4a.37 - Kassasjon og bevaring

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder med tilgang
• Arkivansvarlig

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å se oversikten for kassasjon
• Tilgang til å endre bevaringsperiode for dokumenter som er klare til kassering
• Tilgang til å kassere
  • Merk! Det er kun mulig å kassere dokumenter i kassasjonsoversikten på skoleeiernivå.
• Tilgang til å se saker med dokumenter som skal bevares
• Tilgang til å endre bevaringsperiode for dokumenter som skal bevares

Innhold

• Introduksjon til kassasjon og bevaring
• Klar til kassering
  • Endre kassasjonsdato
• Kassert
• Oversikt over "Bevares"
• Kassasjon og endre bevaringsperiode for mappe og registrering (Fagdata)

Introduksjon til kassasjon og bevaring

Hovedmeny > Arkiv > Kassasjon

Visma InSchool har faste regler for bevaring og kassasjon for saksbehandlingsprosesser og fagdata som er arkivert i VIS. De er basert på Riksarkivarens forskrift: https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-12-19-2286. Dokumenter som er listet opp i kassasjonslisten har passert kassasjonsdato og skal kunne slettes av skoleeier manuelt.

I hovedmenyen Arkiv vil du finne menypunktet Kassasjon. Den har to faner:

1. Klar til kassering: Her vil du finne en oversikt over saker med dokumenter som er klare for å kasseres.
2. Kassert: Her vil du finne saker med dokumenter som er kassert.

For å ha tilgang til disse to fanene behøver du lesetilgangen "Tilgang til å se oversikten for kassasjon" og eventuelt skrivetilgangen "Tilgang til å endre bevaringsperiode for dokumenter som er klare til kassering".  Det er kun mulig å kassere dokumenter i kassasjonsoversikten på skoleeiernivå. For å kunne gjøre dette, trenger du tilgangen "Tilgang til å kassere".

På skoleeiernivå:

Du vil på skoleeiernivå kunne kassere og endre kassasjonsdato. Dette ser du ved at du har to ikoner under Handlinger; en søppelbøtte-ikon for å kassere og en redigeringsblyant-ikon for å endre. I tillegg har du muligheten til å kassere alt med en Kasser alt-knapp.

På skolenivå:

Du vil på skolenivå kun ha mulighet til å endre kassasjonsdato. Dermed ser du kun redigeringsblyant-ikon under Handlinger. Merk! Kassering gjøres kun på skoleeier.

Du vil i begge faner kunne filtrere på: Sakstype, Fødselsnummer, Skoleår og Kassasjonsdato.

Tilbake til toppen

Klar til kassering

Tilgangene for å kassere gjelder kun fra skoleeiernivå. Vi anbefaler at det kun er 1-2 personer som skal ha denne tilgangen.

Her vil du se kolonnene:

• Saksnummer
• Type og dokumenter
• Bevaringsperiode
• Kassasjonsdato
• Handlinger

I tillegg har skoleeier med tilgang to handlingsknapper for å kassere:

• Kasser alt
• Søppelbøtte-ikon for å kassere

Du kan velge å se saksdetaljer ved å klikke på saksnummeret. Du får da opp et sidevindu med saksdetaljer som type, saksnummer, skoleår, elev og fødselsnummer. I tillegg ser du referanse til hjemmel og dokumenter til kassasjon.

Tilbake til toppen

Endre kassasjonsdato

Ved å klikke på redigeringsblyant-knappen under Handlinger, vil du ha muligheten å endre kassasjonsdato. 

1. Ny bevaringstid: Her kan du velge å endre bevaringstid. For varselbrev fra “4 år” til “5 år” eller til “Etter elev har fylt 25 år”. Eventuelt kan du endre fra å ha en bevaringstid til at du ønsker å bevare dette. Da velger du radioknappen Bevares. Da vil den bevares for alltid. 
2. Hjemmel for kassasjon: Her kan du se hvilken paragraf den henviser til. Dette er hjemmel som rettferdiggjør denne endringen.
3. Link til gjeldende lovgivning (frivillig): Her kan du legge til tekst eller lenke hvis du ønsker å henvise til noe konkret.

På skoleeiernivå:

På skolenivå:

Tilbake til toppen

Kassert

Her ser du kolonnene:

• Saksnummer: Saksnummer
• Type og dokumenter: Type dokumenter og antall dokumenter
• Bevaringsperiode: Bevaringsperioden
• Kassasasjonsdato: Dato for når den er klar til kassering
• Kassert dato: Datoen for når man kasserte
• Kassert av: Navnet på den som kasserte

Du kan velge å se saksdetaljer ved å klikke på saksnummeret. Du får da opp et sidevindu med saksdetaljer som type, saksnummer, skoleår, elev og fødselsnummer. I tillegg ser du referanse til hjemmel og dokumenter til kassasjon.

Tilbake til toppen

Oversikt over "Bevares"

Det vil komme en utvidet funksjonalitet av menypunktet Kassasjon, ved å legge til en oversikt over saker med dokumenter som skal "Bevares" i all tid. Dette er for at metadata for kassasjon kan endres i tilfeller hvor det viser seg å ikke være nødvendig å bevare dokumentet. Du vil få mer kontroll over det innebygde arkivet i Visma InSchool. 

Hvis du har lesetilgangen "Tilgang til å se saker med dokumenter som skal bevares", vil du kunne se oversikten med all informasjon. Hvis du har skrivetilgangen "Tilgang til å endre bevaringsperiode for dokumenter som skal bevares", vil du kunne endre på bevaringsperioden for saker i arkiver som inneholder dokumenter som skal bevares.

Hovedmeny Arkiv > Kassasjon > fanen Bevares

For å komme deg til denne oversikten over det som skal bevares, klikker du på hovedmenyen Arkiv og velger undermenyen Kassasjon. Klikk på fanen Bevares.

Her vil du se en oversikt over saker som skal bevares. Kolonner du vil se:

• Saksnummer: Saksnummer
  For å se mer informasjon om saksdetaljer med type, saksnummer, skoleår, navn på elev og fødselsnummer, kan du klikke på saksnummeret. Der vil du også se hjemmel hvis det foreligger og hvilke saker som skal bevares. 
• Type og dokumenter: Type dokumenter og antall dokumenter
• Hjemmel: Hjemmel omhandler kravet til rettsgrunnlaget til handlingen. Her kan du skrive inn den loven som skal være referanse.
• Handlinger: Handlingsknapp for å endre bevaringsperioden.

For å endre på bevaringsperioden, så kan du trykke på handlingsknappen under kolonner Handlinger ved den saken du ønsker å endre. Her vil du se tre ulike valg du kan redigere:

1. Ny bevaringstid: Her kan du velge mellom en periode på 4 år eller 5 år. 
2. Hjemmel for kassasjon: Her kan du skrive inn tekst og oppgi hvilket paragraf som rettferdiggjør denne avgjørelsen. Eksempel: § 7-28 jamfør § 7-22
3. Link til gjeldende lovgivning (frivillig): Her kan du lime inn lenken til lovgivningen om du ønsker det. 

Du kan også filtrere etter saker i denne fanen ved å trykke på Filtrer. Her vil du kunne filtrere på sakstype, fødselsnummer eller skoleår.

Tilbake til toppen

Kassasjon og endre bevaringsperiode for mappe og registrering (Fagdata)

Tidligere har vi hatt kassasjon av filer i saksmapper. Nå er det utvidet funksjonalitet for at det gjelder fagdata også. Fagdata inneholder også metadata for kassasjon. I tilfeller der vi kasserer fagdata, er det virksomhetsspesifikke metadata som slettes.

I systemet vil nå registrert fagdata (registrering) som har passert sin kassasjons dato, også vises i oversikten "Klar til kassering", slik at du kan kassere på fylkesnivå eller endre enten på fylkenivå eller på skolenivå) på disse:

• kassasjonsvedtak (M450)
• kassasjonshjemmel (M453)
• og/eller bevaringstid (M451)

I systemet vil du se filer som er satt til å "bevares" i oversikten "Bevares". Her kan du eventuelt endre på bevaringsperioden for disse.

Mapper for fagdata skal ha samme logikk som saksmapper når det gjelder kassasjon/bevaring av virksomhetsspesifikke metadata. Dette er for å opprettholde konsistente logikker for kassasjon og bevaring.

Mapper for fagdata er tilgjengelig for kassasjon ved å vises i kassasjonslisten, når kassasjonsdatoen har passert.

Mapper for fagdata som "bevares" er tilgjengelige i oversikten over "Bevares".

Når kassasjon utføres slettes virksomhetsspesifikke metadata, og metadata for kassertDato (M630) og kassertAv (M631) må tilføyes. Endringer registreres i endringsloggen (samme logikk som vi har for kassasjon av saksmapper).

Tilbake til toppen

Neste artikkel