4a.32 - Arkivrapport: Løpende journal i Visma InSchool

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Administrativt personell med ansvar for arkiv

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til løpende journal

Merk!

• Tilgangen gir rettighet til å ta ut rapporten løpende journal fra elever og foresatte uavhengig av hvilke rettigheter du har i Visma InSchool. Rapporten for løpende journal vil ikke kunne fortelle om brev som skal med SvarUt faktisk har gått ut med SvarUt. Dette er fordi det blir journalført uavhengig av om utsendelse er vellykket eller ikke. Dermed må du bruke arkivuttrekket for å kunne se all informasjon om alle brev har blitt sendt eller mottatt. Les mer om arkivuttrekk her: kurs 4a - Arkivuttrekk.
• Ingen opplysninger er avskjermet. Det er særs viktig at rettigheter til denne rapporten kun gis til de som kan se all informasjon om elevene. 

Som skoleeier eller rektor/skoleleder (eller annen bruker med tilgang) har du nå mulighet til å generere en rapport av typen “løpende journal” slik at du kvalitetssikre inngående og utgående dokumenter som blir arkivert eller benytte informasjonen til annet formål. Dette er en rapport som kun benyttes internt i fylket og som viser alle data. Merk! All informasjon om inngående og utgående dokumenter vises i rapporten, også informasjon som er skjermet i offentlig journal.

Rektor/skoleleder (eller annen bruker gitt nødvendige rettigheter) kan ta ut løpende journal for den enkelte arkivdel i skolens underarkiv. For å hente ut en ny rapport for løpende journal går du til hovedmenyen Arkiv og velger undermenypunktet Løpende journal. Klikk deretter på Ny rapport for å hente frem en ny. 

1. Fylke: Hvis du er på skoleeier, vil du se at feltet Fylke er automatisk utfylt.
   
   
2. Underarkiv: Under Underarkiv må du velge hvilke skoler du vil hente en rapport for løpende journal.
   
   
3. Arkivdel: Velg arkivdel. Du kan velge mellom en eller flere alternativer.
   
   
4. Periode: Deretter velger du hva slags periode og dato du skal hente i fra.
   
   
5. Velg dato/Velg periode:
   • Hvis du velger Velg dato under Periode, får må du sette inn dato i feltet under.
   • Hvis du velger Datointervall under Periode, får du opp et valg om å velge datoer for når perioden skal gjelde fra og til.
   • Hvis du velger Full historikk får du en komplett rapport med full historikk, og det femte feltet vil ikke være synlig lenger for å foreta et valg.

Klikk Generer rapport for å få lastet ned en fil.

Status vil endres til “Pågår” og du får en bekreftelsesmelding “Forespørsel om å generere arkivrapporten er sendt”. Klikk på oppdater-knappen for å se at status er “Fullført”.

Merk! Du kan ikke ta en identisk rapport før det har gått 24 timer. 

Deretter klikker du på Nedlasting for å laste ned en Excel fil med løpende journal for valgt alternativ.

Du vil nå få en Excel fil lasted ned på din pc. Klikk på dokumentet for å se innholdet i Excel filen.

De tre første kolonnene gjelder elevmappe, ansattmappe mv. (klassetittel, klasseID og tittel). De neste fire er saksnivå (tittel, administrativ enhet, saksansvarlig og referanse arkivdel). Øvrige felter er for dokumentet.

Merk! Du bør justere kolonnene i Excel-filen, da det kan bli et stort mellomrom hvis selekteringen inneholder mye informasjon i en celle. 

Til informasjon

• Alle Excel-filer tilbys i .XLSX-format.

Neste artikkel