vedlegg til elevsøknader
- Tilgang til å autentisere for å se vedlegg til elevsøknader
- Tilgang til sakstypen individuelt tilrettelagt opplæring
Du kan lese mer om tilganger og oppsett i kurs 4a - Ny saksbehandlingsmodul
Innhold
Innledning
Elever kan sende inn søknad om individuell tilrettelegging i den nye saksbehandlingsmodulen. Det er også mulig å opprette søknader på vegne av en elev hvis en admin har rett tilgang (Innsender).
Når en søknad er opprettet av elev eller Innsender går søknaden til Administrator. Administrator tildeler saksbehandler og godkjenner. Saksbehandler må videre vurdere søknaden, og sende sin vurdering til Godkjenner som gjør endelig godkjenning av søknaden og fatter enkelvedtak.
Det er mulig å søke individuell tilrettelegging i 3 ulike kategorier jf. Opplæringslova kap.11
- Fysisk tilrettelegging og tekniske hjelpemidler
- Individuelt tilrettelagt opplæring
- Personlig assistanse
Det er kun søknader om individuelt tilrettelagt opplæring (ITO) som vil kreve et samtykke fra eleven på at skolen kan hente inn henvisning fra PPT. Ved søknader om ITO opprettes også fagark for IOP automatisk i ITO-modulen i InSchool. Fagarkene opprettes når saksbehandler lagrer utkast eller sender søknaden om individuelt tilrettelagt opplæring til godkjenner. Les mer om IOP og fagark i kursene (Pilot) Administrering av IOP for ITO-administrator og (Pilot) Individuell opplæringsplan (IOP) i InSchool for lærere.
Det er også noen forutsetninger i skoleårsplanleggingen som må være på plass for at blant annet riktige fagkoder kan velges i søknaden. Les mer om dette i kurs (Pilot) Administrering av IOP for ITO-administrator.
Varslinger
Du kan lese om varslinger i kurs 4a - Ny saksbehandlingsmodul .
Søknad om individuell tilrettelegging
Elev oppretter ny søknad
Som elev oppretter du en søknad om individuell tilrettelegging ved å velge Mine søknader → Søknader (ny modul) og velger Opprett ny søknad.
Innsender oppretter søknad på vegne av elev
Som en innsender kan du opprette en ny søknad om individuell tilrettelegging via menypunktet Saksbehandling. Du må ha tilgangen “Tilgang til å opprette en sak på vegne av elev (innsender)”. Denne tilgangen forutsetter at du har tilgang til elever i tillegg.
Når du har opprettet en søknad vil eleven få varsel om dette.
Som innsender vil du ikke ha andre valg enn å kunne opprette søknader og se de søknadene du har opprettet.
Fylle ut søknaden
Sakstype
Når du oppretter en ny søknad som elev eller som innsender, må du først velge sakstype. Per dags dato kan du velge individuell tilrettelegging eller fritak i ny søknadsmodul.
Velg individuell tilrettelegging. Du vil nå få opp flere felter til utfylling.
Kategori
Du må fylle ut hvilke(n) kategori du søker. Du har tre valg, men du kan velge en eller flere kategorier:
- Fysisk tilrettelegging og tekniske hjelpemidler
- Individuelt tilrettelagt opplæring
- Personlig assistanse
Fag
Velg hvilke fag tilretteleggingen gjelder for. Gjelder det alle fagene, må du velge alle fag i nedtrekksmenyen.
Du kan legge til kommentar, og legge ved dokumentasjon til søknaden, men dette er ikke obligatoriske felt.
Til informasjon
- Tillatte filtyper: .jpeg, .jpg, .png, .pdf.
- Maksimal filstørrelse er 5 MB.
- Maksimalt antall vedlegg er 10.
- Filnavn må være unike.
- Vedlegg kan ikke være passordbeskyttet.
Merk! Du har mulighet til å legge ved dokumentasjon og redigere disse mens du er i vinduet med å opprette en fritakssøknad, men når du har opprettet søknaden vil du ikke lenger ha mulighet til å slette vedlegg som er lastet opp.
Gi samtykke
Hvis du som elev søker om tilrettelegging i kategorien individuelt tilrettelagt opplæring vil du få opp et nytt felt hvor det er obligatorisk å samtykke til at skolen kan innhente en sakkyndig vurdering fra PPT.
Hvis du bare søker om tilretteleggingene personlig assistanse og/eller fysisk tilrettelegging og tekniske hjelpemidler er det ikke obligatorisk å samtykke om henvisning fra PPT, og dette feltet vil derfor ikke bli synlig.
En innsender som oppretter en søknad på vegne av en elev må fylle ut samme felt som elev, men vil ikke få opp feltet om samtykke til henvisning PPT når de velger kategorien individuelt tilrettelagt opplæring. Saksbehandler vil senere i prosessen ha mulighet til å etterspørre dette samtykket fra eleven.
Nå kan du opprette en søknad ved å trykke på handlingsknappen Opprett søknad.
Elever vil kunne følge med på statusen på sin søknad under Mine søknader i deres InSchool.
Eleven kan trykke på saksnummeret for å se mer detaljer om søknaden.
Trekke søknad
En elev kan trekke sin søknad helt frem til saken er ferdig behandlet. Da vil status endres til trukket i elevens søknadsoversikt. Eleven trekker søknaden ved å trykke seg inn på søknaden sin og velger trekk søknad.
Administrator
Som en administrator med tilgang “Tilgang til å være saksbehandlingsadministrator (Administrator)” vil du kunne tildele saker til saksbehandlere og godkjennere for å sikre en effektiv saksgang. Du vil også få en oversikt over alle saker som ligger i hovedmenyen Saksbehandling. Her kan du filtrere etter status eller annet du ønsker å se etter.
Statusoversikt:
Ubehandlet - søknad opprettet, men administrator har ikke tildelt saksbehandler og godkjenner enda.
Under Behandling - søknaden er til behandling hos saksbehandler
Avventer elevsvar - saksbehandler har etterspurt samtykke eller informasjon fra elev
Til godkjenning - saksbehandler har sendt søknaden videre til godkjenner
Avventer svar - godkjenner har etterspurt mer informasjon fra saksbehandler
Ferdigbehandlet - godkjenner har avslått eller godkjent søknaden
Trukket - elev har trukket søknaden
For å starte saksbehandling på nye søknader filtrer frem søknader med status ubehandlet. For å se detaljer og videre behandling av en søknad, trykk på saksnummeret til søknaden.
Det settes en frist automatisk for når søknaden skal ferdigbehandles. Denne er satt til 3 uker fra søknaden opprettes. Du vil se et varsel hvis fristen for behandling av søknader er passert.
Tildel roller
Når du har trykket deg inn på en søknad kommer du til en visning med status og saksnummer, navnekort på elev, og det er fire rubrikker som viser informasjon om hhv. søknad (1), saksdetaljer (2), saksgang (3) og aktivitet (4).
Du kan fra denne visningen tildele rollene Saksbehandler og Saksgodkjenner ved å trykke på tildel roller. Det er også mulig å tildele roller fra nederst på denne siden ved å trykke på + Tildel.
Under “Saksbehandler” vises alle aktive ansatte med tilgang til å behandle saker i den nye saksbehandlingsmodulen.
Under “Godkjenner” vises alle aktive ansatte med tilgang til å godkjenne eller avslå saker.
Massehåndtering tildeling roller
Det er også mulig å tildele roller fra selve oversikten over alle søknader. Her kan du også massehåndtere rolletildelingen. Du kan filtrere frem det du ønsker å massehåndtere. Marker alle aktuelle og velg tildel godkjenner og/eller tildel saksbehandler fra handlingsknappen.
Saksbehandler
Nå skal du som saksbehandler vurdere søknaden om individuell tilrettelegging. For å kunne gjøre dette må du ha tilgang som saksbehandler i den nye saksbehandlingsmodulen
Dersom du har blitt tildelt en sak, vil den vises i oversikten med status “Under behandling”. Saker som venter på behandling hos deg er markert med en rød prikk (visuell markør). Denne forsvinner når du har fullført behandlingen. Hvis du ikke har fått tildelt noen saker, vil oversikten være tom.
Klikk på saksnummeret til den saken du ønsker å se nærmere på.
Nå vil du komme inn i saken og du vil se den samme visningen som elev og administrator gjør, med status og saksnummer, navnekort på elev, og de fire rubrikkene som viser informasjon om søknad, saksdetaljer, saksgang og aktivitet.
Øverst til høyre vil du se tre ulike handlingsknapper:
- Godkjenn
- Avslå
- Handlinger:
- Last opp vedlegg
- Be om mer informasjon
- Etterspør samtykke
Ved å velge alternativet Handlinger har du mulighet til å laste opp vedlegg, be om mer informasjon fra eleven eller å etterspørre samtykke. Hvis du allerede har informasjonen og samtykke du trenger kan du godkjenne søknaden.
Saksbehandler ber om mer informasjon
Når du ber om mer informasjon må du beskrive forespørselen i et eget felt og sende til valgt mottaker. Da endres status på søknaden til Avventer elevsvar og eleven får varsel i InSchool om forespørsel om mer informasjon. De kan gå direkte til saken fra varselbjella, svare ut forespørselen, og sende tilbake til saksbehandleren.
Merk! Saksbehandler får ikke varsel om at eleven har svart på forespørselen, men status på søknaden er nå endret tilbake til Under behandling.
Saksbehandler ber om mer informasjon:
Elev svarer på forespørselen om mer informasjon:
Saksbehandler etterspør samtykke
For elever som har søkt om og skal få innvilget individuell tilrettelegging i en eller flere av kategoriene må du etterspørre samtykke om å lage et vedtak. Du velger etterspør samtykke i handlingsknappen øverst til høyre. Her må du velge type samtykke, personen det gjelder som skal få forespørselen og du kan legge ved en kommentar. Status på søknaden endres til Avventer elevsvar.
Det er også mulig å etterspørre samtykke om PPT-henvisning. Dette vil være aktuelt hvis søknaden er opprettet av Innsender og eleven dermed ikke selv har avhuket for dette samtykket i søknadsprosessen.
Eleven får et varsel om at du etterspør samtykke og kan svare på denne direkte fra varselet, eller fra oversikten over sine søknader.
Eleven får informasjon om hva hen samtykker til og kan godta eller avslå. Når eleven har svart endres status til Under behandling igjen.
Merk! Saksbehandler har mulighet til å fatte vedtak i InSchool selv om det mangler samtykke fra eleven.
Saksbehandler godkjenner søknad
For å godkjenne en søknad om individuell tilrettelegging trykker du på godkjenn.
Du vil nå få et nytt vindu hvor du må saksbehandle i tre steg.
Steg 1. Elevens rettigheter
Du må velge hvilke(n) av av de tre kategoriene eleven har rett på. Her kan du velge flere.
- Individuelt tilrettelagt opplæring
- Fysisk tilrettelegging og tekniske hjelpemidler
- Personlig assistanse
Steg 2. Detaljer i enkeltvedtaket
Hva du må fylle ut her vil variere basert på hvilke rettigheter eleven har. Elever kan også ha flere rettigheter.
- Rett til Individuelt tilrettelagt opplæring: her må du fylle ut om vedtaket motstrider PPT sin vurdering, legge til hvilke fag tilrettelegginger gjelder for og du kan legge til informasjon om sosial kompetanse. Når du legger til fag må du også legge inn om eleven skal ha full sluttkompetanse eller om det vil være avvik. Du må legge inn årstimetall, etterspurt kompetanse og organisering.
- Rett til Fysisk tilrettelegging og tekniske hjelpemidler: her må du legge til ekstra timer hvis dette er aktuelt
- Rett til Personlig assistanse: her er det et fritekstfelt hvor du kan legge inn hvordan undervisningen vil bli organisert. Og et fritekstfelt hvor du kan legge inn informasjon om hvilken kompetanse som er nødvendig for denne oppgaven
Steg 3. Saksbakgrunn, saksforhold og vurderinger
Videre må du fylle inn informasjon om saksbakgrunnen. Her skal du legge inn en redegjørelse for bakgrunnen for søknaden, elevens situasjon og behov, samt henvisninger til sentral dokumentasjon. Det er en hjelpetekst til fritekstfeltet hvor du kan se mer konkret hva som må spesifiseres i saksbakgrunnen.
Du må også fylle inn informasjon om saksforhold og vurderinger i fritekstfeltet. Her er også en hjelpetekst til hva som konkret skal spesifiseres her.
Under ser du visning av hvordan en søknad til godkjenning ser ut hvis du velger rett til individuelt tilrettelagt opplæring. Når du har fylt inn alle nødvendige felt sender du søknaden videre til godkjenner ved å trykke Send til godkjenner. Du har også mulighet til å lagre utkast hvis du må jobbe med vedtaket i flere omganger, velg da lagre utkast.
For søknader om individuelt tilrettelagt opplæring vil både handlingen Lagre utkast og Send til godkjenner føre til at fagark for IOP opprettes automatisk i ITO-modulen.
Godkjenner
Når saksbehandler har sendt søknaden videre til godkjenner vil godkjenner få et varsel om tildelt sak. Du kan gå direkte til saken via varselet eller se saken i oversikten over alle saker i Saksbehandlingmodulen. Søknaden vil ha status Til godkjenning. Trykk på saksnummeret for å komme inn til saken.
Her har du mulighet til å
- Gi samtykke
- Etterspørre mer informasjon fra saksbehandler
Godkjenner etterspør informasjon
Godkjenner kan etterspørre mer informasjon fra saksbehandler. Status på søknad endres til Avventer svar.
Merk: denne kommunikasjonen mellom saksbehandler og godkjenner vil ikke vises for elev.
Saksbehandler svarer på forespørsel
Saksbehandler vil nå få varsel om forespørsel om mer informasjon fra saksgodkjenner, og kan revidere saksutfallet. Saksbehandler kan gå inn på søknaden, gjøre de endringer som trengs, og svare på forespørselen når det er klart.
Hvis saksbehandler ikke endrer saksutfallet, må han fylle ut en kommentar før saken sendes tilbake til godkjenner. Hvis saksbehandler endrer saksutfallet endres kommentarfeltet til Saksforhold og vurderinger, og må fylle ut dette før den sendes tilbake.
Når søknaden er sendt tilbake til godkjenner endres status til Til godkjenning.
Fatte vedtak og sende svarbrev med SvarUt
Godkjenner vil ikke få varsel når saksbehandler har returnert søknaden med mer informasjon, men vil se søknaden med en rød prikk i søknadsoversikten under menypunktet Saksbehandling, og du vil se at status har endret seg Til godkjenning igjen.
Når du trykker deg inn på saken vil du også se under Aktivitet i saken (1) at saksbehandler har besvart forespørselen, og du vil se nærmere informasjon under Oppdatert informasjon (2).
Når du har klikket på Gi samtykke, kommer du til steget for å fatte vedtak. Du vil se informasjonen saksbehandler har fylt ut. Du har også mulighet til å redigere dette. Trykk neste for å se en forhåndsvisning av vedtaket og ferdigbehandle søknaden.
Da kommer du til forhåndsvisning av svarbrev med vedtaket som du kan se over. Klikk på Send med SvarUt for å ferdigbehandle søknaden.
Du lander automatisk tilbake i oversikten over søknaden, og finner igjen svarbrevet inne i søknaden under Saksgang. Du må logge inn med ID-porten for å kunne åpne svarbrevet. Merk: Arkivering er ikke ferdigutviklet enda og er planlagt ferdig 18. august 2025. For arkivering frem til denne datoen kan du laste ned svarbrevet og legge inn i eget arkivsystem.
Vær oppmerksom!
- Husk å sjekke at alt er riktig før du klikker Send med SvarUt. Når du har sendt, kan du ikke endre eller angre utsendelsen eller arkiveringen slik det er i dag.
- Hvis skolen ved en feil innvilger et enkeltvedtak, kan de lage et nytt vedtak der søknaden ikke blir innvilget. Det siste vedtaket er alltid det som gjelder.
Merk: Eleven kan trekke søknaden før den er ferdigbehandlet - Hvis skolen ser at eleven har søkt om feil fag eller kategori, må de si fra til eleven før søknaden godkjennes. Eleven kan da trekke søknaden og sende inn en ny med riktige valg.
Kommentarer
1 kommentar
05.06.25: lagt til info om at fagark opprettes automatisk i ITO-modul når saksbehandler lagrer utkast eller sender til godkjenner.
Artikkelen er stengt for kommentarer.