3.14 - Ny generering av fastlønn ved endringer gjennom året

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilbang til å se lønn og betalinger
• Tilgang til å behandle lønn og betalinger
• Tilgang til å generere fastlønn
• Tilgang til å generere faste tillegg
• Tilgang til å redigere kontering for undervisningsgrupper
• Tilgang til å se ansattoversikt (utvidet visning)
• Tilgang til å se oversikt over beskjeftigelse for ansatte
• Tilgang til å se egne ansattes stillingsdetaljer
• Tilgang til å se alle undervisningsgrupper
• Tilgang til å se alle ansatte i ansattoversikten og trykke inn på ansatte for tilgang til undermenyer man har tilgang til

I tillegg til tilgangene over må du som et minimum ha autorisasjon for generering av lønn. Denne autorisasjonen defineres i HR-systemet, ikke i Visma InSchool. Du kan kontrollere hvilke autorisasjoner du har ved å gå til egen profil og velge Ansatte > Autorisasjoner.

Innhold:

• Innledning
  • Behovet for samordning med skoleårsplanlegger
  • Hvordan leser endringer i lærerens beskjeftigelse
• Ny generering av fastlønn ved endring i lærerens beskjeftigelse
  • Endring av eksisterende lønnspost
  • Generering av ny lønnspost
  • Når endringen skal gjelde fra en dato tilbake i tid
• Ny generering av fastlønn for å rette opp feil i konteringen
• Lærers stillingsstørrelse endrer seg underveis i skoleåret
  • Utfordringer med teknisk undertid
  • Utfordringer med å beregne korrekt beskjeftigelse

Innledning

Alt som står i denne artikkelen forutsetter at fastlønn har blitt generert tidligere for alle skolens ansatte minst én gang i det aktuelle skoleåret og omhandler derfor kun ny generering av fastlønn.

Når systemet genererer fastlønn gjøres dette med utgangspunkt i det som ligger i den enkelte lærerens oversikt over beskjeftigelse. Lønn i HR-systemet skal være korrekt, og skal speile endringer som er gjort gjennom året. 

Praktisering av lærerernes avtaleverk kan variere noe fra skoleeier til skoleeier. Spesielt kan nevnes følgende scenarier som ofte håndteres litt ulikt:

1. Lærer får en ny -, eller mister en undervisningsgruppe fra en dato på høsten, etter skolestart.
2. Lærer får en ny -, eller mister en undervisningsgruppe fra en dato på våren.
3. Lærer går opp eller ned i stillingsstørrelse underveis i skoleåret.

Listen over er ikke uttømmende. For eksempel vil håndteringen av punkt 1 og 2 variere avhengig av hvorvidt skoleeier/skolen mener det er best å tilbakeskrive en endring til 1. august (ev. 1. januar), eller registrere  endringen fra “dags dato” og framover i tid. (Utfordringer med punkt 3 nevnes lenger ned.)

Til toppen

Behovet for samordning med skoleårsplanlegger

Denne artikkelen beskriver hvordan systemet håndterer ny generering av fastlønn etter at dette tidligere har blitt generert minst én gang for den aktuelle læreren. I disse tilfellene må skolen være spesielt oppmerksom på forskjellene i måten Visma InSchool og HR-systemet håndterer beskjeftigelsesprosenten.

I Visma InSchool vil lærerens oversikt over beskjeftigelse alltid vise de grupper/funksjoner og prosenter som vises i den sist publiserte timeplanfila, uten noen angivelse av start-, eller sluttdato for de enkelte oppføringene.

I HR-systemet vil det være en oversikt over alle anviste endringer i lærerens beskjeftigelse, inklusive start- og sluttdatoer som har blitt generert (og eventuelt redigert) før oversendelse fra Visma InSchool.

Videre beregner Visma InSchool i utgangspunktet beskjeftigelsesprosent med hele skoleåret som gjeldende periode (standardperioden). Hvis det er behov for å beregne dette for en kortere periode, fordi en lærer eksempelvis kun skal være tilsatt og lønnet i en kortere periode av året, må dette håndteres på en annen måte. I skoleåret 2025-2026 er det mulig å gjøre dette på to forskjellige måter. Disse er beskrevet i artiklene:

• Kurs 2a - Fag- og timefordeling: Periodebeskjeftigelse (ny funksjonalitet) 
• Kurs 2a - Fag- og timefordeling: Periodebeskjeftigelse (gammel funksjonalitet) 

På grunn av disse forholdene er det viktig at skoleårsplanlegger og lønnsmedarbeider har felles forståelse for hva som skal skje i hvert enkelt tilfelle. Kommunikasjon mellom disse er derfor avgjørende.

Til toppen

Hvordan systemet leser endringer i lærerens beskjeftigelse

Når lærerens beskjeftigelse endrer seg er det kun endringene som skal utløse ny generering av lønnspost(er). Systemet sjekker alle oppføringer i lærerens oversikt over beskjeftigelse, og generer ny lønnspost kun dersom:

• Det ikke foreligger en generer lønnsrad for den aktuelle undervisningsgruppa eller funksjonen hos denne læreren fra før, eller
• Den aktuelle undervisningsgruppa/funksjonen har fått en endret beskjeftigelsesprosent, eller endret kontering, sammenlignet med siste vellykkede overføring til HR-systemet, eller
• Sluttdatoen på den aktuelle lønnsraden har endret seg sammenlignet med siste vellykkede overføring til HR-systemet.

Obs!

• Det er nok at en beskjeftigelsesprosent endrer seg en brøkdels prosent for at ny generering skal trigges. Dette kan f.eks. skje dersom en redigerer beskjeftigelsesprosenten på en komponent, deretter finner ut at endringen var feil og ønsker å tilbakestille til opprinnelig prosent og gjør dette. Det som da kan ha skjedd er at den opprinnelige prosenten, som vises i brukergrensesnittet med 2 desimaler, i realiteten var et tall med høyere antall desimaler på grunn av beregningen som lå til grunn. Ved å skrive inn tallet på nytt vil det for skoleårsplanlegger se ut som tallet er identisk med det opprinnelige, men systemet undersøker i den bakenforliggende databasen, der det opprinnelige tallet hadde flere desimaler, og dermed avviker fra det nye.

Basert på ovenstående vil systemet håndtere ny generering av fastlønn som følger:

1. Dersom lønnspost for den aktuelle undervisningsgruppa foreligger fra før og genereres på nytt pga endring:
   • Opprinnelig lønnspost får endret sluttdato til dagen før siste publisering av timeplanen.
   • Ny lønnspost genereres for undervisningsgruppa og gis startdato lik dato for siste timeplanpublisering og sluttdato 31.07. i det aktuelle skoleåret.
2. Dersom lønnspost for undervisningsgruppa ikke finnes for den aktuelle læreren fra før:
   • Ny lønnspost genereres for undervisningsgruppa og gis startdato lik dato for siste timeplanpublisering og sluttdato 31.07. i det aktuelle skoleåret.

Obs!

• Alle datoer som nevnes over, unntatt startdato for den opprinnelige lønnsposten (dersom denne foreligger) kan endres/redigeres etter ny generering av fastlønn, og før attestering/anvisning.

Til toppen

Ny generering av fastlønn ved endring i lærerens beskjeftigelse

Endring av eksisterende lønnspost

Framgangsmåten er denne:

1. Gå til Lønn > Fastlønn, søk opp og velg aktuell lærer, og klikk Hadlinger > Generer fastlønn for valgte ansatte
2. Klikk på forstørrelsesglasset i kolonnen Handlinger for aktuell lærer.
3. Sjekk datoer for gammel og ny lønnspost og juster ved behov:
   • Sluttdato på gammel lønnspost. (Startdato på denne kan ikke endres.) 
   • Startdato og/eller sluttdato på ny lønnspost.
4. Attester og anvis (overfør).

Til toppen

Generering av ny lønnspost

Framgangsmåten er denne:

1. Gå til Lønn > Fastlønn, søk opp og velg aktuell lærer, og klikk Hadlinger > Generer fastlønn for valgte ansatte (som over).
2. Klikk på forstørrelsesglasset i kolonnen Handlinger for aktuell lærer.
3. Sjekk og juster ved behov startdato og/eller sluttdato på ny lønnspost.
4. Attester og anvis (overfør).

Til toppen

Når endringer skal gjelde fra en dato tilbake i tid

Denne situasjonen forekommer ofte tidlig i skoleåret når det skjer endringer i en lærers beskjeftigelse etter at første fastlønnskjøring har funnet sted, og selv om den er dekket av beskrivelsen over, konkretiserer vi ytterligere her.

I en situasjon der du for eksempel generer ny fastlønn 1. oktober, men ønsker at startdato for lønnsposten skal være 1. august i det aktuelle skoleåret, kan du endre dette etter at generering har funnet sted. Gjør som følger:

1. Generer fastlønn for den aktuelle læreren som beskrevet over.
2. Rediger sluttdato på gammel lønnspost. Sett denne til 1. august.
3. Rediger startdato på ny lønnspost. Her er det 2 alternativer:
   • Sett den til 1. august. Slett opprinnelig lønnspost fra HR-systemet for å unngå overlapp/konflikt. Attester og overfør ny lønnspost. (Dette vil gi 2 lønnsposter i Visma InSchool. Den gamle vil ikke være gjeldende, men kan ikke slettes. Den nye dekker hele skoleåret, vil være gjeldende og vil samsvare med HR-systemet, som kun inneholder denne.)
   • Sett den til 2. august. Attester og overfør. (Dette vil gi en oppføring på 1 kalenderdag med feil prosent, og en ny oppføring som gjelder for resten av skoleåret med riktig prosent. Visma InSchool og HR-systemet vil speile hverandre.)

Til toppen

Ny generering av fastlønn for å rette opp feil i konteringen

Denne situasjonen kan oppstå uten at det har skjedd noen endring i lærerens beskjeftigelse. Systemet vil da ikke av seg selv generere lønnsposten på nytt. Dette må du framprovosere. Gjør som følger:

1. Korriger kontering på aktuell undervisningsgruppe som beskrevet i artikkel Kurs 3 - Kontering og generering av fastlønn og faste tillegg.
2. Gå til Lønn > Fastlønn, søk opp aktuell lærer og klikk på forstørrelsesglasset for å se detaljoversikten for denne læreren.
3. Rediger sluttdato for lønnsposten som er kontert feil og sett denne til 01.08. (eller eventuelt annen dato tilbake i tid, ved behov).
4. Gå tilbake til Lønn > Fastlønn, huk av på raden for aktuell lærer og velg Handlinger > Generer fastlønn for valgte lærere
5. Gå på nytt til detaljsiden for denne læreren, kontrollér og korriger ved behov startdato og/eller sluttdato for den nye lønnsraden.
6. Attester og anvis (overfør).

Advarsel!

• Når en lønnsrad ønskes generert på nytt ved framgangsmåten over er det avgjørende at den nye lønnsraden genereres før den gamle har blitt anvist. Dette er fordi endring av sluttdato på en lønnsrad gjør at systemet setter et såkalt "flagg" som angir at det har skjedd en endring på sluttdato. Ny lønnsrad kan genereres så lenge dette flagget er satt. Når gammel lønnsrad anvises og overføres til HR-systemet fjernes dette flagget igjen. Da vil systemet ikke lenger generere raden på nytt dersom brukeren forsøker dette.

Til toppen

Lærers stillingsstørrelse endrer seg underveis i skoleåret

Dersom læreren har vært tilsatt i en stillingsstørrelse fram til en bestemt dato, og deretter får endret sin stillingsstørrelse fra denne datoen og ut skoleåret (eller til en annen nærmere bestemt dato) oppstår en situasjon som vil kreve nøye gjennomtenking fra skolens side.

Årsaken til dette er at en publisert timeplan produserer en oversikt over beskjeftigelse for læeren som av Visma InSchool håndteres som om den gjelder for hele skoleåret. 

Utfordringer med teknisk undertid

Dette kan gi utfordringer i tilfeller hvor læreren har teknisk undertid, ettersom vikarmodulen forutsetter at undertiden gjelder for et helt skoleår og således vil foreslå at enhver tilfeldig vikartime gis betalingstype Bruk av undertid inntil læreren har gjennomført det antall vikartimer som svarer til undertidsprosenten når den regnes på årsbasis. For å unngå disse utfordringene anbefalser vi å unngå undertid på tilsettinger av kortere varighet enn hele skoleåret. Dette vil gjøre at enhver vikartime læreren tar automatisk vil foreslås til utbetaling og vil således spare deg for merarbeid.

Er du likevel i en situasjon der en lærer har fått undertid i en stilling av kortere varighet kan du korrigere for dette ved å avskrive en del av undertiden. Dersom du gjør dette vil du sikre at systemet automatisk foreslår korrekt lønnstype etter at den ansatte har opparbeidet det korrekte antallet timer med betalingstype Bruk av undertid.

For å gjøre dette, beregn først hvor mange prosentpoeng av den tekniske undertiden som skal avskrives. Gjør deretter som følger:

1. Gå til Lønn > Variabel lønn
2. Klikk på Legg til variabel lønn
3. Velg betalingstype Fyll opp undertid
4. Velg lærer, eventuelt stilling (dersom hen har mer enn én), legg inn dato og klikk Neste
5. I feltet Tid legger du så inn antall prosentpoeng av lærerens undertid som skal avskrives og klikker så Opprett.

Obs!

• Oppføringer med betalingstype Bruk av undertid overføres ikke til HR-systemet, men forblir i stedet i Visma InSchool som internt regnskap for denne betalingstypen.

Til toppen

Utfordringer med å beregne korrekt beskjeftigelse

Samtidig kan det by på utfordringer å rapportere korrekt beskjeftigelse for lærerens undervisning for hver av periodene, spesielt dersom undervisningstimene i lærerens fag ikke er jevnt fordelt gjennom skoleåret. Når dette er tilfellet må undervisningsbeskjeftigelsen regnes om for å ta høyde for den kortere perioden den gjennomføres på. Se nærmere omtale i avsnittet Behovet for samordning med skoleårsplanlegger over.

Til toppen

Neste artikkel