4a.35 - Arkivrapport: Avlevering

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Rektor eller annen bruker med tilgang
• Arkivansvarlige

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til arkivrapport: Avlevering

Det er nå funksjonalitet for å generere en arkivrapport med liste over bortsetting, avlevering og overføring av arkiver. Fylkene kan benytte avleveringslisten ved avlevering til arkivdepot. Siden fylkene som benytter arkiv i Visma InSchool skal foreta avlevering og overføring, er det krav om å kunne hente ut en rapport som gir oversikt over delene av arkivmaterialet som skal avleveres til arkivdepot eller overføres til annet offentlig organ.

Hovedmeny > Arkiv > Avlevering

Som skoleeier (arkivskaper) eller annen bruker med tilgang, kan du generere en rapport av typen “Liste for bortsetting, avlevering og overføring”. Dette gjør du fra hovedmenyen Arkiv, under menypunktet Avlevering. Her får du en oversikt over arkiv og arkivperioder iht. Noark-kravene ved avlevering eller overføring av arkiv.

Trykk Ny rapport for å generere en ny rapport. Fyll ut disse feltene i sidevinduet som kommer frem:

1. Fylke: Du vil se fylke/skoleeier automatisk er valgt. 
   
   
2. Underarkiv: På skoleeiernivå må du velge hvilken skole, eller la stå tom, hvis du skal hente rapport for alle skoler under fylket/skoleeier. 
   
   
3. Arkivdel: Her velger du hvilken arkivdel (ELEV, PERSONAL og/eller SKOLEADMINISTRASJON). 
   
   
   
4. Periode: Her velger du periode; enten en dato, datointervall eller full historikk. 
   Velg en dato:
   
   
   Datointervall:
   
   
   Full historikk:
   
   
   
5. Saksstatus: Velg mellom alternativene “Avsluttet”, “Utgått” eller “Under behandling”.
   
   
   
6. Kassasjonsvedtak: Velg alternativ. “Bevares” eller “Kasseres”.
   
   
   Merk! Saksstatus og kassasjonsvedtak velges kun dersom listen benyttes til kvalitetssikring. Hvis du skal ta ut en komplett liste, velger du ingen status på disse verdiene. Da skal alle komme med. 

Trykk Generer rapport. Forespørsel om å generere arkivrapporten er sendt og du vil se status “Pågår”. Trykk oppdater-ikonet for å se en endring på status. Når den er fullført, kan du trykke på Nedlastning. Du vil da få et Excel dokument lastet ned på din pc. 

Øverst i rapporten, fremgår det navn på rapporten, samt hva som ble valgt før rapporten ble generert. Følgende informasjon vises:

• Navn på rapport (Liste for bortsetting, avlevering og overføring.)
• Fylke: <navn på fylke>
• Skole: <navn på skole(r)>
• Arkivdeler: <navn på delarkiv(er)>
• Fra: <dato>
• Til: <dato>
• Dato for uttak av rapport: <dato>

For å se innholdet i arkivet som skal overføres/avleveres, inneholder rapporten følgende kolonner:

• Saksmappeinformasjon
• Fra Saksmappe:
  • MappeID
  • Opprettet Dato
  • Tittel
  • Saksstatus
  • Kassasjonsvedtak
  • Kassasjonsdato
  • Referanse arkivdel
• Fra Klasse
  • KlasseID
  • Tittel
• Fra arkivdel:
  • Referanse arkiv
  • Arkivperiode startdato
  • Arkivperiode sluttdato
  • Avsluttet Dato

For å filtrere innholdet i rapporten slik at du kan få ut informasjonen du vil ha, kan du velge disse filtrene:

• Del av arkivet:
  • Arkiv: Det blir automatisk valgt basert på hvilket fylke/skoleeier du hører til.
  • Underarkiv: skole(r) som blir valgt
  • Arkivdel
• Arkivperiode startdato
• Arkivperiode sluttdato
• Saksstatus i saksmappe
• Kassasjonsvedtak

Her ser dere et Excel dokument for arkivrapport: liste for bortsetting, avlevering og overføring:

Til informasjon

• Alle Excel-filer tilbys i .XLSX-format.

Neste artikkel