4a.17B - GAMMEL MODUL Behandle søknad om fritak (med nasjonale maler)

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Forutsetter følgende tilganger:

• *se nødvendige tilganger i bunnen av artikkelen

Disse artiklene om den gamle fritaksmodulen vil fra neste skoleår arkiveres.
Dette vil fortsatt være gjeldende for de som skal behandle fritakssøknader som er opprettet i gammel modul. Dermed er dette markert i tittelen med "GAMMEL MODUL".

Elever kan søke om fritak i kroppsøving og i sidemål i Visma InSchool. Fritak i kroppsøving og sidemål vil da enten være for opplæring eller for vurdering. 

Dersom elever skal få dispensasjon fra kravet om vurdering med karakter i fremmedspråk må dette registreres manuelt. Les mer om fremgangsmåten i artikkel Kurs 4a - Hvordan registrere dispensasjon fra kravet om vurdering med karakter i fremmedspråk.

Viktig presisering:

• Fritaksfunksjonalitet er foreløpig basert på logikk som gjelder per inneværende skoleår.
• Fritaksprosessen må derfor gjentas på nytt av en skoleleder/admin med tilgangen "Tilgang til å opprette fritak for fag for elever" og opprette på vegne av en elev ved nytt skoleår.
• Hvis fylket/skoleeier har vedtatt at det er i orden å ikke sende ut et nytt svarbrev for fritak som vedrører fritak for opplæring/vurdering i sidemål grunnet den første er gjeldende for alle år eleven går på skole, så har du muligheten til å la være å generere svarbrev for disse. Fritakssøknader som er godkjent for fritak i opplæring/vurdering i sidemål, vil gjelde så lenge eleven går ved skolen. Dette står i teksten i den nasjonale malen som arkiveres når det genereres svarbrev. Les mer om nasjonale maler i kurs 4a - Nasjonale maler.
  Merk! De vil i oversikten over alle fritakssøknader stå med "Resultat: Venter på behandling" og "Status: Svarbrev må sendes". I tillegg vil det svarbrevet som ble sendt først, være den eneste og gjeldende dokumentasjon som er blitt arkivert. Det vil ikke være et nytt svarbrev som genereres og sendes via SvarUt, og heller ikke noe som arkiveres. Dermed vil det derfor se slik ut i oversikten:
  
• Vedlegg vil ikke lenger lastes ned automatisk på din pc, men du får en forhåndsvisning etter å ha bekreftet din identitet med tofaktorautentisering. I selve forhåndsvisningen vil du ha mulighet til å velge å skrive ut eller laste ned, om ønskelig. Merk! Ha gode sletterutiner og følg fylkets rutiner.

Det er flere deler i denne prosessen:

(Klikk deg inn på den delen du ønsker å lese mer om. Lenken vil videresende deg til det avsnittet.)

• Opprett fritakssøknad - Dette gjøres av eleven selv eller skoleleder med tilgang. Menypunktet ligger under Elever > Mine søknader > fanen Fritak. 
• Behandle søknad om fritak - Dette gjøres under hovedmenyen Elevsøknader > fanen Fritak eller via systemmeldingen som er sendt til skoleledere med tilgang.
• Generere svarbrev med nasjonal mal - Dette gjøres etter at en fritakssøknad er ferdigbehandlet som godkjent eller avslått.
  Merk! Prosessen blir kun ferdigstilt ved å sende ut et svarbrev med SvarUt. Det er derfor viktig å huske å sende svarbrevet for å avslutte prosessen.
• Automatikk når fritakssøknad er godkjent - se hvor det påvirker automatisk når fritak er godkjent.
• Lærers oversikt av fritak i faggrupper - Informasjon om hvor lærere får en oversikt over fritak i faggrupper og hvor brukere med tilgang får en oversikt over alle fritakssøknader.
• Opphev ferdigbehandlede fritakssøknader - Dette gjøres av skoleleder med tilgang når det er behov for å oppheve en ferdigbehandlet fritakssøknad.
• Arkiveringen av fritakssøknader - Det er nå en automatikk i arkivering av fritakssøknader. Dette vil da bli synlig i arkivsøk og arkivuttrekket. 

Opprett fritakssøknad

Hovedmeny > Elever > søk opp elev > Mine søknader > fanen Fritak

Du som skoleleder kan opprette et fritak på vegne av en elev. Dette gjør du ved å søke opp eleven og velger undermenyen Mine søknader. Velg fanen "Fritak". Klikk deretter på Opprett fritakssøknad.

Merk! Denne knappen oppretter kun søknaden på vegne av en elev og er ikke et ferdigbehandlet vedtak. 

Du får nå valget om å velge om det skal være fritak i kroppsøving eller sidemål.

Ved å ha valgt et av disse alternativene, får du opp nye rubrikker. Velg deretter om det skal være fritak i opplæring eller vurdering.

Skriv inn tekst under "Legg til merknad".

Deretter laster du opp filer som vedlegg. Tillatte filtyper er .jpeg, .jpg, .png, .gif, .pdf, .doc, .docx, .odt. Maksimal filstørrelse er 5 MB.

Trykk deretter Lagre.

Stegene vil alltid være:

1. Velg fritak i kroppsøving/sidemål
2. Velg fritak i opplæring/vurdering
3. Legg til merknad
4. Last opp filer som vedlegg
5. Lagre for å sende fritakssøknad

Behandle søknad om fritak

Hovedmeny > Elevsøknader > fanen Fritak

Når en ny søknad om fritak blir opprettet, vil du få en varsling i dine systemmeldinger. Du kan klikke på varselbjella, utvide meldingen og se hvem som har registrert søknad om fritak. Ved å klikke på lenken "Åpne søknad om fritak", kommer du direkte til elevens fritakssøknad.

Her ser du informasjon om søknaden, og eventuelle vedlegg. 

Du vil se alle knappene for saksbehandlingen Godkjenn fritakssøknad, Avslå fritakssøknad, Send tilbake fritakssøknad og Slett. I tillegg ser du "Endringslogg" i bunn med informasjon for hver del av prosessen med når det var opprettet, resultat, status, hvem det er endret av og eventuelle merknader som er lagt ved.

Hvordan se dokumentasjon lagt ved som vedlegg i søknaden

Merk! Du må alltid bruke tofaktorautentisering for å se vedlegg. Dette innebærer at du får opp et ekstra steg når du klikker på vedlegget. Der står det at du må logge inn med ID-porten. Trykk Bekreft nå.

Logg inn med ID-porten.

Etter å ha bekreftet identiteten din med tofaktorautentisering, vil du se en forhåndsvisning av vedlegget. Dette kan du velge å skrive ut i pdf eller laste ned på din pc, hvis du har behov. Merk! Sørg for å ha gode sletterutiner ved nedlastning til egen pc.

Trykk Lukk eller gå ut av forhåndsvisningen for å komme tilbake til fritakssøknaden.

Send tilbake fritakssøknad

Du kan også velge å sende søknaden tilbake med for eksempel spørsmål om dokumentasjon, hvis det skulle mangle.

Dersom eleven har søkt om fritak for opplæring, men skal egentlig få vedtak om fritak for vurdering, kan du sende søknaden i retur med melding til eleven som forteller dem at de må opprette en ny søknad for å søke om fritak for vurdering. Når du godkjenner riktig søknad blir riktig karakter og FAM kode automatisk ført på fagdokumentasjonen for denne eleven. 

Da klikker du på Send tilbake fritakssøknad. Legg til merknad i pop-up vinduet og klikk Lagre. 

Du vil se en ny linje med resultat "Venter på behandling" og status "Tilbakemelding kreves" i selve fritakssøknaden til elev:

I tillegg vil du i oversikten over alle fritakssøknader se at statusen endrer seg til “Tilbakemelding kreves” med resultatet “Venter på behandling”.

Eleven vil da få et varsel i systemmeldingen sin via varselbjella om at det kreves mer dokumentasjon for å få behandlet søknaden. Eleven må gå til fritakssøknaden og velge handlingsknappen Rediger ved den gjeldende søknaden. Her får de da et sidevindu hvor de må laste opp mer vedlegg og eventuelt legge til en ny merknad. Trykk Lagre og skoleleder eller en bruker med tilgang vil da få en ny systemmelding som varsler om at eleven har lagt ved mer dokumentasjon. 

Avslå fritakssøknad

Ved avslag er det obligatorisk å begrunne avslaget. Trykk Avslå fritakssøknad og legg til merknad. Trykk Lagre for å avslå. 

Du vil se en ny linje i endringsloggen med resultat "Avslått" og status "Vedtak fattet" i selve fritakssøknaden til elev:

I tillegg vil du i oversikten over alle fritakssøknader, se at resultat er endret til “Avslått” og statusen er “Vedtak fattet”:

Merk! For å avslutte prosessen må du generere svarbrev og sende det med SvarUt. Når brevet er sendt med SvarUt vil det gi status "Lukket" som er det siste leddet i fritaksprosessen. Uten at svarbrev er sendt vil ikke  være saksbehandlingen være fullført.

Godkjenn fritakssøknad

For å godkjenne fritakssøknaden klikker du Godkjenn fritakssøknad. Skriv inn ønsket melding under "Legg til merknad" og klikk Lagre. 

Du vil se en ny linje i endringsloggen med resultat "Godkjent" og status "Vedtak fattet" i selve fritakssøknaden til elev: 

I tillegg vil du i oversikten over alle fritakssøknader, se at resultat “Godkjent” og statusen endret til “Vedtak fattet”:

Dersom eleven får fritak fra opplæring i kroppsøving vil de også automatisk fjernes fra undervisningsgruppen når saksbehandler klikker Godkjenn fritakssøknad. Når eleven tas ut av undervisningsgruppen vil undervisningstimene i kroppsøving forsvinne fra timeplanen til eleven og eleven vil ikke være synlig i oppmøte registreringen til læreren.

Merk! For å avslutte prosessen må du generere svarbrev og sende det med SvarUt. Når brevet er sendt med SvarUt vil det gi status "Lukket" som er det siste leddet i fritaksprosessen. Uten at svarbrev er sendt, vil ikke saksbehandlingen være fullført.

Generere svarbrev med nasjonal mal

Du vil nå komme til en oversikt over alle detaljer for fritakssøknaden og kan se hele prosessen for hver fritakssøknad under "Endringslogg" i detaljene til fritakssøknaden. Her vil du se når det er opprettet, resultatet, status, hvem det er endret av og merknader hvis det er lagt ved.

Klikk Generer svarbrev for å sende ut et skriftlig dokument med svarbrev basert på nasjonal dokumentmal som er opprettet i Visma InSchool. Dette er nå automatisk koblet til prosesser med SvarUt forsendelse som har nasjonal mal og arkivering.

Når du klikker på knappen for å generere svarbrev kommer du til en stegvis prosess hvor du først må legge inn en input som skal flettes inn i den nasjonale dokumentmalen for enkeltvedtaket om fritak. Skriv inn den teksten du ønsker under "Saksforhold og vurdering". Merk! Dette feltet er obligatorisk. 

Trykk Neste for å se en forhåndsvisning av svarbrevet med din tekst under “Saksforhold og vurdering”. I forhåndsvisningen ser du hvem som er interne mottakere i Visma InSchool og eventuelt folk som er på kopi. Under "Kopi" ligger det to flettefelt i den nasjonal malen som skal hente:

• ett for kontaktpersoner som ligger i Visma InSchool
  • Merk! Det er kun navn på mottakende foresatte (kontaktpersoner) som er synlige. Adresser til mottakende foresatte (kontaktpersoner) skal skjules for varselbrev og svarbrev for fritak.
• ett som saksbehandler kan skrive inn eksterne kopimottakere uten tilknytning til Visma InSchool.
  • Merk! Eksterne kopimottakere du har lagt til manuelt vil ikke sendes via SvarUt da de ikke har tilknytning til Visma InSchool (strukturert informasjon med unik-ID (FNR/ORGID) i kombinasjon med komplette adresseopplysninger). Dette kan være barnevernet, Skatteetaten osv. Her må saksbehandler sende brevet til disse manuelt og eleven ser da hvem som får kopi av brevet.

Viktig informasjon!

• Vedtaksbrev på elevsøknader blir ikke lenger sendt til foresatte etter elev har fylt 15 år. Endringen skyldes at vi nå tar hensyn til § 24-5. "Sjølvråderett for dei som har fylt 15 år" i opplæringsloven, og
  § 32. "Utdanning, medlemskap i foreiningar" i barneloven.
• For elever over 15 år vil det aldri sendes ut svarbrev knyttet enkeltvedtak (slik som fritak) til noen av kontaktpersonene som er koblet til. Du kan lese mer om tilganger og sammenhenger knyttet til SvarUt i kurs 4a - Tilganger og sammenhenger knyttet til SvarUt.

Trykk på Send eller Send med SvarUt (hvis du har SvarUt aktivert) for at den skal sendes ut via SvarUt. Statusen vil da endre seg til “Lukket”. Merk! Det vil ikke være mulig å generere et nytt svarbrev flere ganger. Prosessen vil nå bli avsluttet. 

Du vil nå se i fritakssøknaden at knappen for å generere svarbrev nå er endret til Last ned svarbrev. Du må logge inn med ID-porten for å få tilgang til å se svarbrevet. Merk! Elever har nå også muligheten til å laste ned egne svarbrev ved å gå inn på fritakssøknaden og klikke Last ned svarbrev. 

TIPS!

• Status “Vedtak fattet” er statusen i grensesnittet for saksbehandling før status “Lukket”. Saksbehandlingen får den første statusen når det er sendt informasjon i Visma InSchool om “Godkjent” eller "Avvist", men at svarbrev via SvarUt ikke er sendt ved f. eks. at det har blitt avbrutt av saksbehandler. Når alt er gjort, inkludert å sende med SvarUt, endres status til “Lukket” i saksbehandlingsgrensesnittet.

De ulike nasjonale malene for enkeltvedtak om fritak

Det er nå opprettet fire nasjonale maler som brukes i sammenheng med automatikken for generering av svarbrev for fritak. Du vil finne disse under hovedmenyen Kommunikasjon under menypunktet Dokumentmaler ved å filtrere type “Exemption” og/eller kategori “Enkeltvedtak”. Dette styres på nasjonalt nivå og vil ikke være mulig for noen å redigere.

Navnet på de fire dokumentmalene som er knyttet til prosessen med enkeltvedtak for fritak er:

• Nasjonal mal: Fritak for vurdering i kroppsøving
• Nasjonal mal: Fritak for opplæring i kroppsøving
• Nasjonal mal: Fritak for vurdering i sidemål
• Nasjonal mal: Fritak for opplæring i sidemål

Alle disse nasjonale malene som opprettes på nasjonalt nivå, vil være synlig på skolenivå og vil være mulig å bruke når man genererer svarbrev.  Det er gjort diverse tilpasninger til nasjonale maler som gjør at du kan legge inn kommentarer når malen er låst. Det vil ikke være mulig å endre vedtakstekst, men kun ha mulighet for å legge til tilleggsinformasjon. Det er heller ingen begrensning på antall tegn gitt i “input”-feltet. Når disse nasjonale malene brukes vil de være knyttet til en prosess med to steg, hvor det første steget er å skrive inn tekst man ønsker å flette inn i brevet og det andre steget er en forhåndsvisning i PDF.

Automatikk når fritakssøknad er godkjent

Eleven skal få FAM-kode og F på aktuelt fag i fagdokumentasjon. I tillegg skal eleven få fagstatus F (Fritatt) dersom eleven får fritak fra opplæring. FAM-koden må aktiveres. Dette gjøres ved å klikke inn på elevens fagdokumentasjon. Når dette er gjort vil FAM-koden og riktig fagstatus være registrert og tilgjengelig i rapporteringsfilen. Eleven får F når sluttvurdering i aktuell faggruppe er publisert.
Merk! Elever som har fritak i sidemål får ikke F i NOR1260 og NOR1264.

Nedenfor beskrives følgende eksempler:

1. Fritak for opplæring i kroppsøving skal det føres

• Fagstatus F (Fritatt)
• Karakter F (Fritatt)
• FAM01 (Fritatt fra opplæring)

2. Fritak for vurdering med karakter i kroppsøving

• Fagstatus E (Elev) eller A (Spesialundervisning)
• Karakter F (Fritatt)
• FAM02 (Fritatt fra vurdering med karakter)

3. Fritak for vurdering med karakter i skriftlig sidemål Vg1 og Vg2 studieforberedende

• Fagstatus E (Elev), A (Spesialundervisning) eller V (Voksen)
• Karakter i norsk, skriftlig
• FAM58 (Vedtak fritak vurdering i sidemål). Dette registreres på fagkoden for norsk skriftlig.

4. Fritak for opplæring i skriftlig sidemål Vg1 og Vg2 (studieforberedende) (ikke avsluttende fag)

• Fagstatus E (Elev), A (Spesialundervisning) eller V (Voksen)
• Karakter i norsk, skriftlig
• FAM59 (Vedtak fritak opplæring i sidemål). Dette registreres på fagkoden for norsk skriftlig.

5. Fritak for vurdering med karakter i skriftlig sidemål (gjelder Vg3 studieforberedende)

• Fagstatus E (Elev), A (Spesialundervisning) eller V (Voksen)
• Karakter F (Fritatt) i norsk sidemål, skriftlig
• FAM02 (Fritatt for vurdering med karakter)

6. Fritak for opplæring i skriftlig sidemål (gjelder Vg3 studieforberedende)

• Fagstatus F (Fritatt)
• Karakter F (Fritatt) i norsk sidemål, skriftlig
• FAM01 (Fritatt fra opplæring)

1. Fritak for opplæring i kroppsøving:

Bilde nedenfor viser et eksempel på en elev som har fått godkjent fritak for opplæring i kroppsøving. Eleven får fagstatus F (Fritatt), Karakter F (Fritatt) og FAM01 (Fritak for opplæring).

Når eleven får fritak fra opplæring i kroppsøving vil de også automatisk fjernes fra undervisningsgruppen når saksbehandler klikker Godkjenn fritakssøknad. Når eleven tas ut av undervisningsgruppen vil undervisningstimene i kroppsøving forsvinne fra timeplanen til eleven og eleven vil ikke være synlig i oppmøte registreringen til læreren.

2. Fritak for vurdering med karakter i kroppsøving

Bildet nedenfor viser et eksempel på en elev som har fått godkjent fritak for vurdering med karakter i kroppsøving. Eleven skal ha fagstatus E (Elev), eventuelt A (Spesialundervisning) dersom eleven får spesialundervisning. Dette settes manuelt på eleven eller faget. For mer informasjon om hvordan endre fagstatus på et fag, les artikkel Kurs 4a - Eksport av data til Vigo/WIS. Eleven får karakter F (Fritatt) når karakterene er publisert og FAM02 (Fritatt fra vurdering med karakter).

3. Fritak for vurdering med karakter i skriftlig sidemål Vg1 og Vg2 studieforberedende 

Her ser du et eksempel for en elev som har fått fritak fra vurdering i sidemål på Vg1 og skal ha FAM58 (Vedtak fritak vurdering sidemål) i NOR1260 (norsk skriftlig). Fagstatus skal være E (Elev), A (Spesialundervisning), eller V (Voksen).

I Fagdokumentasjon får man da automatisk se riktig FAM-kode knyttet til fritaket:

4. Fritak for opplæring i skriftlig sidemål Vg1 og Vg2 (studieforberedende) (ikke avsluttende fag)

Her ser du et eksempel for en elev som har fått fritak fra opplæring i skriftlig sidemål på Vg1 og skal ha FAM59 (Vedtak fritak opplæring sidemål) i NOR1260 (norsk skriftlig). Eleven skal ha fagstatus E (Elev), A (Alternativ) eller V (Voksen).

I Fagdokumentasjon får man da automatisk se riktig FAM-kode knyttet til fritaket:

5. Fritak for vurdering med karakter i skriftlig sidemål (gjelder Vg3 studieforberedende)

Bildet nedenfor viser et eksempel for en elev som har gått godkjent fritak for vurdering med karakter i sidemål. Eleven får FAM02 (Fritatt for vurdering med karakter) og karakter F når karakterene publiseres. I tillegg skal eleven ha fagstatus E (Elev), A (Spesialundervisning) eller V (Voksen).

6. Fritak for opplæring i skriftlig sidemål (gjelder Vg3 studieforberedende)

Bildet nedenfor viser et eksempel for en elev som har gått godkjent fritak for opplæring i skriftlig sidemål. Eleven får FAM01 (Fritatt for opplæring) og karakter F når karakterene publiseres i norsk sidemål skriftlig. I tillegg skal eleven ha fagstatus F (Fritatt).

Vurderingskarakterer for fritak

Standpunktkarakter i faget vil vise F for FRITATT.

Merk! Karakter kommer kun i Fagdokumentasjon hvis dette er publisert. Du kan likevel se dette automatisk lagt inn i vurderingsoversikten til undervisningsgruppen.

Vurderingskarakterer for fritak:

Type Kategori	Fritak opplæring	Fritak vurdering
Kroppsøving	H1: F H2: F STANDPUNKT: F	H1: F H2: F STANDPUNKT: F
Sidemål	H1: F H2: F STANDPUNKT: F	H1: F H2: F STANDPUNKT: F

Lærers oversikt av fritak i faggrupper

I hovedmenyen Undervisning kan du gå inn på en faggruppe og finne en oversikt over alle dine elever. Her ser du som lærer avgjørelsen på en søknad om fritak. Standard visning viser en kolonne “FRITAK/TIDLIGERE BESTÅTT” og teksten “Fritak” under når en elev har fått fritak. 

Du vil finne tre kolonner som omhandler fritak:

1. Fritak i sidemål (må hente frem med å skru på glidebryter på tannhjulet)
2. Fritak i kroppsøving
3. Tidligere bestått/Fritak (standard synlig)

Merk! Som standard er det kun kolonnen "Tidligere bestått/Fritak" som er synlig. Klikk derfor på tannhjulet for tabellinnstillinger og velg å vise frem kolonnene “Fritak i sidemål” og/eller “Fritak i kroppsøving”.

Når det gjelder fritak i kroppsøving og sidemål, så vil det under tilhørende kolonne, vise en tekst for “Fritak vurdering” eller “Fritak opplæring”. Dette viser det eleven har søkt om og fått godkjent. 

Eleven, eventuelt foresatte for elever under 18 år og andre interne mottakere av fritakssøknaden vil se resultatet av sin søknad i sin innboks:

og i Mine søknader under fanen Fritak:

Faglærer og kontaktlærer vil også kunne se dette resultatet på lik linje som rektor. De vil se eventuelle fritak i en av de gjeldende kolonnene for fritak: “Fritak i sidemål”, “Fritak i kroppsøving” og “Tidligere bestått/Fritak”.

Oversikt over alle fritakssøknader

Skoleadministrasjonen vil alltid finne en oversikt over alle fritakssøknader under hovedmenyen Elevsøknader og fanen "Fritak". Du kan sortere etter elevnavn, fritakskategorier, fritakstype, resultat og status på søknaden. 

For å se flere detaljer om fritaket klikker du på handlingsknappen og deretter Detaljer. Her vil du se alle opplysninger om fritakssøknaden, samt logg over endringer som har vært i hele søknadsprosessen. 

Her kan du også laste ned svarbrevet dersom du har behov for det.

Opphev ferdigbehandlede fritakssøknader

Tilgangen du trenger for å kunne oppheve disse søknadene heter:

• Tilgang til å oppheve søknader om fritak

Dersom du har behov kan du oppheve en ferdigbehandlet fritakssøknad. Hvis du har tilgangspunktet Tilgang til å oppheve søknader om fritak.

Hovedmeny > Elevsøknader > Fritak > handlingsknapper > Detaljer > Opphev

Når du har denne tilgangen kan du oppheve en fritakssøknad ved å gå inn på hovedmenyen Elevsøknader og velge fanen Fritak. Finn den aktuelle fritakssøknaden og klikk på handlingsknappen og Detaljer. Du kommer nå i den ferdigbehandlede fritakssøknaden med status “Lukket” og vil se en Opphev-knapp. Klikk Opphev for å oppheve fritakssøknaden. 

Du får nå opp en pop-up boks hvor du må skrive inn en vedtakstekst for hvorfor du opphever søknaden. Feltet under teksten “For å klage på fritakssøknaden, vennligst skriv inn vedtakstekst i feltet under” er et obligatorisk felt du må skrive inn i for at knappen for å oppheve aktiveres. 

Når du har skrevet inn en tekst, klikker du deretter igjen på Opphev for å oppheve.

Når du har opphevet en fritakssøknad vil  fagmerknadene knyttet til eleven vil tas bort fra fagdokumentasjon og F tas bort fra vurderinger. I tillegg vil du kunne se en logg på dette med merknader lagt til når du går inn i selve elevsøknaden. 

Per i dag: Dersom du har opphevet fritak for opplæring i kroppsøving må du manuelt legge eleven til i undervisningsgruppen igjen slik at eleven får undervisningsøkter i timeplanen og blir synlig i oppmøteregistreringen. Søk opp aktuell faggruppe klikk på Handlinger og Elevadministrasjon i undervisningsgrupper.

Huk av for eleven som fikk fritak for opplæring i kroppsøving opphevet og klikk Legg til valgte for å legge eleven til i undervisningsgruppen igjen.

Elev og brukere med tilgang til å opprette fritakssøknader på vegne av elev, vil nå også ha muligheten til å kunne opprette en ny fritakssøknad.

Arkiveringen av fritakssøknader

1. Når elev eller foresatt sender inn en søknad og klikker på Lagre i Visma InSchool, så opprettes det automatisk en ny saksmappe og første journalpost i saken. Brukere med tilgang kan sende inn søknad på vegne av elev og det vil fremgå av registreringen (journalføringspliktig og registreres på tilsvarende måte som søknad fra elev/foresatt).
2. Søknad registreres som virksomhetsspesifikke metadata med eventuelle opplastede filer som vedlegg.
3. Når bruker med tilgang sender henvendelse tilbake til en elev med forespørsel om supplerende dokumentasjon, blir det automatisk lagret som en ny journalpost i saksmappen hvor forespørselen lagres som virksomhetsspesifikke metadata.
4. Når en elev svarer på henvendelsen ved å sende inn supplerende dokumentasjon og klikker Lagre, så opprettes det automatisk ytterligere en ny journalpost i saksmappen. Supplerende informasjon registreres som virksomhetsspesifikke metadata med eventuelle opplastede filer som vedlegg.
5. Når bruker med tilgang klikker på Godkjenn eller Avslå, opprettes det automatisk en ny journalpost i saksmappen.
6. Når enkeltvedtaket sendes ved å klikke 'Generer svarbrev' blir enkeltvedtaket registrert som en journalpost med brevet som en PDF-fil.
7. Saken blir automatisk avsluttet når enkeltvedtak er sendt og det er en vellykket forsendelse til alle mottakere i SvarUt.
8. Hvis en bruker med tilgang opphever fritaket, blir vedtak om tilbaketrekking av fritak registrert som en ny journalpost på saken som automatisk blir avsluttet.
9. Elev/foresatt eller brukere med tilgang fra skolen, skal kunne slette en søknad om fritak før behandling er skjedd, dvs. før det foreligger et vedtak. Status på sak og journalstatus settes da til “Utgår”.

Sakstittler fritak

• Fritak for vurdering med karakter i kroppsøving 
• Fritak for opplæring i kroppsøving
• Fritak for opplæring i norsk sidemål
• Fritak for vurdering med karakter i norsk sidemål 

Dokumenttitler

• Søknad om fritak for vurdering med karakter i kroppsøving
• Søknad om fritak for opplæring i kroppsøving
• Søknad om fritak for opplæring i norsk sidemål
• Søknad om fritak for vurdering med karakter i norsk sidemål

• Etterspør manglende dokumentasjon til søknad om fritak for vurdering med karakter i kroppsøving
• Etterspør manglende dokumentasjon til søknad om fritak for opplæring i kroppsøving
• Etterspør manglende dokumentasjon til søknad om fritak for opplæring i norsk sidemål
• Etterspør manglende dokumentasjon til søknad om fritak for karakter i norsk sidemål

• Supplerende dokumentasjon til søknad om fritak for vurdering med karakter i kroppsøving
• Supplerende dokumentasjon til søknad om fritak for opplæring i kroppsøving 
• Supplerende dokumentasjon til søknad om fritak for opplæring i norsk sidemål
• Supplerende dokumentasjon til søknad om fritak for vurdering med karakter i norsk sidemål

• <Beslutning variable: Avslår/Godkjenner> søknad om fritak for vurdering med karakter i kroppsøving
• <Beslutning variable: Avslår/Godkjenner> søknad om fritak for opplæring i kroppsøving
• <Beslutning variable: Avslår/Godkjenner> søknad om fritak for opplæring i norsk sidemål
• <Beslutning variable: Avslår/Godkjenner> søknad om fritak for vurdering med karakter i norsk sidemål

• Trekker tilbake fritak for vurdering med karakter i kroppsøving
• Trekker tilbake fritak for opplæring i kroppsøving 
• Trekker tilbake fritak for opplæring i norsk sidemål
• Trekker tilbake fritak for vurdering med karakter i norsk sidemål

Bevaring og kassasjon

• Kassasjonsvedtak: Bevares
• Kassasjonshjemmel: Ikke relevant
• Bevaringstid: Ikke relevant
• Kassasjonsdato: Ikke relevant

Arkivsøk: Fritak

Du har muligheten for å søke etter fritak i arkivsøk. Les mer om dette i kurs 4a - Arkivsøk.

Tips!

Ulike tilganger som kan knyttes mot fritak:

• Tilgang til å se fritak for fag hos elever (lesetilgang basert på tilgangsstyring av elever)
• Tilgang til å opprette fritak for fag for elever (skrivetilgang basert på tilgangsstyring av elever)
  
  
• Tilgang til å lese/se alle søknader om fritak under Elevsøknader (lesetilgang til alle elever)
• Tilgang til å behandle alle søknader om fritak under Elevsøknader (skrivetilgang til alle elever)
  
  
• Tilgang til å oppheve søknader om fritak (tilgang til å oppheve)
  
  
• Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader (tilgang for å se vedlegg - krever begge)
• Tilgang til å autentisere for å se vedlegg til elevsøknader (tilgang for å se vedlegg - krever begge)
  
  
• Tilgang til å bruke nasjonale brevmaler (gir deg tilgang til å bruke nasjonale maler og sende ut med SvarUt)

Merk! Begge tilgangspunktene er nødvendige, og fungerer ikke uten hverandre. Les mer om tilgangene knyttet til å se og laste ned vedlegg i artikkelen: Endringer i roller/tilganger - Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader.

Neste artikkel