4b.07 - Registrering av oppmøte i aktiviteter

Relevant for rollen:

• Lærere

I likhet med undervisningsøkter, skal du også registrere oppmøte i aktiviteter i timeplanen. 

Fra timeplanen (eller Ansatte > Timeplan) klikker du deg på aktiviteten du ønsker å registrere oppmøte i. Klikk Registrer oppmøte. 

De aktivitetene med rød sirkel med utropstegn betyr at du ikke har registrert oppmøte for denne aktiviteten enda. Når du har registrert oppmøte, vil dette utropstegnet forsvinne for den undervisningsøkten. Merk! Utropstegn som varsel for manglende registrering av oppmøte i både undervisningstimer og aktiviteter, vil kun vises på økter der sluttidspunktet har passert. Utropstegnet vil ikke vises på pågående eller fremtidige undervisningstimer/aktiviteter.

Merk! Ingen brukere kan registrere oppmøte i en aktivitet i fremtiden.

Generelt

Du vil nå komme til den nye visningen for oppmøteregistreringen. Som standard vil alle elever være markert med Til stede. I en aktivitet vil du alltid kun se én rute for hver elev med aktivitetens varighet. Årsaken til dette er at aktiviteter ikke følger standard undervisningstimelengde som er definert i skoleårsplanleggeren. Tidspunktet for varigheten av aktiviteten vil du se øverst over kolonnen for rutene for oppmøteregistreringen.

Aktiviteter kan derfor vare i flere timer eller bare noen minutter avhengig av hva skolen har lagt inn som start- og slutttidspunkt, samt det skolen har angitt som leverbar tid. Dette er tid som blir brukt som årstimetall for undervisningsgrupper og tiden læreren/lærerne skal bruke på aktiviteten.

Merk! Når du fører fravær i en aktivitet uten leverbartid, f.eks kontaktlærerenstime, vil dette ikke telle som fravær for elver. Alt fravær som føres skal henge på en fagkode. 

Som for undervisningsøkter, registrerer du fravær ved å klikke på eventuelle elever som har vært fraværende. Velg riktig fraværskode. Automatisk henter den opp totalen for aktivitetens varighet under feltet "Total fraværende varighet". Dette skal kun endres hvis eleven var borte deler av aktiviteten. Da må du endre tiden ved å skrive inn hvor lenge eleven var borte. Du kan skrive inn et tall og trykke Enter, eller bruke pilene opp eller ned for time og minutt for å justere den riktig. 

Merk! Du vil ikke kunne endre tiden til noe som er høyere enn leverbar tid. 

Her vil du også, slik en undervisningstime, se informasjon som navn på undervisningsgruppe, antall elever og dato for økten. I tillegg vil du se statusteksten “Oppmøte ikke registrert” i rødt. Under vil du se et søkefelt hvor du kan søke opp elev ved å skrive inn navn. Elevlisten er sortert etter fornavn (dermed er fornavnet uthevet med fet skrift). Du kan trykke på pilene for å sortere fra A-Å eller fra Å-A.

På samme linje som søkefeltet vil du se to glidebrytere:

• Vis elevfoto
• Vis udokumentert fravær

Som standard vil disse to være av. 

Vis elevfoto

Ved å bruke glidebryteren for “Vis elevfoto” har du muligheten til å se elevfoto under kolonnen "Elev" i tillegg til navn når du registrerer oppmøte av en undervisningstime og en aktivitet. Klikk da på glidebryteren Vis elevfoto for å skru på muligheten til å se et bilde av elevene i undervisningsgruppen. Standard viser deg en oversikt uten elevfoto. 

Av:

På:

Vis udokumentert fravær

Du har nå muligheten til å se fraværsprosenten til elevene i en aktivitet. Denne kolonnen vil vise elevens udokumenterte fraværsprosent i faget.

Standardvisningen er uten, dvs. at glidebryteren står på som “Av” og du ser ikke fraværsprosenten. Trykk Vis udokumentert fravær for å skru på visning av fraværsprosenten. Når du ser at denne er "På", vil du få opp en "kolonne" mellom hver elev og aktivitet med fraværsprosenten synlig.

Her vil du se tre ulike fargevalg på prosentene:

• Grå: Dette er fraværsprosent fra 0% til det som er satt som varselgrense.
  
  
• Gul/oransje (trekant advarselsikon): Passert varselgrensen som er satt under Innstillinger > Fraværsinnstillinger > Varselgrense for fag-fane.
  
  
• Rød (sirkel advarselsikon): Passert 10% fraværsgrense.
  
  
• Forbudt-ikon (grå): Aktiviteten er koblet til flere fag og kan dermed ikke vise fraværsprosent.

Merk! Dette tar utgangspunkt i å vise deg fraværsprosent hvis det kun er et fag knyttet til aktiviteten. Hvis det er flere fag knyttet til aktiviteten, vil du kunne dra i glidebryteren "Vis udokumentert fravær" men får opp et forbudt-ikon ved hver elev. I tillegg får du en informasjonsmelding i blått hvor det står "Fravær kan ikke vises: leverbar tid fra ulike fagkoder".

Hvordan registrere oppmøte i en aktivitet

Du har to muligheter for valg av aktiviteter i hver økt:

1) Huk av for ruten foran den enkelte elevs navn - Dette markerer da aktiviteten for de valgte elevene.
Merk! Velg kun de som skal ha den samme fraværskoden.

2) Klikk inn på ruten for aktiviteten til en elev.
Merk! For aktiviteter vil dette se likt ut om du trykker på avhukingsboksen foran hver elev eller i aktivitetsruten for økten.

Klikk på den aktiviteten som gjelder for en elev - enten ved å markere i avhukingsboksen eller ved å klikke inn på ruten for aktiviteten for den enkelte elev.

Når du markerer en elevs aktivitet og får opp teksten over antall valgte elever med nedtrekksmenyen Rediger fraværskode og kan nå velge den fraværskoden som skal være gjeldende for denne aktiviteten. Her vil du få opp alle standard fraværskoder som er i systemet (X - Udokumentert fravær, M - Udokumentert fravær, melding gitt, D - Dokumentert fravær, R - Rettighetsfravær, ! - Eleven har opplæring i andre fag og hake - Til stede).

Merk! Du kan også eventuelt se underkategorier i tillegg eller istedenfor de opprinnelige fraværskodene og teksten som følger med. Se mer om dette i kurs 1 - Spesifisering av fraværskoder for føring av elevfravær. 

Under kolonnen “Total fraværende varighet” vil du nå se totalen for aktivitetens varighet. I dette eksempelet ser du 07:00. Dette er varigheten på selve aktiviteten. Trykk inn i feltet med totaltiden og rediger om eleven kun var borte deler av aktiviteten, f. eks. 04:00 fordi eleven var borte i 4 timer av aktiviteten. Systemet vil regne dette ut korrekt i forhold til aktivitetens leverbare tid. 

Når du har gjort ferdig de endringene som gjelder for alle dine elever i denne aktiviteten, klikker du på Registrer oppmøte. Du kan eventuelt sjekke fraværsprosenten rett etterpå ved å klikke glidebryteren Vis udokumentert fravær og sette den "På". Her ser du et eksempel på at en elev har passert fraværsgrensen og to elever nærmer seg, og bør sendes et varselbrev til. Les mer om varselbrev i kurs 4b - Opprette og sende varselbrev.

Nå vil årstimene til undervisningsgruppen(e) som blir levert i aktiviteten bli registrert som gjennomført sammen med eventuelle fravær. Dette vil nå være synlig under elevens fravær.

Lærers visning:

Elevens visning:

Aktiviteter består av tre typer tid som er uavhengige av hverandre:

1. Varigheten: Start- og slutttidspunkt til aktiviteten, altså det totale tidsspennet til aktiviteten: Det kan inkludere både reise og undervisning. Dette er det elevene og lærerne ser i sin timeplan.
   
   
2. Undervisningsgruppens leverbar tid: Leverbar tid for elevene i undervisningsgruppen eller gruppene: Dette er tiden som regnes inn på elevens årstimetall i det faget eller de fagene som aktiviteten er registrert på. Det er kun denne tiden som regnes inn for fravær, og også den mengden timer eller minutter det er mulig å registrere fravær fra.
   Tommelfingerregelen her er at dette er den tiden i aktiviteten som går til undervisning.
   
   
3. Leverbar tid for lærer: Dette er tiden som regnes inn på lærerens arbeidstid, og vil da telles i arbeidsplanen til læreren. 

Kalkuleringen vil dermed beregnes ut ifra dette:

Varighet = UndervisningsgruppensLeverbarTidMinutterTotalt / AktivitetensMinutterTotalt * MinutterTotaltFraværFørt

duration = teachingGroupTotalMinutes / activityTotalMinutes * totalMinutesAbsentTeacher

TIPS!

• Se mer i artikkelen Brukertips: Kalkuleringen for aktiviteter for konkrete eksempler og nærmere forklaring på hvordan dette henger sammen.

Endre på registrert oppmøte eller fravær i en aktivitet

Hvis du har registrert feil eller har behov for å endre på en fraværskode, gjøre om fravær til tilstedeværende, eller gjøre om til stede til fraværende, så er det samme rutine som å registrere oppmøte i aktiviteter.

Merk! Du kan redigere innenfor lærers frist for å registrere oppmøte i forhold til de fraværsinnstillinger som er satt på hvor mange antall dager maksimalt en lærer kan registrere oppmøte tilbake i tid. Hvis ikke noe tall er spesifisert på skole, vil frist satt av skoleeier gjelde. Hvis skoleeier ikke har satt en frist, kan lærer fritt føre fravær.

Klikk på gjeldende aktivitet fra timeplanen. Den vil ikke lenger ha utropstegnet, men du kan fortsatt klikke på aktiviteten for å gjøre endringer. Trykk Registrer oppmøte.

Du vil nå se at oppmøte allerede er registrert med en grønn boble med teksten "Oppmøte registrert" ved Registrer oppmøte-knappen.

Klikk på den eleven du ønsker å endre på. Hvis det er en fraværskode fra før, får du opp vinduet for å endre på fraværskode eller gjøre om til Til stede. I tillegg kan du gjøre endringer på hvor lenge eleven var totalt fraværende for aktiviteten. Hvis det er grønn hake og eleven har vært registrert som "Til stede", men er fraværende, vil du se Til stede under fraværskode og kan nå endre til X - Udokumentert fravær eller noen av de andre fraværskodene. Hvis eleven har vært borte under hele aktiviteten, trenger du ikke gjøre noen endringer, fordi systemet automatisk henter opp totalen for aktivitetens varighet under feltet "Total fraværende varighet". Hvis eleven var borte i deler av aktiviteten, kan du skrive inn totalt antall timer og minutter eleven var fraværende på totalt. 

Ved endringer vil teksten endre seg til "Oppmøte redigert" og bli gul. Klikk på Registrer oppmøte for å lagre endringer.

Neste artikkel