Brukertips! Generering av svarbrev på fritakssøknad for skoler som ikke har innebygd arkiv

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Privatskoler uten arkiv kan generere egne svarbrev for fritakssøknader. Du må opprette 4 nye maler for svarbrev på fritak på skoleeiernivå. Fremgangsmåten beskrevet under må gjøres 4 ganger, dvs. en for hver type fritaksbrev:

Fritaksbrev	Nasjonal mal brevtekst hentes fra
Fritak i vurdering i kroppsøving	Physical-Assessment-Exemption-Letter
Fritak i opplæring i kroppsøving	Physical-Teaching-Exemption-Letter
Fritak i vurdering i sidemål	Language-Assessment-Exemption-Letter
Fritak i opplæring i sidemål	Language-Teaching-Exemption-Letter

For å opprette brevmaler for fritak, viser vi her punkt for punkt for hvordan dette gjøres for oppretting av brevmaler på fritak i vurdering i sidemål:

1. Logg inn på skoleeiernivå og gå til hovedmenyen Kommunikasjon > Maler.
   
   
2. Filtrer på Kategori = «Exemption Letter» og Type = «Exemption»
   
   I tabellen øverst, ser vi at fritaksbrev Fritak i vurdering i sidemål skal hente brevteksten fra den nasjonale malen Language-Assessment-Exemption-Letter. 
   
   
3. Klikk på Language-Assessment-Exemption-Letter og malen åpnes, som vist nedenfor i vinduet «Ny melding».
   
   
4. Klikk inne i brevteksten og trykk Ctrl + C eller høyreklikk og velg Kopier.
   
   

   Dette er teksten som kopieres:

   ${StudentGivenName} ${StudentFamilyName}	Vår referanse: ${CaseNumber}
   ${StudentAddressNoCounty}	Dato: ${TodayDateddmmyyyyWithDot}
   	Unntatt offentlighet Jf. Offentleglova § 13

   Fritak for vurdering med karakter i skriftlig sidemål

   Vi viser til din søknad om fritak for vurdering med karakter i ${ExemptionSubject} sidemål av ${ExemptionApplicationDate} .

   
   Vedtak

   Rektor har vurdert søknaden og den vedlagte dokumentasjonen og fatter følgende vedtak:

   ${ExemptionDecision} for vurdering med karakter i sidemål.

   
   Vedtaket er gjeldende så lenge du er elev ved ${SchoolName} .

   Rettslig grunnlag

   Forskrift til opplæringsloven § 9-21. Fritak frå vurdering med karakter i eitt av de norske skriftspråka.

   
   Saksforhold og vurdering

   ${LetterComment1}

   
   Klageadgang

   Du kan klage på dette vedtaket, jf. forvaltningsloven § 28. Klagefristen er tre uker fra du har mottatt vedtaket. Begrunnet klage sendes til skolen ved rektor.

   Med vennlig hilsen
   
   ${ExemptionApproverName}

   saksbehandler

   Kopi:

   ${InternalRecipients}

   ${ExternalRecipients}
   
   

5. Klikk X i høyre hjørne eller «Lukk» nede til høyre for å lukke malen.
   
   
6. Gå tilbake til hovedmenyen Kommunikasjon > Dokumentmaler.
   Merk! Dette er forskjellig fra hvor vi hentet brevteksten i ønsket mal.
   
   
7. Klikk på knappen «Opprett mal»:
   
   
8. I vinduet over må du under 1.2 ARKIV PROSESS klikke på «Fritak»:
   Da kommer du til bilde nedenfor:
   
9. Forklaring til hva som skal velges i vinduet over:
   For pkt. 1.1 GENERELL UTFORMING:
   Navn på mal: Navn på mal må fylles ut, f. eks "Fritak for vurdering med karakter i skriftlig sidemål".
   Dokumenttype: MÅ være Exemption.
   Mal-kategori: MÅ være Exemption Letter.
   
   For pkt. 1.2 ARKIV PROSESS:
   Prosess: Velg Fritak (For alle 4 malene dere må opprette)
   Velg hvilken type elev: Velg Elev.
   Subject type: Velg 2nd form Norwegian (Merk! Velg Physical Education om dette er mal for
   kroppsøving i neste omgang.)
   Exemption type: Velg Assessment = Vurdering (Merk! Velg Teaching om dette er mal for fritak i
   opplæring.)
   
   
10. Klikk «Neste» og du kommer til steg 2, som er INNHOLD hvor du legger innholder du ønsker for malen:
    
    
    
11. Klikk inne i tekstfeltet (gult område vist over) og velg Ctrl + V eller høyreklikk
    inne i tekstfeltet og velg «Lim inn»:
    
    Innholdet i malen Language-Assessment-Exemption-Letter er nå kopiert inn i denne nye malen.
    
    
12. Klikk «Neste» og du vil få opp en forhåndsvisning av hvordan fritaksbrevet for fritak i vurdering i sidemål vil se ut:
    
    
    
13. Klikk «Lagre».
    
    Nå er det bare å starte på nytt for de 3 andre malene dere må opprette.
    Når dere i etterkant godkjenner søknad om fritak, vil knappen «Generer svarbrev» generere mal slik dere har opprettet her.
    
    
    
14. Malene dere opprettet er nå de samme som for de offentlige skolene.
    
    

Til info

Dette betyr at dere må inn og redigere lovhenvisningen på alle malene under punktet «Rettslig grunnlag» og alle de nye malene er redigerbare på skoleeiernivå.

Lovhenvisningen kan hentes fra de gamle malene dere har i Kommunikasjon > Maler, og kan kopieres derfra og limes inn/ byttes ut med svarbrevteksten i de nye malene for svarbrev, eller kopieres fra nedenfor:

Endring av punktet «Rettslig grunnlag» for privatskoler i de 4 malene:

• Forskrift til privatskoleloven § 6-23. Fritak frå vurdering med karakter i kroppsøving.
• Forskrift til privatskoleloven § 4-7. Fritak frå opplæring i kroppsøving.
• Forskrift til privatskoleloven § 6-21. Fritak frå vurdering med karakter i eitt av dei norske skriftspråka.
• Forskrift til privatskoleloven § 6-21. Fritak frå opplæring i sidemål.

Merk! Om dette blir veldig omstendelig, kan dere sende en henvendelse til support via Zendesk ved å be oss opprette malene for dere.