4a.29 - Automatisk arkivering av vitnemål og kompetansebevis

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Administrativt personell med ansvar for arkiv

Nå er det automatisk arkivering av vitnemål og kompetansebevis i Visma InSchool.

Presisering:

• Vi arkiverer alle vgs vitnemål og alle vgs kompetansebevis (også for flyfagselever).
• Vi arkiverer ikke vitnemål for fagskoler.
• Vi arkiverer ikke landbaserte fagskole vitnemål, martime fagskole vitnemål, karakterutskrift for fagskolen eller flyfags sertifikatet for vgs (Certificate of recognition) per i dag.
• Vi arkiverer ikke karakterutskrifter hverken for fagskoler eller videregående skoler.

Vitnemål

Når rektor eller en med tilgang på skolenivå utsteder et vitnemål, vil det samtidig også arkiveres automatisk når du trykker ‘Utsted vitnemål’. Merk! Dette er ikke knyttet til SvarUt eller automatisk integrasjon til NVB/Samordna opptak. Dette håndteres manuelt. Les mer om hvordan du utsteder vitnemål i kurs 6 - Utstede vitnemål og kompetansebevis.

Når et vitnemål blir utstedt av rektor eller en bruker med tilgang, blir det automatisk arkivert ved at det opprettes en ny sak med første dokument (journalpost) i saken. Merk! Det vil kun være en journalpost i saksmappen for vitnemål og det er selve filen for vitnemålet.

Hvis et vitnemål blir annullert etter det er utstedt skal annulleringen føre til at journalStatus settes til Utgår og saksStatus settes til Utgår.

Sakstittel (M020): Vitnemål

Dokumenttittel (M020): Vitnemål

Bevaring og kassasjon:

• Kassasjonsvedtak (M450): Bevares
• Kassasjonshjemmel (M453):
• Bevaringstid (M451):

Kompetansebevis

Når rektor eller en med tilgang på skolenivå utsteder et kompetansebevis, vil det samtidig også arkiveres automatisk når du utsteder ved å trykke på ‘Utsted kompetansebevis. Merk! Dette er ikke knyttet til SvarUt eller automatisk integrasjon til NVB/Samordna opptak. Dette håndteres manuelt. Les mer om hvordan du utsteder kompetansebevis i kurs 6 - Utstede vitnemål og kompetansebevis.

Når et kompetansebevis blir utstedt av rektor, eller en med tilgang, blir det automatisk arkivert ved at det opprettes en ny sak med første dokument (journalpost) i saken. Merk! Det vil kun være en journalpost i saksmappen for kompetansebevis og det er selve filen for kompetansebeviset.

Hvis et kompetansebevis blir annullert etter det er utstedt, skal annulleringen føre til at journalStatus settes til Utgår og saksStatus settes til Utgår.

Merk! Vi arkiverer ikke språkkopi eller duplikater. 

Sakstittel (M020): Kompetansebevis

Dokumenttittel (M020): Kompetansebevis

Bevaring og kassasjon:

• Kassasjonsvedtak (M450): Bevares
• Kassasjonshjemmel (M453): 
• Bevaringstid (M451): 

Neste artikkel