3.03 - Fiktiv ansatt

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å se ansattoversikten
• Tilgang til å se personalia for ansatt
• Tilgang til å endre ansattes personalia
• Tilgang til å se brukerkontoinfo for ansatt
• Tilgang til å se ansattoversikt (utvidet visning)
• Tilgang til å se ansattes personnummer
• Tilgang til å se og begrenset redigering av ansattes stilling

Innhold:

• Generelt
• Opprette en fiktiv ansatt
• Skjule den fiktive ansatte fra ansattlisten
• Legge til kompetanse på den fiktive ansatte
• Erstatte den fiktive ansatte med den virkelige læreren

Generelt

Når skolen forbereder tilsetting av en ny lærer, men ikke ennå vet hvem dette blir, eller ikke har registrert den nye i HR-systemet ennå, er det viktig at dette ikke forsinker arbeidet med skoleårsplanlegging. Da kan du opprette og benytte en fiktiv ansatt i den virkelige lærerens plass, inntil denne har blitt tilsatt.

Til info

• Fiktive ansatte kan ikke slettes av skolen selv. De forblir tilgjengelig for framtidige skoleår. Navnsetting bør derfor være gjennomtenkt og generisk.

Opprette en fiktiv ansatt

1. Gå til Legg til ny ansatt.
2. Huk av i boksen Midlertidig ansatt for skoleårsplanlegging.
3. Fyll ut alle obligatoriske felt, det vil si lyse felt merket med rød stjerne.
4. Klikk blå knapp Registrer ny ansatt nederst.

Den fiktive ansatte får da generert en navnekode og vil foreligge i ansattoversikten.

Til toppen

Skjule den fiktive ansatte fra ansattlisten

1. Søk opp og velg den fiktive ansatte
2. På siden Ansatte > Personalia, klikk Handlinger > Skjul ansatt

Til toppen

Legge til kompetanse på den fiktive ansatte

For å kunne benytte den fiktive ansatte i skoleårsplanleggingen må denne få definert kompetanse i aktuelle fag på samme måte som enhver annen lærer. Dette er nærmere beskrevet i artikkel Kurs 1 - Registrere fagkoder i læreres kompetanse.

Til toppen

Erstatte den fiktive ansatte med den virkelige læreren

Når den virkelige læreren har blitt tilsatt, det vil si er lagt inn i HR-systemet, og har blitt opprettet i Visma InSchool gjennom synkroniseringen, er tiden kommet til å erstatte den fiktive ansatte.

Dette gjøres det på følgende måte:

1. Gå til Skoleårsplanlegging og Fag- og timefordeling.
2. Søk opp den fiktive læreren
3. Kopier navnet på en av undervisningsgruppene
4. Gå til Undervisningsgruppe - Lærer
5. Lim inn navnet på undervisningsgruppen i søkefeltet
6. Klikk på undervisningsgruppenavnet
   For den/de aktuelle komponenten/e:
   1. Klikk på Handlinger
   2. Velg Rediger allokert lærer
   3. Velg den virkelige læreren som skal ha denne komponenten og lagre*
7. Gjenta for alle aktuelle undervisningsgrupper/komponenter
8. Publiser timeplanen når du har tatt alle undervisningsgruppene/komponentene

* Nærmere beskrivelse med skjermbilder finnes i artikkel Kurs 2a - Tildeling av undervisningsgrupper til lærere.

Den nye læreren har nå fått denne/disse komponenten/e inn i sin beskjeftigelse og timeplan.

Obs!

Det er også mulig å erstatte den fiktive læreren med den virkelige læreren helt, eller delvis, gjennom masseoppdatering av komponenter i vinduet Planlegging. Dette må gjøres med varsomhet, ettersom masseoppdateringen vil føre til at alle valgte komponenter får tildelt kun den nye læreren, uavhengig av hvilke lærere som var tildelt dem fra før.

Til toppen

Neste artikkel