3.16 - Introduksjon til fravær, vikaradministrasjon og variabel lønn

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Admin

Visma InSchool gir god støtte til arbeidsprosesser knyttet til registrering av lærerfravær og administrering av vikarer.

Funksjonaliteten er utviklet med tanke på at lærer selv skal registrere sitt fravær, men gir også mulighet for leder til å gjøre dette når læreren er forhindret. Fravær kan enten være sykdomsrelatert, knyttet til avtalemessige rettigheter, eller handle om søknad om fravær for deltakelse på kurs, eller lignende. Hvilke typer fravær som kan registreres på den enkelte skole avhenger av innstillingene som er gjort av skoleeier (fylket). Noe fravær skal overføres til HR-systemet. Dette gjelder typisk egenmeldinger. I dette tilfellet er det HR-systemet som holder rede på hvor mange egenmeldingsdager den ansatte har tatt ut, og hvor mye som gjensttår. Dette kan valideres fra Visma InSchool.

Nærmeste leder får en melding når en lærer har registrert et fravær og kan da straks begynne arbeidet med å finne og registrere vikarer etter behov. I prosessen med registrering av vikar vil systemet ta utgangspunkt i vikarens oppfyllingsgrad og foreslå betalingstype ut fra dette. En lærer som ikke har fått tildelt fast undervisning tilsvarende sin lønnsprosent har teknisk undertid og systemet vil da foreslå betalingstype 'bruk av undertid' inntil lønnsprosenten er fullt ut dekket. Dette kan overstyres.

Tilsvarende vil en lærer som har fått fylt opp hele sin lønnsprosent få forslag om betalingstype 'overtid', eller 'variabel lønn', avhengig av om vedkommende hadde henholdsvis en lønnsprosent på 100% eller under 100% i utgangspunktet.

Ved behov kan leder sende en forespørsel om de samme vikartimene til flere lærere samtidig. Det vil da være den første som svarer bekreftende som får timene. Det er også mulig å legge inn vikaren direkte uten forespørsel gjennom systemet.

Vikaren ser timen i sin timeplan og noterer oppmøte i klassen når timen avholdes. Vikaren kan dessuten ved behov registrere vurdering på elevene i gruppa. Oppmøteregistreringen fungerer samtidig som bekreftelse på avholdt time, og det er først etter dette at timen kan attesteres og anvises for utbetaling, når dette er aktuelt.

Etter datoen for siste vikartime i gruppa, og når oppmøte er registrert i denne, vil en vikar som ikke har annen fast undervisning i denne gruppa av hensyn til GDPR ikke lenger ha tilgang til elevgruppa.

Variabel lønn kan også legges inn manuelt i systemet av en leder eller administrativt ansatt med de rette tilgangene.

Neste artikkel