3.26 - Når en ansatt slutter

Relevant for rollen:

• Ansatt
• Skoleleder
• Skoleadministrasjon

Visma InSchool tar i utgangspunktet vare på historisk informasjon. Det er likevel skolens HR-system som skal være såkalt "master" på informasjon knyttet til ansatt og stillingsforhold, uansett om skolen er en offentlig skole med integrasjon til et HR-system, eller en privatskole med fristilt HR-system.

Ansatte som slutter håndteres ikke fullstendig likt, avhengig av om skolen har en integrasjon mot et HR-system eller ikke.  Dette poengteres nedenfor.

Ansatt mister tilgang når stilling opphører

En ansatt må ha en aktiv stilling i systemet, for at det skal være mulig å logge inn og benytte systemets funksjonalitet. Dagen etter utløpsdato på den aktive stillingen, vil det ikke lenger være mulig for den ansatte å logge inn. Når utløpsdato på stilling er satt i HR-systemet, vil dette skje automatisk.

Påloggingsfunksjonaliteten sjekker stillingsforholdet direkte og tillater kun innlogging dersom den ansatte har et aktivt stillingsforhold.

Informasjon om stilling vil fortsatt være tilgjengelig (synlig) i systemet i 365 dager etter utløpsdato. Dette er for å sikre at skolen kan foreta registrering og etterbetaling av lønn i denne perioden. Informasjon om den ansattes siste aktive stilling må foreligge for at dette skal være mulig.

Obs!

• Privatskoler som ikke har en integrasjon mot et HR-system må manuelt redigere den ansattes stilling under Ansatte > Stilling og legge inn en sluttdato.
• Når sluttdatoen for en ansatts stilling er passert, vil glidebryteren "Gi tilgang til Visma InSchool" fremdeles være påslått. Som beskrevet over, kan den ansatte likevel ikke logge på, siden det er sluttdatoen på stillingen som avgjør dette. Se bilde av glidebryteren nedenfor punktlisten.
• Det er også mulig å stenge en ansatts tilgang til systemet uten at stillingen har utløpt, slik beskrevet i dette brukertipset: Brukertips! Administrere tilgang til Visma InSchool.

Synlighet i ansattoversikten og andre lister

En ansatt som slutter i jobben (altså når stillingen opphører) vil fortsette å være synlig og søkbar i ansattoversikten ut det aktive skoleåret. Når det etterfølgende skoleåret starter, vil vedkommende ikke lenger dukke opp der. Dette gjelder selv om det eventuelt ikke ennå har gått 365 dager siden utløp av vedkommendes siste aktive stilling.

Det som nevnes her gjelder spesifikt for ansattoversikten. Lister og oversikter andre steder i systemet kan oppføre seg annerledes. 

Rapport over roller- og tilgangsgruppemedlemskap

Selv om den ansattes sluttdato passerer, vil vedkommende komme opp i Rapport over roller- og tilgangsgruppemedlemskap så fremt glidebryteren (se bilde lenger opp) for Gi tilgang til Visma InSchool er slått på. Derfor bør skolene ha som rutine å gå inn på Ansatt > Konto på den ansatte som har sluttet og slå av denne glidebryteren slik at de ikke dukker opp i nevnte rapport.

Skjul ansatt

I noen tilfeller kan skolen ønske å skjule en ansatt før tidspunktet der hen i henhold til beskrivelsen over, ikke vil være synlig lenger. Dette vil typisk gjelde dersom en ansatt uventet går bort og man ikke ønsker at kolleger skal få opp navnet lenger når de leser ansattoversikten.

For å løse dette, søk opp den aktuelle personen og gå til Ansatte > Personalia. På denne siden velger du Handlinger > Skjul ansatt som vist nedenfor.

Du får da opp følgende tilleggsinformasjon før du bekrefter ditt valg:

Det er også mulig å synliggjøre den ansatte igjen senere, hvis ønskelig. Dette gjøres da fra Ansatte > Personalia > Handlinger > Vis ansatt.

Når en ansatt har blitt skjult i ansattoversikten, er det spesifikt der vedkommende ikke vil være synlig. Det betyr ikke at alle spor etter vedkommende er borte. Tvert imot er det fortsatt mulig å søke opp den ansatte i det globale søket, og alle historiske spor av vedkommende vil fortsatt være synlig i systemet.