4a.17C - Behandle søknad om fritak (i ny saksbehandlingsmodul)

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Admin
• Kontaktlærere
• Elev

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å være tildelt en sak som elev (Elev)
• Tilgang til å opprette en sak på vegne av elev (Innsender)
• Tilgang til å være saksbehandlingsadministrator (Administrator)
• Tilgang til å saksbehandle saker i ny saksbehandlingsmodul (Saksbehandler)
• Tilgang til å godkjenne/avslå saker i ny saksbehandlingsmodul (Godkjenner)
• Tilgang til å opprette dokumenter
• Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader
• Tilgang til å laste opp/legge til vedlegg til elevsøknader
• Tilgang til å autentisere for å se vedlegg til elevsøknader

Merk!

• Alle disse tilgangene er nye og må legges til i nye eller eksisterende roller og tilgangsgrupper for at ny saksbehandling skal fungere. Disse er forskjellige fra tilgangene som er knyttet til den gamle fritaksmodulen. 

Innhold

• Tilganger og tilgangsgrupper
  • Rolle: Elev
  • Rolle: Skoleleder
  • Saksbehandling - Administrator
  • Saksbehandling - Innsender
  • Saksbehandling - Saksbehandler
  • Saksbehandling - Godkjenner
  • Kontaktlærer
• Varslinger
  • Systemvarsel til saksbehandler
  • Systemvarsel til godkjenner
  • Systemvarsel til elev
• Elev og voksen
  • Voksne som søker fritak
• Innsender
• Administrator
• Saksbehandler
• Godkjenner
  • Etterspør informasjon
  • Elev/voksen ser ikke kommunikasjon mellom saksbehandler og godkjenner
• Arkiv
• Automatikk når fritakssøknad er godkjent
• Oversikt av godkjente fritak

Tilganger og tilgangsgrupper

Det er viktig i oppstarten at dere setter opp tilganger og tilgangsgrupper etter behov. Her er et forslag til hvordan vi har lagt det opp for demo. Dere står fritt til å organisere dette slik dere selv ønsker. Dere kan velge å splitte alt med en tilgang per tilgangsgruppe, eller lage en tilgangsgruppe med flere tilganger for å gi flere muligheter og handlingsknapper i en og samme tilgangsgruppe.

Oppsettet som pilotering har gjort av ny saksbehandlingsmodul, har brukt følgende tildeling av tilganger:

Tilgang	Tilgangsgruppe/rolle
Tilgang til å være tildelt en sak som elev (Elev)	Elev (rolle)
Tilgang til å opprette en sak på vegne av elev (Innsender)	Admin.rådgiver, Admin elev, Skoleleder (rolle)
Tilgang til å være saksbehandlingsadministrator (Administrator)	Skoleleder (rolle), Admin-Behandling elevsøknader
Tilgang til å saksbehandle saker i ny saksbehandlingsmodul (Saksbehandler)	Skoleleder (rolle), Admin-Behandling elevsøknader
Tilgang til å godkjenne/avslå saker i ny saksbehandlingsmodul (Godkjenner)	Ny tilganggruppe: x-Admin-Godkjenne søknad
Tilgang til å opprette dokumenter	Ny tilganggruppe: x-Admin-Godkjenne søknad

Rolle: Elev

• Tilgang til å være tildelt en sak som elev (Elev)

Rolle: Skoleleder

• Tilgang til å opprette en sak på vegne av elev (Innsender)
• Tilgang til å godkjenne/avslå saker i ny saksbehandlingsmodul (Godkjenner)
• Tilgang til å saksbehandle saker i ny saksbehandlingsmodul (Saksbehandler)
• Tilgang til å være saksbehandlingsadministrator (Administrator)

Saksbehandling - Administrator

• Tilgang til å være saksbehandlingsadministrator (Administrator)

Saksbehandling - Innsender

• Tilgang til å opprette en sak på vegne av elev (Innsender)

Saksbehandling - Saksbehandler

• Tilgang til å saksbehandle saker i ny saksbehandlingsmodul (Saksbehandler)

Saksbehandling - Godkjenner

• Tilgang til å godkjenne/avslå saker i ny saksbehandlingsmodul (Godkjenner)

Kontaktlærer

• Tilgang til å opprette en sak på vegne av elev (Innsender)
• Tilgang til å saksbehandle saker i ny saksbehandlingsmodul (Saksbehandler)

Tilbake til toppen

Varslinger

Ulike brukere i den nye modulen for saksbehandling skal bli varslet om oppdateringer på saker de er part i. Varselet skal inneholde lenke til saken.

Merk!

• Det går ikke ut varsel når en elev har opprettet en søknad til administratorer. De som skal være administrator for ny saksbehandling må passe jevnlig på å sjekke Saksbehandling og se etter nye saker fra elever. Disse vil være med status "Ubehandlet". Følg fylkets interne rutine på dette. Administrator må selv sjekke saksbehandlingsmodulen og deretter tildele roller i saken for at systemmeldinger skal gå ut.

Systemvarsel til saksbehandler

Som en saksbehandler i Visma InSchool skal du få et varsel når det er en oppdatering på en sak som ligger på deg, slik at du til enhver tid kan være oppdatert på dine saker.

Du vil få varslinger:

• Ved tildeling av sak.
• Når frist er utløpt.
• Visuell markør i saksoversikten.
• Ved endring av sak.

Systemvarsel til godkjenner

Som en godkjenner i Visma InSchool skal du få et varsel når det er en oppdatering på en sak som ligger på deg, slik at du til enhver tid kan være oppdatert på dine saker.

Du vil få varslinger:

• Når en sak sendes for godkjenning til meg.
• Frist utløpt.
• Visuell markør i saksoversikten.
• Hvis du har bedt om supplerende informasjon fra saksbehandler, vil du varsles dersom saksbehandler legger denne informasjonen til i saken.

Systemvarsel til elev

Som en elev i Visma InSchool skal du få et varsel når det er en oppdatering på en sak som er sendt inn av deg eller på vegne av deg, slik at du til enhver tid kan være oppdatert på dine saker.

Ved relevante hendelser som:

• når vedtak blir fattet
• når det blir bedt om mer informasjon
• når søknaden er mottatt
• når saksbehandler er tildelt sak – (ikke navn)

Tilbake til toppen

Elev og voksen

Elever og voksne skal nå ha et sted hvor de kan holde oversikt over sine saker for å kunne holde oversikt over fremdrift i egne saker og følge opp sine saker. Fremgangsmåten er nesten helt lik. Elevene og de voksne kan opprette nye søknader, holde oversikt over status på saksbehandling av sine søknader, åpne og se innhold (f. eks hvem saksbehandler er osv.) i søknader. De vil per dags dato ha to menypunkter under Mine søknader:

1. Mine søknader: Eksisterende funksjonalitet for disse elevsøknadene: Egenmelding, Klager, Godkjenning av tidligere beståtte fag, NUS eksamensrettigheter, Særskilt tilrettelegging ved eksamen og Fratrekk av fravær.
2. Søknader (ny modul): Nytt grensesnitt for elevsøknader som omhandler fritak for vurdering eller opplæring i kroppsøving eller sidemål.

Hovedmeny > Mine søknader > Søknader (ny modul)

For å opprette en elevsøknad i ny saksbehandlingsprosess, må eleven klikke på Mine søknader og velge undermenyen Søknader (ny modul).

Du vil nå komme til menyen “Søknader (ny modul)” og vil se en oversikt over alle dine fritakssøknader hvis du har noen fra før. 

Til informasjon

• “Søknader (Ny modul)” inneholder søknader for fritak. Alle søknadstyper vil bli flyttet til denne siden fortløpende. Du vil kunne opprette en ny søknad fra denne siden for de søknadstypene som er flyttet.
• Gamle fritakssøknader vil fortsatt ligge der den har vært fra tidligere, dvs. du som elev eller voksen vil finne gamle fritakssøknader som er opprettet før ny saksbehandling under Mine søknader > Mine søknader > Fritak-fane. Denne fanen vil ikke eksistere fra og med nytt skoleår 2025/2026. Du som saksbehandler vil finne disse under Elever > Mine søknader > Fritak-fane. Merk! Du vil ikke lenger kunne opprette nye under den gamle modulen, men du kan ferdigbehandle de som er opprettet og ikke blitt ferdigbehandlet i skoleåret 2024/2025.  Les mer om hvordan du behandler fritakssøknader som er opprettet i den gamle fritaksmodulen her: 
  • Kurs 4a - GAMMEL MODUL Behandle søknad om fritak (NB! Uten SvarUt/nasjonal mal funksjonalitet påslått)
  • Kurs 4a - GAMMEL MODUL Behandle søknad om fritak (med nasjonale maler)
• Det er ingen automatikk om eleven faktisk har faget de søker fritak om, dermed er det viktig å kontrollsjekke at eleven har faget før de søker fritak. 

Opprett ny søknad

For å opprette en helt ny søknad, må du klikke Opprett ny søknad.

Sakstype

Her skal du velge sakstype. Per dags dato kan du kun velge “Fritak”.

Velg “Fritak” fra nedtrekksmenyen.

Du vil nå få en hjelpetekst med informasjon om hva fritak innebærer:

“Du søker nå om: Fritak

Du søker nå om fritak, og kan velge mellom fritak for opplæring eller vurdering. Du kan søke om fritak i kroppsøving og i sidemål i Visma InSchool.

Dokumentasjon: Du må dokumentere behovet for fritak ved å laste opp vedlegg i søknaden din.

• Les mer om fritak for vurdering med karakter i sidemål i Lovdata
• Les mer om fritak for vurdering med karakter i kroppsøving i Lovdata
• Les mer om fritak fra opplæring i sidemål i Lovdata
• Les mer om fritak fra opplæring i kroppsøving i Lovdata"

Fritakskategori

Velg hvilken fritakskategori som gjelder for denne fritakssøknaden. Du har to valg:

1. Fritak sidemål
2. Fritak i kroppsøving

Voksne som søker fritak

For voksne vil det ikke være mulig å søke om fritak i kroppsøving. Dette valget vil kun være tilgjengelig for ordinære elever, dvs. de som ikke er markert med "Ja" på Videregående opplæring for voksne, § 18-3.

Her ser du hvordan det ser ut for voksne som søker fritak når de velger fritakskategori. Den voksne vil kun få opp alternativet Fritak sidemål.

Fritakstype

Velg hvilken fritakstype du søker fritak om. Du har to valg:

1. Fritak vurdering med karakter
2. Fritak opplæring

Kommentar

Skriv inn tekst du ønsker å legge ved inn i søknaden din. Husk å ikke skrive personlig/sensitiv informasjon. Vi anbefaler at du legger ved dokumentasjon og lengre tekster med personlig/sensitiv informasjon i et eget dokument som du laster opp som vedlegg.

Dokumentasjon

Legg til fil som vedlegg til fritakssøknaden din. Klikk Legg til fil for å laste opp vedlegg fra din pc. 

Til informasjon

• Tillatte filtyper: .jpeg, .jpg, .png, .pdf. 
• Maksimal filstørrelse er 5 MB. 
• Maksimalt antall vedlegg er 10. 
• Filnavn må være unike. 
• Vedlegg kan ikke være passordbeskyttet.

Merk! Du har mulighet til å legge ved dokumentasjon og redigere disse mens du er i vinduet med å opprette en fritakssøknad, men når du har opprettet søknaden vil du ikke lenger ha mulighet til å slette vedlegg som er lastet opp.

Send inn søknad

For å sende inn søknad, må du klikke på Opprett søknad. Viktig å se over at søknaden er korrekt før du sender inn.

Oversikt over dine fritakssøknader

Når du har sendt inn din søknad, vil du komme tilbake til oversikten over dine fritakssøknader. Du får en bekreftelsesmelding om at handlingen er utført og vellykket opprettet. 

Klikk på saksnummer per sak for å se detaljer for hele saken.

Her ser du hele saken med ulike rubrikker for søknad, saksdetaljer, saksgang og aktivitet. 

Det er ulike detaljer per rubrikk:

• Søknad: Her ser du fritakstype, fritakskategori, kommentar og vedlegg. 
• Saksdetaljer: Her ser du navn på innsender, når saken er opprettet (dato), frist for svar (3 uker fra innsendt dato). I tillegg vil du se navn på tildelt saksbehandler i saken og navn på tildelt saksgodkjenner i saken.
• Saksgang: Informasjon, status, utfall og eventuelle vedlegg i saksgangen.
• Aktivitet: Her vil du se en tidslinje med kronologisk rekkefølge over de ulike aktivitetene som skjer i denne saken. Det vil være markert dato og klokkeslett per handling. 

Her ser du hvor du kan utvide hvis det er minimert:

Når den utvides vil du se mer info under “Saksgang” slik som dette:

Merk! Du må logge inn med ID-porten for å kunne se dine vedlegg etter at du har opprettet søknaden. Klikk Bekreft nå og logg deg inn med ID-porten. Da vil du se en forhåndsvisning av dine vedlegg. Du kan også laste ned dokumenter fra forhåndsvisningen ved behov.

Trekk søknad

Hvis du ønsker å trekke fritakssøknaden, kan du klikke på Trekk søknad. Merk! Det vil være mulig for elev å trekke søknaden frem til saken er ferdigbehandlet. 

Da får du opp et pop-up vindu hvor du må bekrefte at du ønsker å trekke søknaden. Hvis du er sikker på at du ønsker å trekke, så klikker du på knappen Trekk søknad inne i pop-up vinduet.

Da vil du få en bekreftelsesmelding om at handlingen er vellykket og søknaden er trukket.

Du kan nå gå tilbake til oversikten og se at den saken som er trukket nå har fått statusen endret fra “Ubehandlet” til “Trukket”. 

Du kan alltid gå inn på alle saker og se all informasjon om hele prosessen på alle sakene du har, også de som er trukket.

Tidligere fritakssøknader

Fritak fra tidligere inneværende skoleår vil være synlige i gammel modul for både elever og ansatte. Om det er behov, vil også åpne fritakssøknader kunne behandles ferdig i gammel modul. Derimot vil det ikke kunne opprettes nye søknader i gammel modul etter at ny modul er i produksjon.

Som saksbehandler vil du finne alle de gamle fritakssøknader under to steder:

1) Hovedmeny Elevsøknader > Fritak-fane

2) Hovedmeny Elever > Mine søknader > Fritak-fane

Merk! Disse krever de gamle tilgangene som er knyttet til funksjonaliteten her. Denne fanen vil ikke lenger være synlig fra og med neste skoleår 2025/2026. 

Som elev eller voksen vil du finne alle de gamle som er opprettet før ny saksbehandling ble produksjonsatt på din skole under toppmenyen Mine søknader > Mine søknader (knappen for den gamle modulen) og deretter under fanen Fritak. 

Tilbake til toppen

Innsender

Som en innsender med tilgang “Tilgang til å opprette en sak på vegne av elev (Innsender)” kan du opprette en søknad på vegne av en elev. Denne tilgangen forutsetter at du har tilgang til elever i tillegg. I skjermbildet nedenfor ser du at tilgangsgruppen "Innsender" også har tilgang til "Tilgang til å få frem alle skolens elever i elevoversikten".

Opprett en ny søknad på vegne av elev

Gå til hovedmenyen Saksbehandling og klikk Opprett ny søknad. 

Du får nå et sidevindu hvor du kan velge elev og sakstype. Under “Elev” (1) har du en nedtrekksliste med alle elever som har tilgangen “Tilgang til å være tildelt en sak som elev (Elev)”. Under “Sakstype” (2) har du per dags dato kun muligheten til å velge “Fritak”. Merk! Det er ingen automatikk om eleven faktisk har faget de søker fritak om, dermed er det viktig å kontrollsjekke at eleven har faget før du oppretter fritakssøknad for dette. 

Når du har valgt elev og sakstype “Fritak” vil du få opp flere felter:

1. Informasjonsrubrikk: Advarsel! Vennligst se over at søknaden er korrekt før du sender inn.
2. Elev: Velg elev.
3. Sakstype: Velg sakstype. Per dags dato er det kun “Fritak” som er tilgjengelig.
4. Fritakskategori: Velg mellom Fritak sidemål eller Fritak i kroppsøving.
5. Fritakstype: Velg mellom Fritak for vurdering med karakter eller Fritak opplæring.
6. Kommentar: Skriv inn tekst du ønsker å legge ved inn i søknaden din. 
7. Dokumentasjon: Legg til fil(er) som vedlegg.
8. Avbryt: Klikk Avbryt hvis du ikke lenger ønsker å opprette en ny søknad.
9. Opprett søknad: Klikk Opprett søknad hvis alt er klart og du ønsker å sende inn en ny søknad.

Du vil også se en advarsel i bunnen av sidevinduet som ber deg vennligst se over at søknaden er korrekt før du sender inn.

Vær oppmerksom!

• Du har mulighet til å legge ved dokumentasjon og redigere disse mens du er i vinduet med å opprette en fritakssøknad, men når du har opprettet søknaden vil du ikke lenger ha mulighet til å slette vedlegg som er lastet opp. For å redigere vekk dokumentasjon du har lagt inn ved et uhell, så kan du klikke på kryss-tegnet (x) ved det vedlegget du vil slette.

Klikk Opprett søknad for å opprette.

Du ser nå søknaden i oversikten:

Klikk på saksnummeret til gjeldende sak, hvis du ønsker å se mer saksdetaljer:

Merk! Som innsender vil du ikke ha andre valg enn å kunne opprette søknader og se de søknadene du har opprettet.

Tilbake til toppen

Administrator

Som en administrator med tilgang “Tilgang til å være saksbehandlingsadministrator (Administrator)” vil du kunne tildele saker til saksbehandlere og godkjennere for å sikre en effektiv saksgang. I tillegg vil du kunne tildele manuelt hvis det mangler en saksbehandler eller godkjenner.

I tillegg skal du nå ha muligheten for å få en oversikt over alle saker som ligger i hovedmenyen Saksbehandling. Her kan du filtrere etter status eller annet du ønsker å se etter.

Saksbehandling Oversikt

Som en saksbehandlingsadministrator ved en skole, vil du kunne holde oversikt over sakene på din skole, slik at du kan sikre deg en riktig og effektiv saksgang.

Kolonner i oversikten som du kan finne er: 

• Saksnummer: Saksnummeret som elevsøknaden får i systemet.
• Elev: Elev den saken gjelder.
• Klasse: Klasse eleven tilhører.
• Fødselsdato: Elevens fødselsdato.
• Innsender: Navn på hvem som har sendt inn saken.
• Sakstype: Ulike sakstyper du kan filtrere med: Klage, Fritak, Godkjenning av tidligere beståtte fag, NUS-eksamen, Tilrettelegging, Fratrekk av fravær, Egenmelding og Individuell tilrettelegging.
  Merk! Per dags dato er det kun “Fritak” som eksisterer i ny saksbehandlingsmodul.
• Status: Ulike statuser du kan filtrene med: Ubehandlet, Under behandling, Ferdigbehandlet, Trukket, Opphevet.
• Utfall: Ulike utfall i saksbehandling: Godkjent, Delvis godkjent, Avslått, Trukket, Opphevet eller Ingen.
• Opprettet: Opprettelsesdato.
• Godkjenner: Kolonne med navn på den som er godkjenner.
• Saksbehandler: Kolonne med navn på den som er saksbehandler.
• Frist: Dette er tidsfristen for saksbehandler og godkjenner.

Her filtrerer du frem status “Ubehandlet”:

Du får da alle ubehandlede elevsøknader for fritak.

For å se all informasjon om en sak, må du klikke deg inn på hver sak ved å klikke på saksnummeret fra oversikten.

Da kommer du til en visning med tittel, status og saksnummer, samt navnekort på elev som inneholder elevens komplette navn, fødselsdato, klasse og telefon. 

Deretter ser du ulike rubrikker (dette tilsvarer det elev og andre med tilgang ser):

• Søknad: Her ser du fritakstype, fritakskategori, kommentar og vedlegg. 
• Saksdetaljer: Her ser du navn på innsender, når saken er opprettet (dato), frist for svar (3 uker fra innsendt dato). I tillegg vil du se navn på tildelt saksbehandler i saken og navn på tildelt saksgodkjenner i saken.
• Saksgang: Standard ikke synlig, men kan utvides om ønskelig å se informasjon om status, utfall og vedlegg i saksgangen.
• Aktivitet: Her vil du se en tidslinje med kronologisk rekkefølge over de ulike aktivitetene som skjer i denne saken. Det vil være markert dato og klokkeslett per handling. 

Merk! Du kan se en forhåndsvisning av alle vedlegg som er lagt inn i saken, men du må først verifisere deg med tofaktorautentisering. Du vil se en Bekreft nå-knapp sammen med informasjonstekst: “Logg inn med ID-Porten. For å forhåndsvise dokumentet må du bekrefte identiteten din med ID-porten”.

Tildel roller

Og øverst til høyre vil du se Tildel roller-knapp. I tillegg vil du se en informasjonsboks som varsler deg om at saken ikke er tildelt en saksbehandler eller saksgodkjenner enda. Du kan nå tildele manglende roller til saken når du har sett over og er klar. For å tildele saken til ansatte, klikker du Tildel roller. Du får nå et pop-up vindu med to ulike nedtrekksmenyer for “Saksbehandler” (1) og “Godkjenner” (2).

Velg ansatt ved å klikke inn på hvert felt. Klikk Tildel for å lagre tildelingen. 

Da ser du navn på saksbehandler og saksgodkjenner her:

I tillegg er statusen på saken endret fra "Ubehandlet" til "Under behandling".

Til informasjon

• Ansatte som du finner i nedtrekkslisten for “Saksbehandler” vil vise deg alle aktive ansatte som har tilgangen “Tilgang til å saksbehandle saker i ny saksbehandlingsmodul (Saksbehandler)”.
• Ansatte som du finner i nedtrekkslisten for “Godkjenner” vil vise deg alle aktive ansatte som har tilgangen “Tilgang til å godkjenne/avslå saker i ny saksbehandlingsmodul (Godkjenner)”.

• Når en saksbehandler har blitt tildelt en sak, vil ikke navnet på saksbehandleren vises i meldingen som sendes til eleven som varsling.

Det er flere steder du kan velge å tildele saksbehandler og godkjenner. Inne i søknaden under “Saksdetaljer” vil du også se felt for “Saksbehandler” og “Godkjenner”. Ved å klikke på redigeringsblyanten, vil du ha muligheten til å tildele her også.

Tildel saksbehandler og saksgodkjenner fra bunnen av fritakssøknad

En annen måte å tildele saksbehandler og saksgodkjenner er i bunnen av hver fritakssøknad:

Her ser du hvordan du tildeler saksbehandler fra “Saksdetaljer” i elevens fritakssøknad:

Velg saksbehandler fra nedtrekksmenyen og klikk Tildel. 

Her ser du hvordan du tildeler godkjenner fra “Saksdetaljer” i elevens fritakssøknad:

Du får igjen et pop-up vindu med kun mulighet for å velge ansatt som skal være godkjenner. Velg saksgodkjenner fra nedtrekksmenyen og klikk Tildel. 

Tildel saksbehandler og saksgodkjenner fra oversikten

Du kan også tildele en ansatt som skal være “Godkjenner” eller “Saksbehandler” direkte fra oversikten.

Klikk på redigeringsblyanten under kolonnen “Godkjenner”:

Velg ansatt fra nedtrekksmenyen:

Klikk på redigeringsblyanten under kolonnen “Saksbehandler”:

Velg ansatt fra nedtrekksmenyen:

Massehåndtere tildeling av roller

Du har også muligheten til å massehåndtere flere saker samtidig og tildele saksbehandler og godkjenner.

Ved å filtrere alle med status “Ubehandlet” eller “Under behandling”, kan du enkelt klikke på massemarkering av alle med det filteret du har valgt. 

Eventuelt kan du filtrere på navnet til en konkret saksbehandler/godkjenner om du skal endre alle på en spesifikk ansatt.

Klikk på Handlinger og deretter Tildel saksbehandler eller Tildel godkjenner. Velg navn på den nye personen som skal være saksbehandler.

Dette vil da tildele den saksbehandleren eller godkjenneren du velger for alle de markerte.

Du vil som alt annet få en bekreftelsesmelding om at handlingen er utført. Merk! Hvis du har brukt et filter, f. eks filtreringen av status “Ubehandlet”, må du fjerne dette for å se endringen du har masseoppdatert, fordi da er status på disse “Under behandling”. Trykk Tøm filter.

Du kommer nå tilbake til oversikten og kan finne igjen de du har endret.

Eventuelt kan du filtrere på nytt, slik at du ser det utvalget du ønsker:

Eventuelt hvis det er flere saker som må endres mtp saksbehandler eller godkjenner, kan dette også gjøres ved å markere foran hver sak du ønsker å masseoppdatere til en ny saksbehandler eller godkjenner.

Samme fremgangsmåte med å trykke på Handlinger og deretter Tildel saksbehandler eller Tildel godkjenner. 

Tilbake til toppen

Saksbehandler

Som en saksbehandler med tilgang “Tilgang til å saksbehandle saker i ny saksbehandlingsmodul (Saksbehandler)” kan du nå bli tildelt saker for fritak. Hvis du ikke har blitt tildelt noen saker, vil oversikten din i hovedmenyen Saksbehandling være tom. Hvis du har blitt tildelt en sak, vil du finne denne i oversikten med status “Under behandling”. 

Klikk på saksnummeret til den saken du ønsker å se nærmere. Nå vil du komme inn i saken og se informasjon “Ny oppdatering! Saken er klar for behandling.”. Du vil se den samme visningen som elev og administrator, dvs. en visning med tittel, status og saksnummer, samt navnekort på elev som inneholder elevens komplette navn, fødselsdato, klasse og telefon. 

Det er ulike detaljer per rubrikk:

• Søknad: Her ser du fritakstype, fritakskategori, kommentar og vedlegg. 
  Merk! Det er viktig at du som saksbehandler kontrollsjekker at det er riktig fritakstype og fritakskategori, og også om eleven faktisk har dette faget. 
• Saksdetaljer: Her ser du navn på innsender, når saken er opprettet (dato), frist for svar (3 uker fra innsendt dato). I tillegg vil du se navn på tildelt saksbehandler i saken og navn på tildelt saksgodkjenner i saken.
• Saksgang: Standard ikke synlig, men kan utvides om ønskelig å se informasjon om status, utfall og vedlegg i saksgangen.
• Aktivitet: Her vil du se en tidslinje med kronologisk rekkefølge over de ulike aktivitetene som skjer i denne saken. Det vil være markert dato og klokkeslett per handling. 

Øverst til høyre vil du se ulike handlingsknapper:

1. Godkjenn
2. Avslå
3. Handlinger

Som en saksbehandler kan du godkjenne ved å trykke på Godkjenn, avslå ved å trykke på Avslå og laste opp vedlegg med oppdatert informasjon ved å klikke på Handlinger og deretter Last opp vedlegg. 

Last opp vedlegg

For å laste opp vedlegg med oppdatert informasjon, må du klikke på Handlinger og deretter Last opp vedlegg. 

Du vil da få et pop-up vindu med mulighet for å legge til filer som et vedlegg. Merk! Tillatte filtyper: .jpeg, .jpg, .png, .pdf. Maksimal filstørrelse er 5 MB. Maksimalt antall vedlegg er 10. Filnavn må være unike. Vedlegg kan ikke være passordbeskyttet. Klikk Legg til fil og last opp filer du ønsker å legge til fritakssøknaden. Klikk Fullfør for å lagre vedleggene.

Vær oppmerksom!

• Du kan legge til filer som vedlegg og redigere disse vekk med å klikke på x-kryssikonet for å fjerne vedlegg som er feil. Når du trykker Fullfør-knappen vil du ha lagt ved vedlegget inn i saken og kan ikke omgjøre dette eller fjerne vedlegget.
• Du blokkeres heller ikke fra å laste opp det samme vedlegget.

Du får en bekreftelsesmelding på at vedlegget er lastet opp vellykket.

Du vil nå se vedlegg under “Søknad”. Denne vil plasseres under “Oppdatert informasjon” med dato for når dette ble lagt til, samt navn på personen som vedlegget er lastet opp fra og en knapp for vedlegget.

Godkjenn en fritakssøknad

For å godkjenne en fritakssøknad klikker du på Godkjenn. Du får nå et sidevindu med informasjon om at dette er saksbehandlerens innstilling og at saken vil bli sendt til godkjenner for samtykke. Skriv inn tekst for “Saksforhold og vurderinger”. Klikk Send til godkjenner når du er ferdig med avgjørelsen.

Merk! Det er en begrensning på 5000 tegn. Du vil få en feilmelding når du overstiger maksbegrensningen.

Du vil få en bekreftelsesmelding på at handlingen er vellykket. I tillegg vil du under “Aktivitet” se en ny aktivitet som inneholder informasjon om at du har godkjent søknaden med teksten du har lagt til grunn for “Saksforhold og vurderinger”, og at den har blitt videresendt til godkjenner og venter på samtykke. Statusen er endret til "Til godkjenning".

Merk! Den visuelle markøren (rød sirkel) er nå ikke lenger på den som du har saksbehandlet ferdig. Du kan nå gå tilbake til dine systemmeldinger og markere den som er knyttet til denne fritakssøknaden som er ferdig, ved å klikke Merk som ferdig.

Avslå en fritakssøknad

For å avslå en fritakssøknad, klikker du på Avslå. Du får nå et sidevindu med informasjon om at dette er saksbehandlerens innstilling og at saken vil bli sendt til godkjenner for samtykke. Skriv inn tekst for “Saksforhold og vurderinger”. Klikk Send til godkjenner når du er ferdig med avgjørelsen.

Du vil få en bekreftelsesmelding på at handlingen er vellykket. I tillegg vil du under “Aktivitet” se en ny aktivitet som inneholder informasjon om at du har avslått søknaden med teksten du har lagt til grunn for “Saksforhold og vurderinger”, og at den har blitt videresendt til godkjenner og venter på samtykke. Statusen er endret til "Til godkjenning".

Tilbake til toppen

Godkjenner

Som en godkjenner trenger du å ha tilgangen “Tilgang til å godkjenne/avslå saker i ny saksbehandlingsmodul (Godkjenner)”. I tillegg trenger du “Tilgang til å opprette dokumenter” for å kunne opprette dokumenter/svarbrev som skal sendes ut via SvarUt. Godkjenners grensesnitt bygger seg på saksbehandlers visning, slik at godkjenneren kan ta stilling til saker som er sendt til godkjenning.

Du som godkjenner vil kunne godkjenne eller avslå saksbehandlerens avgjørelser i saker. Du vil også kunne etterspørre supplerende informasjon, slik at du kan gjøre den jobben du trenger i saksbehandlingen.

Hvis godkjenner ikke har blitt tildelt noen saker for godkjenning, vil hovedmenyen Saksbehandling være tom:

Hvis en godkjenner har fått tildelt en sak som godkjenner, vil de få dette i oversikten i hovedmenyen Saksbehandling. Godkjenner kan komme inn til saken på to måter:

1. Via varslingen i systemmeldinger (varselbjella)
2. Via oversikten i menypunktet Saksbehandling (markert med rødt symbol - visuell markør for saker som ligger til behandling hos deg)

Via varslingen i systemmeldinger (varselbjella)

Du kan klikke på varselbjella og finne at du har nye varslinger hvor du har blitt tildelt som godkjenner for en fritakssøknad. Du kan klikke på Se saksdetaljer for å se fritakssøknaden.

Via oversikten i menypunktet Saksbehandling

Du kan også klikke på menypunktet Saksbehandling og finne en oversikt over alle dine saker. Det vil være en synlig visuell markør (rød prikk) ved hver sak som ligger på vent for behandling hos deg. Klikk på saksnummeret på den saken du ønsker å arbeide med. 

Fritakssøknad til godkjenning

Du vil da i begge tilfeller komme inn til en visning av hele saken. Nå vil du komme inn i saken og se informasjon “Ny oppdatering! Saken er klar for behandling.”. 

Visningen er lagt opp likt for elev, administrator og saksbehandler. Det er identiske detaljer per rubrikk:

• Søknad: Her ser du fritakstype, fritakskategori, kommentar og vedlegg. 
  Merk! Det er viktig at du som saksgodkjenner kontrollsjekker at eleven har faget, og at det er riktig fritakstype og fritakskategori før du gir samtykke. Dette må være overens med dokumentasjonen vedlagt og søknaden eleven har sendt inn.
• Saksdetaljer: Her ser du navn på innsender, når saken er opprettet (dato), frist for svar (3 uker fra innsendt dato). I tillegg vil du se navn på tildelt saksbehandler i saken og navn på tildelt saksgodkjenner i saken.
• Saksgang: Standard ikke synlig, men kan utvides om ønskelig å se informasjon om status, utfall og vedlegg i saksgangen.
• Aktivitet: Her vil du se en tidslinje med kronologisk rekkefølge over de ulike aktivitetene som skjer i denne saken. Det vil være markert dato og klokkeslett per handling. 

Øverst til høyre vil du se ulike handlingsknapper som godkjenner har tilgang til:

1. Gi samtykke
2. Etterspør informasjon

Etterspør informasjon

Godkjenner har mulighet til å be om supplerende informasjon fra saksbehandler. Dette gjøres ved å klikke på Etterspør informasjon.

Da vil du se et sidevindu til høyre med et felt hvor du kan skrive inn en beskrivelse av forespørselen. Dette er et fritekstfelt. Merk! Ikke skriv personlig/sensitiv informasjon.

Merk! Dette feltet har en maksbegrensning på 500 tegn.

1. Informasjon om at du sender saken tilbake til saksbehandler og etterspør mer informasjon.
2. Beskriv forespørselen: Skriv inn ønsket tekst du ønsker å sende tilbake til saksbehandleren.
   Merk! Vennligst ikke skriv personlig/sensitiv informasjon.

Klikk Send tilbake når du har skrevet det du ønsker å sende tilbake til saksbehandler. Du får nå en bekreftelsesmelding om at handlingen er utført og sendt tilbake til saksbehandler. Siste aktivitet vil nå inneholder dato og informasjon du har sendt:

Elev/voksen ser ikke kommunikasjon mellom saksbehandler og godkjenner

Kommunikasjonen mellom saksbehandler og godkjenner ved bruk av "Etterspør informasjon" og "Svar på forespørsel" vises ikke for elev eller voksen under aktivitetsloggen du finner i rubrikken Aktivitet. Her ser du at eleven ser status "Avventer svar fra saksbehandler" uten noe annet informasjon under Aktivitet-rubrikken:

Besvare en forespørsel om mer informasjon

Saksbehandler får nå en systemmelding som varsler dem om “Forespørsel om mer informasjon”. Når du som saksbehandler utvider systemmeldingen vil du kunne lese hva godkjenner har bedt deg om. Hele teksten godkjenner har skrevet vil stå i systemmeldingen.

Klikk Gå til saken og svar for å komme direkte til fritakssøknaden som gjelder. Her kan du igjen finne informasjon om hva godkjenner ber deg om. Du som saksbehandler vil nå få to knapper: Svar på forespørsel og Handlinger, som inneholder Last opp vedlegg. Klikk på Svar på forespørsel for å gi supplerende informasjon som etterspørres av godkjenner.

Nå får du opp et pop-up vindu med selve forespørselen øverst. Deretter er det et felt “Revidere saksutfall?” hvor utfallet du har avgjort vil være markert som standard. Her kan du nå velge å endre utfallet eller la det forbli. Hvis du lar den forbli, må du skrive inn kommentar i fritekstfeltet. 

Hvis du endrer utfallet, vil “Kommentar”-feltet endres til å hete “Saksforhold og vurderinger” og du kan nå endre på det som skal skrives under dette feltet. 

Du kan også laste opp vedlegg ved behov. Når du er ferdig, trykker du på Send.

Saken oppdateres med ny aktivitet og eventuelle vedlegg og kommentar inn under rubrikken “Søknad” under “Oppdatert informasjon”. I tillegg vil du nå se under “Aktivitet” at det er en ny aktivitet med dato og informasjon om at saksbehandler har besvart en forespørsel som kan sees under “Oppdatert informasjon”.

Saksbehandler har besvart forespørsel

Godkjenner vil ikke få en systemmelding når saksbehandler har returnert den tilbake med mer informasjon, men vil se i oversikten under menypunktet Saksbehandling med en visuell markør. 

Gi samtykke

Når du har sett over, og eventuelt fått mer supplerende informasjon og er nå klar for å gi samtykke, så klikker du på Gi samtykke. 

Fatte vedtak og sende svarbrev med SvarUt

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å opprette dokumenter

Når du har klikket på Gi samtykke, kommer du til det steget for å fatte vedtak. Du vil se “Saksforhold og vurderinger” og kan nå skrive inn tekst, justere eller fjerne tekst som skal legges til som et flettefelt inn i svarbrevet. Tekstinnholdet som saksbehandler har fylt ut skal dukke opp i tekstfeltet under “Saksforhold og vurderinger”. 

Hvis saksbehandler ikke har skrevet noe, så kan godkjenner skrive inn utfyllende tekst her.
Merk! Maksimal tegngrense er 5000.

Klikk Neste når du har fylt ut det du ønsker å ha med i svarbrevet. Du vil da komme til en forhåndsvisning av svarbrevet:

Vedtaksbrevet i den nye saksbehandlingsmodulen inneholder 2 underskrifter:

1. saksbehandler
2. saksgodkjenner

Underskrift inneholder navn på begge personer og deres rolle i saken. Signaturer plasseres vertikalt med signatur fra saksbehandler først.

Se over før du klikker Send med SvarUt. Når du ser at alt er slik det skal være, klikk Send med SvarUt.

Vær oppmerksom!

• Vær oppmerksom på at du kontrollerer at alt er riktig behandlet før du trykker Send med SvarUt. Du må påse at det er riktig fritakstype og fritakskategori, og at eleven har faget, før du godkjenner/avslår avgjørelsen. Når du har klikket på denne Send med SvarUt-knappen, vil det ikke være mulig å gjøre om på utsendelsen og arkiveringen per dags dato.

• Hvis skolen innvilger et enkeltvedtak feil, kan de opprette et nytt et som ikke innvilges. Det vil være nyeste enkeltvedtak som gjelder. Merk! Det er mulig for elev å trekke søknaden før den er ferdigbehandlet. Les mer om hvordan i avsnittet "Trekk søknad".

• Om skolen oppdager at det er feil fritakstype eller fritakskategori som er søkt om, så kan de informere eleven, slik at dette kan bli rettet opp i. Eleven må da trekke søknaden og legge inn en ny med riktige valg. Det er derfor viktig at skolene får gode rutiner på å fange opp de som er feil før man invilger og sender ut et svarbrev via SvarUt som nå også arkiveres samtidig. Vi anbefaler at dere er nøye med saksbehandlingen i alle tre ledd, dvs. som elev/innsender, saksbehandler og mest av alt som godkjenner, og har gode prosesser for å minimere feil.

Du kommer da tilbake til saken og ser en bekreftelsesmelding på at handlingen er vellykket og at saken er ferdigbehandlet. Du kan se aktiviteten under “Aktivitet”.

Under “Saksgang” vil du nå se at status er “Ferdigbehandlet” og at utfall er “Godkjent”, samt et ikon "Svarbrev" for vedlegg som er svarbrevet. 

Hvis du vil lese mer om hvordan du kontrollsjekker forsendelsen knyttet SvarUt for fritak, så kan du lese mer om dette i kurs 4a - Bruk av forsendelseslogg for SvarUt.

Arkiv

Klikk på Svarbrev for å se en forhåndsvisning av svarbrevet som er sendt ut via SvarUt. Dette er arkivfunksjonalitet som fortsatt er i “beta” og du må derfor følge fylkets egne rutiner for overgangsrutiner vedrørende arkivering av fritak. 

Merk! Du må logge inn med ID-porten for å kunne se dine vedlegg etter at du har opprettet søknaden. Klikk Bekreft nå og logg deg inn med ID-porten. Da vil du se en forhåndsvisning av dine vedlegg.

Slik ser forhåndsvisningen ut:

Last ned pdf og arkiver det i eksisterende arkivsystemer. 

Viktig presisering!

• Det er viktig at du fortsatt følger overgangsrutiner for arkivering av fritak inntil avviksrutiner og -funksjonalitet er på plass.

Merk! Dette gjelder arkiveringen og ikke forsendelsen.

• Alle må følge overgangsrutiner for arkivering av fritak i eget fylke inntil det foreligger informasjon om at dette ikke lenger trengs. 

Les mer om hvordan du kontrollsjekker at alt ligger i arkivet i relevante artikler om InSchools innebygde arkiv her: Kurs 4a - Artikler om arkiv.

Tilbake til toppen

Automatikk når fritakssøknad er godkjent

Eleven skal få FAM-kode og F på aktuelt fag i fagdokumentasjon. All logikk på automatikk vil være slik som i den gamle modulen. I tillegg skal eleven få fagstatus F (Fritatt) dersom eleven får fritak fra opplæring. FAM-koden må aktiveres. Dette gjøres ved å klikke inn på elevens fagdokumentasjon. Når dette er gjort vil FAM-koden og riktig fagstatus være registrert og tilgjengelig i rapporteringsfilen. Eleven får F når sluttvurdering i aktuell faggruppe er publisert.

Merk! Elever som har fritak i sidemål, får ikke F i NOR1260 og NOR1264.

Nedenfor beskrives følgende eksempler:

1. Fritak for opplæring i kroppsøving

• Fagstatus F (Fritatt)
• Karakter F (Fritatt)
• FAM01 (Fritatt fra opplæring)

2. Fritak for vurdering med karakter i kroppsøving

• Fagstatus E (Elev) eller A (Individuelt tilrettelagt opplæring)
• Karakter F (Fritatt)
• FAM02 (Fritatt fra vurdering med karakter)

3. Fritak for vurdering med karakter i skriftlig sidemål Vg1 og Vg2 studieforberedende

• Fagstatus E (Elev), A (Individuelt tilrettelagt opplæring) eller V (Voksen)
• Karakter i norsk, skriftlig
• FAM58 (Vedtak fritak vurdering i sidemål). Dette registreres på fagkoden for norsk skriftlig.

4. Fritak for opplæring i skriftlig sidemål Vg1 og Vg2 (studieforberedende) (ikke avsluttende fag)

• Fagstatus E (Elev), A (Individuelt tilrettelagt opplæring) eller V (Voksen)
• Karakter i norsk, skriftlig
• FAM59 (Vedtak fritak opplæring i sidemål). Dette registreres på fagkoden for norsk skriftlig.

5. Fritak for vurdering med karakter i skriftlig sidemål (gjelder Vg3 studieforberedende)

• Fagstatus E (Elev), A (Individuelt tilrettelagt opplæring) eller V (Voksen)
• Karakter F (Fritatt) i norsk sidemål, skriftlig
• FAM02 (Fritatt for vurdering med karakter)

6. Fritak for opplæring i skriftlig sidemål (gjelder Vg3 studieforberedende)

• Fagstatus F (Fritatt)
• Karakter F (Fritatt) i norsk sidemål, skriftlig
• FAM01 (Fritatt fra opplæring)

1. Fritak for opplæring i kroppsøving

Bilde nedenfor viser et eksempel på en elev som har fått godkjent fritak for opplæring i kroppsøving. Eleven får fagstatus F (Fritatt), karakter F (Fritatt) og FAM01 (Fritak for opplæring).

Når eleven får fritak fra opplæring i kroppsøving, vil de også automatisk fjernes fra undervisningsgruppen når saksbehandler klikker Godkjenn fritakssøknad. Når eleven tas ut av undervisningsgruppen, vil undervisningstimene i kroppsøving forsvinne fra timeplanen til eleven og eleven vil ikke være synlig i oppmøteregistreringen til læreren.

2. Fritak for vurdering med karakter i kroppsøving

Bildet nedenfor viser et eksempel på en elev som har fått godkjent fritak for vurdering med karakter i kroppsøving. Eleven skal ha fagstatus E (Elev), eventuelt A (Individuelt tilrettelagt opplæring) dersom eleven får enkeltvedtak på individuelt tilrettelagt opplæring. Dette settes manuelt på eleven eller faget. For mer informasjon om hvordan endre fagstatus på et fag, les artikkel: Kurs 4a - Eksport av data til Vigo/WIS. Eleven får karakter F (Fritatt) når karakterene er publisert og FAM02 (Fritatt fra vurdering med karakter).

3. Fritak for vurdering med karakter i skriftlig sidemål Vg1 og Vg2 studieforberedende

Her ser du et eksempel for en elev som har fått fritak fra vurdering i sidemål på Vg1 og skal ha FAM58 (Vedtak fritak vurdering sidemål) i NOR1260 (norsk skriftlig) og karakter F (Fritatt). Fagstatus skal være E (Elev), A (Individuelt tilrettelagt opplæring), eller V (Voksen).

I Fagdokumentasjon får man da automatisk se riktig FAM-kode knyttet til fritaket:

4. Fritak for opplæring i skriftlig sidemål Vg1 og Vg2 (studieforberedende) (ikke avsluttende fag)

Her ser du et eksempel for en elev som har fått fritak fra opplæring i skriftlig sidemål på Vg1 og skal ha FAM59 (Vedtak fritak opplæring sidemål) i NOR1260 (norsk skriftlig) og karakter F (Fritatt). Eleven skal ha fagstatus E (Elev), A (Individuelt tilrettelagt opplæring) eller V (Voksen).

I Fagdokumentasjon får man da automatisk se riktig FAM-kode knyttet til fritaket:

5. Fritak for vurdering med karakter i skriftlig sidemål (gjelder Vg3 studieforberedende)

Bildet nedenfor viser et eksempel for en elev som har gått godkjent fritak for vurdering med karakter i sidemål. Eleven får FAM02 (Fritatt for vurdering med karakter) og karakter F (Fritatt) når karakterene publiseres. I tillegg skal eleven ha fagstatus E (Elev), A (Individuelt tilrettelagt opplæring) eller V (Voksen).

6. Fritak for opplæring i skriftlig sidemål (gjelder Vg3 studieforberedende)

Bildet nedenfor viser et eksempel for en elev som har gått godkjent fritak for opplæring i skriftlig sidemål. Eleven får FAM01 (Fritatt for opplæring) og karakter F (Fritatt) når karakterene publiseres i norsk sidemål skriftlig. I tillegg skal eleven ha fagstatus F (Fritatt).

Vurderingskarakterer for fritak

Standpunktkarakter i faget vil vise F for FRITATT.

Merk! Karakter kommer kun i Fagdokumentasjon hvis dette er publisert. Du kan likevel se dette automatisk lagt inn i vurderingsoversikten til undervisningsgruppen.

Vurderingskarakterer for fritak:

Type Kategori	Fritak opplæring	Fritak vurdering
Kroppsøving	H1: F H2: F STANDPUNKT: F	H1: F H2: F STANDPUNKT: F
Sidemål	H1: F H2: F STANDPUNKT: F	H1: F H2: F STANDPUNKT: F

Oversikt av godkjente fritak

Når saksbehandlingen har godkjent fritaket, vil du se dette i:

• Elever > Elevoversikt
  

  

  Du vil finne to kolonner som omhandler fritak:

  1. Fritak i sidemål

  2. Fritak i kroppsøving
     
     Merk! De er som standard ikke synlig. Trykk derfor på tannhjulet for å få disse opp i Elevoversikt.

• Undervisning > Faggruppe > Elever-fane
  
  Ved å fjerne “Nei” fra kolonnen "Fritak/Tidligere bestått” vil du kun se elevene med fritak i valgt faggruppe.
  
  
• Elever > valgt elev > Klasser og grupper > Faggruppe-fane
  
  Nå ser du faggruppen i Klasser og grupper-oversikten med med fagstatus “Fritatt” under kolonnen “Fagstatus”.
  
  
• Elever > valgt elev > Fagdokumentasjon
  
  Her ser du også at faget ligger i elevens Fagdokumentasjon, men med fagstatus “(F) Fritatt” og fagmerknad som gjelder det eleven har fått godkjent. Merk! Dette kan være FAM01 Fritatt fra opplæring, FAM02 Fritatt fra vurd. med kar., FAM58 (Vedtak fritak vurdering sidemål) eller FAM59 (Vedtak fritak opplæring sidemål).

Tilbake til toppen

Neste artikkel