4a.36 - Arkivuttrekk

Relevant for rollen:

• Skoleeier

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til arkivuttrekket

Formål

Nå har du mulighet til å hente nedlastbare arkivuttrekk for å kvalitetssikre data i Visma InSchool for eget fylke. All journalpliktig og arkivpliktig informasjon som har blitt arkivert i den valgte perioden vil komme i XML-format mv. iht. Noark 5. 

Tips!

• Ikke last ned et arkivuttrekk hvis det ikke er behov for det. Dette kan påvirke ytelse for øvrige arkivprosesser.

Tilgang

Du må som skoleeier ta en vurdering på hvilke brukere som skal ha tilgang til å hente nedlastbare uttrekk på skoleeiernivå. Det anbefales å gi denne tilgangen til 1-2 personer med ansvar for arkiv og kvalitetssikring, som har rettigheter til å kunne hente all informasjon arkivert i VIS. De bør kjenne til Noark-5 og kunne lese arkivuttrekk i xml, https://www.arkivverket.no/forvaltning-og-utvikling/noark-standarden/noark5-standarden.

Arkivstrukturen i Visma InSchool

Her illustrerer vi hvordan arkivstrukturen er inne i Visma InSchool:

Det øverste leddet er arkivet til hvert fylke/skoleeier som har underarkiv per skole. Der vil du kunne hente ut arkivuttrekk på tre ulike arkivdeler:

1. ELEV - samler informasjon som arkiveres om en elev i hver sin elevmappe som kan gjenfinnes på fødselsnummer i arkivuttrekk og fødselsdato i arkivsøk.
   
   
2. SKOLEADMINISTRASJON - samler informasjon som arkiveres om en skole sin administrasjon som gjelder klasser, klassetrinn mv. innenfor ulike temaer.
   
   
3. PERSONAL - samler informasjon som arkiveres om en ansatt i hver sin tilhørende personalmappe som kan gjenfinnes på fødselsnummer i arkivuttrekk og fødselsdato i arkivsøk.

Informasjon i saksbehandlingsprosesser vil arkiveres i saksmapper med dokumenter (journalposter) knyttet til hver sak. Fagdata er informasjon som er arkivpliktig og som skal arkiveres som registreringer i mapper.

Bruk av funksjonalitet

Hovedmeny > Arkiv > Arkivuttrekk

I hovedmenyen Arkiv kan du velge undermenyen Arkivuttrekk. Her vil du finne en oversikt over alle uttrekk som har blitt generert. For å opprette et nytt uttrekk klikker du på Ny rapport. 

1. Fylke: På skoleeiernivå vil feltet “Fylke” allerede være utfylt med det fylket du er innlogget på. 
2. Underarkiv: Velg hvilken skole du vil hente uttrekk fra, eller eventuelt la stå tom for å velge alle skolers underarkiv.
   Merk! Hjelpetekst med info om å la stå tom for å velge alle står vannmerket under feltet. Du vil se teksten ”La stå tom for å velge alle underarkiv”.
3. Arkivdel: Velg alternativ: ELEV, PERSONAL eller SKOLEADMINISTRASJON.
4. Skoleår: Velg skoleår. Standard viser deg inneværende skoleår, men du vil få opp alle skoleår som eksisterer i ditt fylke.
5. Passord: Skriv inn ønsket passord. Passordet må minst bestå av 8 tegn. Dette passordet vil være det du bruker for å åpne den nedlastede zip-filen. 

Trykk Generer rapport for å lage et uttrekk. Status vil endres til “Pågår” og du får en bekreftelsesmelding “Forespørsel om å generere arkiv rapporten er sendt”.

Oppdater siden med oppdater-ikonet etter en stund for å se om det nedlastede uttrekket er fullført. Når status er endret til "Fullført" kan du klikke på Nedlastninger på uttrekket som allerede er generert. Du vil da få en zip-fil lastet ned på din pc.  Denne zip-filen vil du kunne åpne med passordet du genererte når du opprettet det nye arkivuttrekket.

Når du åpner opp zip-filen må du bruke det passordet du har satt for å åpne. Dette vil da inneholde arkivuttrekket for den arkivdelen du har valgt. Her ser du et eksempel på et uttrekk for arkivdel ELEV i forrige skoleår:

Når du skriver inn passordet, vil du få åpnet f. eks. arkivstruktur.xml-filen:

(Det er ingen video i denne artikkelen.)

Neste artikkel