4a.34 - Arkivrapport: Arkivoversikt

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Rektor eller annen bruker med tilgang
• Arkivansvarlige

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til arkivrapport: Arkivoversikt

For å kunne generere en rapport av typen “Arkivoversikt” er det nå funksjonalitet for å hente en oversikt over avslutning av arkivperioder iht. Noark-kravene ved avlevering eller overføring. Fordi arkivet i Visma InSchool skal foreta avlevering, er det krav om å kunne hente ut en rapport som gir oversikt over hvilke arkiver og arkivdeler arkivet er delt opp i, med informasjon om hvilken arkivperiode de inngår i, klassifikasjonssystem, status og mv.. Dette er viktig for å ha en god oversikt over arkiv og underarkiver i fylket og på skolene.

Hovedmeny > Arkiv > Arkivoversikt

Som skoleeier eller bruker med tilgang kan du generere en rapport av typen “Arkivoversikt” for å levere fra deg en oversikt over avslutning av arkivperioder iht. Noark-kravene ved avlevering eller overføring. Gå til hovedmenyen Arkivoversikt. 

Trykk Ny rapport for å generere en ny rapport.

1. Du vil se fylke automatisk valgt.
2. På skoleeiernivå må du velge hvilken skole under  “Underarkiv” eller la stå tom hvis du skal hente rapport for alle skoler under fylket/skoleeier.
3. Deretter må du velge hvilken arkivdel (ELEV, PERSONAL og/eller SKOLEADMINISTRASJON) under “Arkivdel”.
4. Deretter velger du periode; enten en dato, datointervall eller full historikk.

Trykk Generer rapport. Forespørsel om å generere arkivrapporten er sendt og du vil se status “Pågår”.

Trykk oppdater-ikonet for å se en endring på status. Når den er fullført, kan du trykke på Nedlastning. Du vil da få et Excel dokument lastet ned på din pc. 

Tips! 

• Marker alle cellene i regnearket ved å klikke inn i ruten hvor kolonner og rader møtes øverst til venstre, så dobbeltklikke på et kolonneskille når markøren vises som en dobbel strek. Da vil alle kolonner ekspandere til å vise alt innhold.

Til informasjon

• Alle Excel-filer tilbys i .XLSX-format.

Øverst i rapporten, fremgår det navn på rapporten, samt hva som ble valgt før rapporten ble generert. Følgende informasjon vises:

• Navn på rapport (Arkivoversikt)
• Fylke: <navn på fylke>
• Skole: <navn på skole(r)>
• Arkivdeler: <navn på delarkiv(er)>
• Fra: <dato>
• Til: <dato>
• Dato for uttak av rapport: <dato>

For å kunne se oppbygningen av arkivet, inneholder rapporten for arkivoversikt følgende kolonner:

Fra Arkiv (Fylke)

• Tittel
• Arkivskapernavn
• Arkivstatus
• Opprettet Dato
• Avsluttet Dato

Fra klassifikasjonsystem

• Klassifikasjonstype
• Tittel

Fra underarkiv (Skole)

• Tittel
• Arkivskapernavn
• Arkivstatus
• Opprettet Dato
• Avsluttet Dato

Fra arkivdel

• Tittel
• Referanse Forelder
• Arkivdelstatus
• Referanse arvtaker
• Referanse forløper
• Referanse Dokument beskrivelse
• Opprettet Dato
• Avsluttet Dato
• Arkivperiode StartDato
• Arkivperiode SluttDato

Neste artikkel