Relevant for rollen:
- Skoleleder
- Admin
Forutsetter følgende tilganger:
- Tilgang til å se ansattoversikten
- Tilgang til å se personalia for ansatt
- Tilgang til å se brukerkontoinfo for ansatt
- Tilgang til å se ansattoversikt (utvidet visning)
- Tilgang til å se ansattes personnummer
- Tilgang til å se og begrenset redigering av ansattes stilling
Se for øvrig vårt veiledende standardoppsett for tilganger, der flere tilganger knyttet til ansattadministrasjonligger ligger både i rollen Skoleleder og Admin.
Obs!
- Privatskoler henvises til egen artikkel om å avslutte arbeidsforhold for ansatte.
Innhold:
- Generelt
- Arbeidsforhold avsluttes i HR-systemet
- Styre innloggingmulighet i Visma InSchool
- Synlighet i ansattoversikten og andre lister
- Spesielle forhold: Skjule ansatt ved dødsfall
Generelt
Når en ansatt slutter å jobbe ved en skole eller i et fylke skal vedkommende miste tilgang til systemet. Arbeidsgiver ønsker gjerne ikke at alle tilfeller hvor et arbeidsforhold opphører skal behandles likt. Mer om dette lenger ned.
Det er oftest likevel behov for at skolens/skoleeiers administrasjonspersonale fortsatt skal ha tilgang til personen inne i Visma InSchool, både av hensyn til historikk i timeplanen, historikk som er skapt av vedkommende knyttet til elever og ikke minst forhold knyttet til lønn.
Arbeidsforhold avsluttes i HR-systemet
En ansatt må ha en aktiv stilling for å kunne logge seg inn i Visma InSchool. Se den ansattes stillingsoppføringer under Ansatte > Stilling.
Etter stillingens sluttdato vil den ansatte automatisk miste tilgang til å logge seg inn i systemet.
Informasjon om stilling vil fortsatt være tilgjengelig (synlig) i systemet i 365 dager etter sluttdato. Dette er for å sikre at skolen kan foreta registrering og etterbetaling av lønn i denne perioden. Informasjon om den ansattes siste aktive stilling må foreligge for at dette skal være mulig.
Ansatte som slutter vil foreligge, og være søkbare, i ansattoversikten til utløpet av det aktive skoleåret. Etter denne datoen vil personen ikke lenger foreligge i ansattoversikten, men vil kunne søkes opp ved å bytte tilbake til skoleåret da vedkommende sluttet.
Styre innloggingmulighet i Visma InSchool
Hvis det skulle oppstå en situasjon der skolen ønsker å sperre den ansattes tilgang til å logge inn i systemet på tross av et aktivt stillingsforhold, kan dette gjøres fra siden Ansatte > Konto, ved å deaktivere bryteren for Gi tilgang til Visma InSchool:
Obs!
- Når skolen på denne måten sperrer tilgangen for en ansatt som skal slutte, og samme person senere får ny stilling ved skolen, vil vedkommende ikke kunne logge seg inn på nytt før skolen har reaktivert bryteren Gi tilgang til Visma InSchool.
Synlighet i ansattoversikten og andre lister
En ansatt som slutter i jobben (altså når stillingen opphører) vil fortsette å være synlig og søkbar i ansattoversikten ut det aktive skoleåret. Når det etterfølgende skoleåret starter, vil vedkommende ikke lenger dukke opp der. Dette gjelder selv om det eventuelt ikke ennå har gått 365 dager siden utløp av vedkommendes siste aktive stilling.
Det som nevnes her gjelder spesifikt for ansattoversikten. Lister og oversikter andre steder i systemet kan oppføre seg annerledes.
Rapport over roller- og tilgangsgruppemedlemskap
Selv om den ansattes sluttdato passerer, vil vedkommende komme opp i Rapport over roller- og tilgangsgruppemedlemskap så fremt glidebryteren for Gi tilgang til Visma InSchool er slått på (se forrige avsnitt). Derfor bør skolene ha som rutine å gå inn på Ansatt > Konto på den ansatte som har sluttet og slå av denne glidebryteren slik at de ikke dukker opp i nevnte rapport.
Spesielle forhold: Skjule ansatt ved dødsfall
I noen tilfeller kan skolen ønske å skjule en ansatt før tidspunktet der hen i henhold til beskrivelsen over, ikke lenger vil være synlig i systemet. Dette vil typisk gjelde dersom en ansatt uventet går bort og man ikke ønsker at kolleger skal få opp navnet lenger når de leser ansattoversikten.
For å løse dette, søk opp den aktuelle personen og gå til Ansatte > Personalia. På denne siden velger du Handlinger > Skjul ansatt som vist nedenfor.
Dette vil fjerne navnet fra ansattoversikten, men det vil fortsatt være mulig å søke opp den tidligere ansatte via det globale søket øverst i skjermbildet.
Kommentarer
1 kommentar
Oppdatering 15.09.2024 - Hele kurs 3 er omarbeidet og publisert i ny versjon.
Artikkelen er stengt for kommentarer.